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Lizenzende verpasst? Lizenzmanagement in IT-Projekten

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Ohne lizenzierte Software läuft in den IT-Projekten gar nichts! Aber Achtung: Die Lizenzbedingungen sind komplex und leicht zu missachten. Daher ist ein effektives Lizenzmanagement unerlässlich, um Kosten zu sparen und das Projekt nicht zu gefährden.

In diesem Artikel beschreiben wir die wichtigsten Aspekte des Lizenzmanagements in IT-Projekten.

Warum Lizenzmanagement wichtig ist

Wenn ein Unternehmen ein IT-Projekt plant, gibt es viele verschiedene Faktoren, die dieses berücksichtigen muss. Einer dieser Faktoren ist das Lizenzmanagement. Oft wird dieser Aspekt vernachlässigt oder erst in einem späten Stadium des Projekts berücksichtigt. Dies kann jedoch zu erheblichen Kosten und Problemen führen.

Daher ist es wichtig, das Lizenzmanagement von Anfang an richtig zu planen und im Auge zu behalten. Das Unternehmen sollte genau festlegen, welche Softwarelizenzen diese benötigen und wie lange sie gültig sein sollten. Auch die Kosten sollten im Vorfeld genau berechnet werden. So lassen sich böse Überraschungen am Ende des Projekts vermeiden.

Wenn man ein Lizenzende in einem IT-Projekt verpasst, hat das meistens Folgen. Dabei ist es egal, ob die Lizenz für ein bestimmtes Softwareprodukt oder für eine ganze Softwareplattform abläuft. Folgende Punkte sollten Sie unbedingt beachten, damit keine bösen Überraschungen auftreten:

  • Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Lizenzen noch aktuell sind. Dafür gibt es in der Regel entsprechende Funktionen in den Lizenzmanagement-Tools.
  • Achten Sie darauf, dass Sie bei der Vergabe von Lizenzen an externe Mitarbeiter oder Dienstleister auch die Kündigungsfristen einhalten.
  • Informieren Sie sich rechtzeitig über die Kosten für die Verlängerung Ihrer Lizenzen. Hier lohnt es sich oft, frühzeitig zu handeln und die Preise zu verhandeln.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie immer genügend Reservelizenzen parat haben. Gerade bei größeren Projekten kann es sonst zu Engpässen kommen.

Arten von Lizenzen

Lizenzen sind wie eine Eintrittskarte für Software. Man bezahlt und darf die Software für eine bestimmte Zeit oder unbegrenzt nutzen – so wie man im Kino einen Film anschauen kann. Es gibt auch kostenlose Lizenzen, bei denen man die Software allerdings nicht ändern oder weiterverbreiten darf.

Die häufigsten sind:

  • Nutzungsrechts- oder Benutzungslizenzen
  • Dauerlizenzen
  • Abo-Lizenzen
  • Open Source-Lizenzen
  • Freeware-Lizenzen

Jede Lizenzart muss auf unterschiedliche Art und Weise verwaltet werden und bringt unterschiedliche Nutzungsdauer und Verwaltungsaufwand mit sich.

Wie man Lizenzen verwaltet

Wenn Sie die Lizenzbedingungen nicht einhalten, können Sie teure Strafgebühren zahlen müssen. Um sicherzustellen, dass Sie alle Lizenzbestimmungen einhalten, sollten Sie einige Tipps befolgen.

Ein effektives Lizenzmanagement in IT-Projekten erfordert diverse Vorkehrungen und Maßnahmen:

1. Die erste Maßnahme ist die Erstellung einer Liste aller benötigten Lizenzen sowie deren Preise und Laufzeiten. Diese Liste sollte regelmäßig aktualisiert werden, damit alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar sind.

2. Lesen Sie alle Lizenzverträge genau, um sicherzustellen, dass Sie alle Bedingungen einhalten.

3. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Zahlungen rechtzeitig getätigt werden, um Kündigung oder Verlust der Lizenz zu vermeiden.

4. Es sollten regelmäßige Überprüfungen stattfinden, um sicherzustellen, dass die Software immer noch den Anforderungen entspricht und keine neueren Versionen verfügbar sind.

Sie suchen eine einfache Möglichkeit, die Lizenzsituation Ihrer IT-Projekte zu überwachen und zu verwalten? Dann ist das passende Lizenzmanagement Tool genau das Richtige für Sie! Es hilft Ihnen nicht nur bei der Vermeidung von potenziellen Lizenzüberschreitungen, sondern erfasst auch alle relevanten Informationen rund um Ihre Lizenzen.

So haben Sie immer den Überblick und können verschiedene Szenarien testen, um herauszufinden, welche Kombination von Lizenzen am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Fazit: Lizenzmanagement ist essenziell für den Erfolg von IT-Projekten

Lizenzmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements in der IT-Branche. Durch die Einhaltung von Lizenzbestimmungen können Projekte erfolgreich umgesetzt und abgeschlossen werden.

