Die Einführung der E-Rechnung ist zweifellos ein Schritt in die richtige Richtung, um Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen in der Wirtschaft zu erreichen. Jedoch muss man feststellen, dass die Umsetzung der E-Rechnung bisher oft zu kompliziert gestaltet wurde. Dieser Blogartikel wirft einen Blick auf die Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, wenn sie die E-Rechnung nutzen möchten, und wie eine einfache Lösung aussehen könnte, die den Umstieg erleichtert.

Komplexität der Umsetzung

Die Umsetzung der E-Rechnung erfordert oft eine Anpassung von Prozessen und die Integration von spezialisierter Software. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, den komplexen Anforderungen gerecht zu werden. Die Vielfalt der Standards und Systeme, fehlende einheitliche Richtlinien und der Mangel an Beratungsangeboten erschweren den Umstieg zusätzlich. Es ist an der Zeit, nach einfacheren Lösungen zu suchen.

Private Akteure können bereits heute strukturierte Daten zur Übermittlung von Rechnungen nutzen, um den Prozess effizienter zu gestalten. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine Option besteht darin, eine spezialisierte E-Rechnungssoftware oder ein webbasiertes Tool zu nutzen, das die Erstellung und Übermittlung von strukturierten E-Rechnungen ermöglicht. Diese Lösungen stellen sicher, dass die Rechnungen den geltenden Standards entsprechen und automatisch validiert werden. Eine andere Möglichkeit besteht darin, standardisierte Dateiformate wie XML oder PDF/A-3 zu verwenden, die strukturierte Informationen enthalten können. Durch die Verwendung dieser strukturierten Daten können private Akteure den Rechnungsprozess vereinfachen, Fehler reduzieren und eine nahtlose Integration in ihre Buchhaltungssysteme ermöglichen.

Mangel an Beratungsangeboten und Software

Bisher gibt es noch relativ wenige Beratungsangebote, die Unternehmen bei der Implementierung der E-Rechnung unterstützen können. Auch wir bieten derzeit nicht direkt eine dezidierte Leistung an – wir arbeiten daran und sicher beantworten wir gerne Fragen mit dem, was wir bereits wissen. Dies führt zu einer zusätzlichen Hürde für Unternehmen, die den Umstieg wagen möchten. Darüber hinaus ist die Auswahl an spezialisierter Software für die E-Rechnung noch begrenzt. Es besteht ein Bedarf an benutzerfreundlichen Lösungen, die einfach zu implementieren und zu nutzen sind.

Betrifft das Gesetz ERechV auf die Rechnungsstellung in der Privatwirtschaft?

Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) regelt derzeit vorrangig die Verpflichtungen für die öffentliche Verwaltung, E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Für die Privatwirtschaft besteht derzeit keine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung. Allerdings können private Akteure, sowohl natürliche Personen als auch juristische Personen, freiwillig strukturierte Daten zur Übermittlung von Rechnungen verwenden. Dies ermöglicht eine effiziente und automatisierte Verarbeitung von Rechnungen zwischen den Parteien. Zukünftig könnte es jedoch weitere Regulierungen geben, um die Nutzung der E-Rechnung auch in der Privatwirtschaft zu fördern und die Verfahren für den Einsatz in der Wirtschaft anzupassen.

Unternehmen als Treiber für einfache Lösungen

Wir als Kehrwasser sehen uns durchaus berufen dazu, hier eine einfache Lösung zu finden. Es liegt an uns Unternehmen selbst, einfache Lösungen für die E-Rechnung zu finden. Indem wir unsere Anforderungen und Herausforderungen klar kommunizieren, können wir benutzerfreundliche und intuitiv bedienbare Lösungen zu entwickeln. Unternehmen sollten aktiv nach Partnern suchen, die ihre Bedürfnisse verstehen und ihnen bei der Implementierung und Nutzung der E-Rechnung helfen können.

Eine einfache Lösung: Die „Apple Pay“ für die E-Rechnung

Eine ideale Lösung für die E-Rechnung sollte so einfach und benutzerfreundlich sein wie „Apple Pay“. Stellen wir uns vor, Unternehmen könnten eine App oder ein webbasiertes Tool verwenden, das es ihnen ermöglicht, Rechnungen einfach zu erstellen, zu übermitteln und zu empfangen. Dieses Tool sollte automatisch die notwendigen Validierungen und elektronischen Signaturen durchführen. Darüber hinaus sollte es eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssoftware bieten, um den Prozess weiter zu vereinfachen.

Die E-Rechnung kann die Effizienz in der Wirtschaft steigern. Allerdings wird sie derzeit nicht alltagstauglich umgesetzt, was Unternehmen vor Herausforderungen stellt. Es ist an der Zeit, nach einfacheren Lösungen zu suchen, die den Umstieg erleichtern. Unternehmen sollten ihre Anforderungen klar kommunizieren und nach Softwarepartnern suchen, die benutzerfreundliche Lösungen entwickeln. Eine ideale Lösung für die E-Rechnung wäre eine einfache und intuitive Anwendung, die ähnlich wie „Apple Pay“ funktioniert. Durch die Vereinfachung der Umsetzung können wir die E-Rechnung zu einem effektiven und reibungslosen Prozess machen, der Unternehmen dabei unterstützt, ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu reduzieren.