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Businesssoftware: Tausendsassa oder lieber Spezialsoftware?

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Viele glauben, dass eine Businesssoftware nur dann lohnenswert und wirklich „gut“ ist, wenn sie alle Geschäfts- oder Aufgabenbereiche abdecken kann. Sicher, ein Komplettpaket ist schnell eingerichtet und hat alles an Bord, was Sie brauchen – aber das macht es nicht automatisch zur Ideallösung. Tatsächlich sind spezialisierte Cloudanwendungen oft sinnvoller und schlichtweg besser. Die Gründe dafür lesen Sie im Folgenden.  

1. Innovationen

Spezialisierung begünstigst Innovation. Ein Beispiel: Jira ist eine Projektmanagementanwendung aus dem Hause Atlassian, die ursprünglich zur Problembehandlung eingesetzt wurde. Mittlerweile hat sich die Spezialsoftware zu einer der erfolgreichsten Anwendungen auf dem Gebiet des Prozess- und Aufgabenmanagements entwickelt. Eine beliebte Alternative ist Microsoft Project, allerdings ist dieses an die Office Suite gebunden und damit weniger innovationsfreudig.

Wenn wir uns die globalen Google-Suchanfragen für Jira und MS Project in den letzten zwei Jahren ansehen, wird schnell ersichtlich, wer von den beiden buchstäblich gefragter ist:

2. Flexibilität

Eine Businesssoftware, die alles kann, klingt zunächst ja gar nicht so verkehrt. Die Frage ist aber: Wie flexibel sind Sie damit noch? Überlegen Sie sich gut, ob Sie sich dauerhaft an eine einzige Software binden möchten, denn dadurch machen Sie sich auch von deren Preisen und Leistungen abhängig.

Wieder das klassische Office-Beispiel: Wer sich die Office Suite von Microsoft zulegt, kauft automatisch auch Publisher und Access mit. Für diejenigen, die diese Tools gar nicht benötigen, lohnt sich der Kauf also nur teilweise. Ein anderes Problem ergibt sich, wenn Sie die Tools zwar nutzen, aber deren Funktionsumfang irgendwann nicht mehr ausreicht. Was passiert dann mit der Office Suite? Wenn Sie Word, Excel und Co weiterhin nutzen möchten, müssen Sie auch Access weiterzahlen – plus das Nachfolgertool.

Noch komplizierter wird die Angelegenheit, wenn die Software mehrere Geschäftsbereiche verknüpfen soll. Ohne Flexibilität werden Sie hier sehr schnell an finanzielle oder funktionelle Grenzen stoßen (ganz zu schweigen von dem Risiko, dass Sie all Ihre Prozesse von einem einzigen Anbieter abhängig machen).

Die Lösung? Nutzen Sie für jeden Bereich Ihrer Geschäftsplanung eine flexible Spezialsoftware. Anregungen und Beispiele wären:

3. KISS-Prinzip

Eine zentrale Philosophie aus der Softwareentwicklung ist die sogenannte KISS-Regel (engl. Keep it simple, stupid). Sie besagt, dass ein Problem immer so einfach wie möglich gelöst werden sollte, was im Kern der Aussage von Ockhams Rasiermesser ähnelt. Übertragen heißt das: Spezialisierte Cloudanwendungen werden Ihr Problem höchstwahrscheinlich einfacher lösen als eine komplette Suite für eintausend verschiedene Bereiche.

Investieren Sie lieber etwas Zeit in die richtige Wahl einer Spezialsoftware, als dass Sie sich einen Allrounder zulegen, dessen Funktionsumfang weit über das eigentliche Problem hinausgeht. Da Sie für all diese Funktionen bezahlen, ist eine Spezialsoftware (vor allem modular) in der Regel günstiger.

4. Benutzerfreundlichkeit

Unter Entwicklern und UX Designern gibt es eine Regel, die sich das „Prinzip der geringsten Überraschung“ nennt (engl. Rule of Least Surprise). Aus Nutzersicht ist damit gemeint, dass eine Software möglichst intuitiv gestaltet sein sollte und alle Buttons und Shortcuts genau das tun, was sie auch überall sonst tun.

Behalten Sie diese Regel im Hinterkopf, wenn Sie sich zwischen einer Business Suite und einer spezialisierten Anwendung entscheiden. Eine Suite ist grundsätzlich komplexer im Umfang und damit auch in der Bedienung. Erfahrungsgemäß ist die Lernkurve bei Spezialsoftware mäßiger, weil ihr Schwerpunkt auf einer guten Backend-Steuerung liegt.

Zusammenfassung

All-inclusive ist ein hervorragendes Konzept für den nächsten Urlaub, aber nicht beim Thema Businesssoftware. Bevor Sie sich also für eine Suite entscheiden, fragen Sie sich, ob Sie die Inhalte und Funktionen wirklich benötigen. Spezialisierte Cloudanwendungen sind schlanker, bedienungsfreundlicher und problemfokussierter, was sich letztendlich in einer besseren Preis-Leistung niederschlägt. Vor allem aber bleiben Sie damit flexibel – und das ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren überhaupt.