Viele Projektmanager kennen das Problem: Die Ressourcen sind begrenzt, aber die Aufgaben wachsen. Wie soll man da den Überblick behalten? Eine Methode, die immer häufiger angewendet wird, ist FTE. In diesem Artikel erfahren Sie, worum es sich handelt und wie es Ihnen helfen kann, Ihre Ressourcen besser zu verwalten.

FTE – Was ist das?

Die Abkürzung FTE steht für Full-Time Employee und bedeutet auf Deutsch Vollzeitangestellter. Es gibt verschiedene Definitionen von Vollzeit, aber in der Regel wird es als Arbeit definiert, die 40 Stunden pro Woche umfasst. Die Abkürzung FTE kann auch verwendet werden, um die Anzahl der Vollzeitäquivalente (VTE) anzugeben, die aufgrund von Teilzeitarbeit oder Arbeit mit unterschiedlichen Stundenplänen erforderlich sind, um eine Aufgabe zu erledigen.

FTE ist ein wichtiger Begriff in der Personalwirtschaft – kurz gesagt, er hilft dabei, die geleistete Arbeit von Mitarbeitern zu quantifizieren. Auf diese Weise können Unternehmen etwa feststellen, wie viele Vollzeitstellen sie anhand der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit besetzen müssen. Aber FTE ist auch nützliches Instrument zur Planung von Projekten oder zur Ermittlung des Personalschlüssels in verschiedenen Abteilungen.

Wie wird FTE berechnet?

Der Wert berechnet sich ganz einfach: Man nimmt die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden und dividiert diese durch die Anzahl der Wochenstunden einer Vollzeitkraft. Daraus ergibt sich ein bestimmter Wert, der die Stellenbesetzung angibt. 40 Wochenarbeitsstunden entsprechen damit 1 FTE, während 20 Stunden 0,5 FTE entsprechen.

Aber auch in Teams lässt sich der Bedarf an FTE ermitteln:

Das Team umfasst 4 Mitarbeiter, die jeweils folgende Arbeit leisten: 25, 50, 40 und 45 Stunden. Alle Mitarbeiter zusammen haben 160 Stunden gearbeitet, dieser Wert wird durch 40 geteilt, da diese der Arbeit einer Vollzeitkraft entsprechen. Trotz Teilzeit oder Mehrarbeit kommt das Unternehmen auf einen Bedarf von 4 FTE.

Sehen wir uns das Ganze nun auf Projektebene an. Hier erkennt man, dass die tatsächliche Anzahl der arbeitenden Personen, von den benötigten FTE abweichen kann:

Wenn Sie beispielsweise herausfinden, dass für Ihr Projekt 40 Stunden pro Woche erforderlich sind und Sie 10 Personen zur Verfügung haben, entspricht dies einer FTE von 4 (40 Stunden / 10 Personen = 4). Dies bedeutet, dass jede Person in Ihrem Team im Durchschnitt 4 Stunden pro Woche an dem Projekt arbeitet.

Die FTE ist ein unglaublich nützliches Instrument, um die Ressourcennutzung im Projektmanagement vorauszuplanen und zu überwachen.

Welche Vorteile hat FTE im Projektmanagement?

FTE ist ein also ein Indikator dafür, wie viele Personen einem Projekt zur Verfügung stehen. Dabei ist es unerheblich, ob die Personen tatsächlich Vollzeit an dem Projekt arbeiten oder nur Teilzeit. Der Wert gibt an, wie viel Zeit insgesamt in ein Projekt investiert wird.

Des Weiteren bringt es folgende Vorteile mit sich:

• Ressourcenplanung: Mit der FTE-Methode wird die Auslastung von Ressourcen genau gemessen. So kann man den Bedarf eines Projektes bestimmen und Über- oder Unterlastung der Mitarbeiter vermeiden.
• Einfaches Konzept: Der Wert und die Berechnung sind sehr einfach zu verstehen und zu erklären. Dies ist sehr wichtig, da es Ihnen ermöglicht, alle Beteiligten des Projektes (Kunden, Sponsor, Stakeholder etc.) auf einem gleichen Niveau zu informieren.
• Projektkosten ermitteln: Dafür wird der Stundensatz einer Person mit der Anzahl der FTE multipliziert. So kann schnell errechnet werden, wie viel Geld insgesamt in ein Projekt investiert werden muss.
• Mitarbeitereinsatz planen: Mitarbeiter sind häufig in mehrere Projekte eingeplant. Durch den Wert ist erkennbar, wie viel Aufwand in welchem Projekt steckt. In Systemen lassen sich außerdem schneller freie Ressourcen von Mitarbeitern finden.
• Projektsteuerung: Durch den FTE können Projektmanager zudem überwachen, ob sich das Projekt im zeitlich geplanten Rahmen bewegt.

FTE ist ein beliebtes Mittel im Projektmanagement, weil es die Ressourcen und Aufwände transparent darstellt. Jeder kann sich so ein besseres Bild des Gesamtprojekts machen – kein Wunder, dass es so beliebt ist!