Selbstständige haben viel zu tun und wenig Zeit. Gut, dass es Programme gibt, die einem Arbeit abnehmen oder sie zumindest erleichtern. Wir haben zwanzig hilfreiche Tools für Unternehmer gesammelt.
Ob für die interne Kommunikation, Buchhaltung oder für Terminabsprachen: Es gibt viele praktische Apps und Programme, die Unternehmern bei der täglichen Arbeit helfen. Eine Auswahl von nützlichen Tools für Unternehmer:
1. Planning-Poker
In unserer agilen Arbeitswelt müssen wir ständig Aufwände von Arbeitspaketen schätzen. Es gibt offline so schöne Scrum-Poker-Sets z.B. von Adesso oder Accenture. Die Auswahl an schönen Tools online für das Planning-Poker ist rar. Meist abgeranzte, halbgare Entwicklungen. Zufrieden können wir bereits über halbwegs zuverlässig funktionierende Tools sein. Dennoch mal ehrlich: Planning-Poker ist sicher keine Raketenwissenschaft und dafür wollen wir kein Geld zahlen. Also Agile Casino.
2. Terminabsprache
Calendly ist ein Online-Kalender, der Terminfindungen erleichtern soll. Über das Tools können alle freien Termine eingesehen werden. Businesspartner können sich aus den freien Zeitfenstern das passende auswählen. Die Basisversion ist kostenlos, für 10 Dollar im Monat gibt es ein Upgrade.
3. Aufgaben
Ich nutze gleich Zweierlei. Seit Wunderlist von Microsoft gekauft wurde und in Zukunft eingestellt wird, kommt mein bevorzugter Ersatz ebenfalls aus dem Hause Microsoft (ich bin eigentlich kein MS-Verfechter): Microsoft To-Do. Dies wurde übrigens von dem selben Team entwickelt. Schon lange suchte ich nach einer ToDo-Anwendung, die wieder vergisst! Klingt paradox. Aber wer seine Arbeitsweise ehrlich betrachtet, stellt fest, dass er oft Aufgaben plant, die sich nach kurzer Zeit wieder verwerfen. Bei manchen Aufgaben kommt ständig etwas dazwischen. Früher verurteile ich das an mir selbst als inkonsequent. Doch das ist eigentlich falsch. Es ist einfach stete Priorisierung. Mehr nicht. Microsoft To-Do beginnt jeden Tag tabula rasa: Auf der leeren Tafel. So werde ich gezwungen jeden Tag neu zu priorisieren und lösche irgendwann was ich ständig verschiebe. Denn offensichtlich ist es nicht so wichtig.
Für langristige und zusammenhängende Planungen nutze ich Trello. Wenn es um meine persönlichen Projekte geht: Wie den Heldenreisenblog mit Jasmin oder Versionen von Humanoid zu testen. Gerade wenn dies im Team abläuft. Trello lässt sich auch für andere Zwecke wie z.B. Informationssammlungen nutzen. Ich nutze es ausschließlich für Aufgaben. Angeordnet werden die Inhalte in sogenannten Kanban-Tafeln. Das sind nebeneinander dargestellte Listen, die meist Stadien eines Prozesses repräsentieren. Die einzelnen Elemente (bei mir also Aufgaben) durchwandern diese Stadien üblicher Weise von links nach rechts, was sehr übersichtlich wirkt.
4. Layout
Canva ist ein Online-Grafikprogramm, mit dem ohne Vorkenntnisse professionell wirkende Grafiken erstellt werden können. Es gibt zahlreiche Vorlagen für Visitenkarten, Präsentationen, Infografiken oder Social Media Templates. Die Nutzung von Canva ist umsonst, einige Vorlagen oder Stockbilder kosten pauschal einen US-Dollar.
5. Projektmanagement
Für festgelegte (Kunden-)Projekte setzen wir im Team, sowohl mit Kehrwasser als auch mit Humanoid auf Zoho Sprints (als Alternative zu Jira von Atlassian – was aber ebenfalls sehr gut ist).
6. Namensgenerator
Auf der Plattform Namerobot können Unternehmer kreative Namen für Firmen, Projekte und Produkte finden. Vom Ideensammeln bis zur Marken- und Domainprüfung führt das Programm in fünf Schritten zum (hoffentlich) passenden Namen. Es gibt einen kostenlosen Testzugang. Alle wichtigen Funktionen sind im Starter-Paket enthalten. Das kostet knapp 30 Euro für einen Monat.
7. Datenaustausch
Mit dem Service WeTransfer lassen sich große Datenmengen verschicken. In der kostenlosen Version können bis zu 2 Gigabyte (GB) versendet werden. Für zwölf Euro pro Monat lassen sich bis zu 20 GB verschicken. Außerdem gibt es einen Passwortschutz und einen 100-Gigabyte-Langzeitspeicher.
8. Daten-Sharing
Dropbox ist ein virtueller Ordner, in dem Dokumente, Bilder und Videos für den eigenen Gebrauch gespeichert und für andere Nutzer freigegeben werden können. Dies funktioniert auch, wenn der Empfänger kein Dropbox-Konto besitzt. Nutzer haben von überall Zugriff auf ihre Dateien. Kostet in der Business-Version 12 Euro pro Nutzer und Monat.
9. E-Mail-Marketing
Wer viele E-Mails verschickt (beispielsweise als Newsletter), braucht einen guten Versand-Anbieter. Für kleinere Unternehmen und Gründer bietet sich die einfache und deutschsprachige Lösung Cleverreach an. Ab 10 Euro können 500 E-Mails pro Monat verschickt werden. Unternehmen mit größeren Verteilern sollten über eine umfangreichere Software nachdenken. Optivo ist einer der größten E-Mail-Marketing-Dienstleister in Deutschland und wird auch für den impulse-Newsletter benutzt.
10. Webseite
Mit dem Baukastensystem Jimdo lassen sich Webseiten ohne Design- und Programmierkenntnisse gestalten. Das kann man schonmal verwenden, wenn man schnell etwas testen muss. Nicht als Ersatz für eine saubere Unternehmenswebseite. Es gibt zahlreiche Designvorlagen und verschiedene Optionen, die Seite zu individualisieren. Auch ein Onlineshop kann eingerichtet werden. Die Basisversion ist kostenlos, ab 5 Euro im Monat gibt es zusätzliche Funktionen.
11. Grafikdesign
99designs ist ein Online-Marktplatz für professionelles Grafikdesign. Vom Logo über das Briefpapier bis zur Website – Gründer bekommen hier alles für einen einheitlichen Außenauftritt. Der Auftraggeber schreibt einen Wettbewerb aus und kann dann aus den verschiedenen Entwürfen der Designer einen Vorschlag auswählen. Die Preise beginnen bei 279 Euro.
12. Co-Working
Google Drive ermöglicht mehreren Mitarbeitern das zeitgleiche Bearbeiten von Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen und Grafiken. Die Dateien können außerdem mit Kommentaren und Notizen versehen werden. Bis zum Speicherplatz von 15 Gigabyte ist die Nutzung kostenlos. Für knapp 9 Euro erhält man 1000 weitere Gigabyte.
13. Team-Kommunikation
Slack ist ein Programm, das die Kommunikation im Team vereinfacht. Es gibt private und öffentliche Chats, in denen auch Links oder Dateien verschickt werden können. Slack lässt sich mit anderen Diensten wie Dropbox oder Google Drive verknüpfen. Es gibt eine kostenlose Variante mit einigen Einschränkungen. Die Standardversion kostet rund 7 Dollar pro Monat.
Übrigens: Slack ist zwar der bekannteste Team-Messenger, wir bei impulse nutzen aber den Dienst Rocket.chat. Weitere Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern, finden Sie unter Collaboration Tools.
14. Sicherheit
Daten in der Cloud zu speichern ist praktisch, aber oft nicht besonders sicher. Mit dem Tool Boxcryptor können die eigenen Daten vor dem Upload verschlüsselt und so vor unbefugten Zugriffen geschützt werden. Die Basis-Variante ist kostenlos. Das Firmenpaket kostet 6 Euro pro Monat und Nutzer.
15. Weiterbildung
Gründer und Unternehmer müssen nicht unbedingt Programmieren lernen? Mag sein – aber es ist auch nicht schlecht, wenn sie es können. In der Codecademy kann jeder spielerisch verschiedene Programmiersprachen lernen. Darunter auch Python, JavaScript und Ruby. Die Kurse sind kostenlos, für einen persönlichen Lernplan, Quizze und einen extra Support muss ein Pro-Account für knapp 20 Dollar im Monat abgeschlossen werden.
16. Verkaufsmanagement
Pipedrive ist ein Tool zur Pflege von langfristigen Kundenbeziehungen. Es hilft, den Verkaufsprozess zu strukturieren, ermöglicht einen schnellen Überblick über alle Kundendaten und den Versand von Nachrichten und Rechnungen aus dem Programm heraus. Pipedrive gibt es ab 12 Euro pro Monat und Nutzer.
17. Sekretariat
Starbüro ist ein virtuelles Sekretariat, das Anrufe im Namen der eigenen Firma entgegennimmt. Die Gesprächsnotizen werden im Anschluss per SMS oder Mail weitergegeben. Anrufe können auch an bestimmte Personen weitergeleitet werden. Abgerechnet wird der Service pro Minute, die mit 0,49 Euro zu Buche schlägt.
18. Digitale Poststelle
Dropscan ist ein digitaler Briefkasten und bringt Unternehmer dem Traum vom papierlosen Büro ein Stück näher. Alle Geschäftsbriefe werden zu dem Berliner Start-up geschickt, dort eingescannt und in eine Cloud hochgeladen. So können die Nutzer von jedem Ort auf der Welt auf ihre gesamte Post zugreifen. Kostet ab 10 Euro pro Monat.
19. Buchhaltung
Fastbill unterstützt Unternehmer bei der Buchhaltung. Darüber können Angebote, Rechnungen und Mahnungen erstellt werden. Die Software unterstützt gängige Zahlungsmethoden wie PayPal, Lastschrift, Kreditkarte oder Sofortüberweisung. Das Programm informiert den Anwender automatisch über Zahlungseingänge und überfällige Zahlungen. Preis: ab 90 Euro pro Jahr.
20. Abschalten
Mit der Meditations-App Headspace können Unternehmer zur Ruhe kommen, durch spielerischen Achtsamkeitsübungen (dauern jeweils zehn Minuten). Nach einer kostenlosen Einführung kostet die App ab 6 Euro pro Monat.
Autor: Kevin Heusinger