Damit ist gutes Lizenzmanagement entscheidend für den Erfolg von IT-Projekten. Durch die strikte Einhaltung von Lizenzbestimmungen können auch unvorhergesehene Kosten und Verzögerungen vermieden werden. Zudem sichern rechtzeitig erworbene Lizenzen die Qualität und den Umfang der gelieferten Software.

Businesssoftware: Tausendsassa oder lieber Spezialsoftware?

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Viele glauben, dass eine Businesssoftware nur dann lohnenswert und wirklich „gut“ ist, wenn sie alle Geschäfts- oder Aufgabenbereiche abdecken kann. Sicher, ein Komplettpaket ist schnell eingerichtet und hat alles an Bord, was Sie brauchen – aber das macht es nicht automatisch zur Ideallösung. Tatsächlich sind spezialisierte Cloudanwendungen oft sinnvoller und schlichtweg besser. Die Gründe dafür lesen Sie im Folgenden.  

1. Innovationen

Spezialisierung begünstigst Innovation. Ein Beispiel: Jira ist eine Projektmanagementanwendung aus dem Hause Atlassian, die ursprünglich zur Problembehandlung eingesetzt wurde. Mittlerweile hat sich die Spezialsoftware zu einer der erfolgreichsten Anwendungen auf dem Gebiet des Prozess- und Aufgabenmanagements entwickelt. Eine beliebte Alternative ist Microsoft Project, allerdings ist dieses an die Office Suite gebunden und damit weniger innovationsfreudig.

Wenn wir uns die globalen Google-Suchanfragen für Jira und MS Project in den letzten zwei Jahren ansehen, wird schnell ersichtlich, wer von den beiden buchstäblich gefragter ist:

2. Flexibilität

Eine Businesssoftware, die alles kann, klingt zunächst ja gar nicht so verkehrt. Die Frage ist aber: Wie flexibel sind Sie damit noch? Überlegen Sie sich gut, ob Sie sich dauerhaft an eine einzige Software binden möchten, denn dadurch machen Sie sich auch von deren Preisen und Leistungen abhängig.

Wieder das klassische Office-Beispiel: Wer sich die Office Suite von Microsoft zulegt, kauft automatisch auch Publisher und Access mit. Für diejenigen, die diese Tools gar nicht benötigen, lohnt sich der Kauf also nur teilweise. Ein anderes Problem ergibt sich, wenn Sie die Tools zwar nutzen, aber deren Funktionsumfang irgendwann nicht mehr ausreicht. Was passiert dann mit der Office Suite? Wenn Sie Word, Excel und Co weiterhin nutzen möchten, müssen Sie auch Access weiterzahlen – plus das Nachfolgertool.

Noch komplizierter wird die Angelegenheit, wenn die Software mehrere Geschäftsbereiche verknüpfen soll. Ohne Flexibilität werden Sie hier sehr schnell an finanzielle oder funktionelle Grenzen stoßen (ganz zu schweigen von dem Risiko, dass Sie all Ihre Prozesse von einem einzigen Anbieter abhängig machen).

Die Lösung? Nutzen Sie für jeden Bereich Ihrer Geschäftsplanung eine flexible Spezialsoftware. Anregungen und Beispiele wären:

3. KISS-Prinzip

Eine zentrale Philosophie aus der Softwareentwicklung ist die sogenannte KISS-Regel (engl. Keep it simple, stupid). Sie besagt, dass ein Problem immer so einfach wie möglich gelöst werden sollte, was im Kern der Aussage von Ockhams Rasiermesser ähnelt. Übertragen heißt das: Spezialisierte Cloudanwendungen werden Ihr Problem höchstwahrscheinlich einfacher lösen als eine komplette Suite für eintausend verschiedene Bereiche.

Investieren Sie lieber etwas Zeit in die richtige Wahl einer Spezialsoftware, als dass Sie sich einen Allrounder zulegen, dessen Funktionsumfang weit über das eigentliche Problem hinausgeht. Da Sie für all diese Funktionen bezahlen, ist eine Spezialsoftware (vor allem modular) in der Regel günstiger.

4. Benutzerfreundlichkeit

Unter Entwicklern und UX Designern gibt es eine Regel, die sich das „Prinzip der geringsten Überraschung“ nennt (engl. Rule of Least Surprise). Aus Nutzersicht ist damit gemeint, dass eine Software möglichst intuitiv gestaltet sein sollte und alle Buttons und Shortcuts genau das tun, was sie auch überall sonst tun.

Behalten Sie diese Regel im Hinterkopf, wenn Sie sich zwischen einer Business Suite und einer spezialisierten Anwendung entscheiden. Eine Suite ist grundsätzlich komplexer im Umfang und damit auch in der Bedienung. Erfahrungsgemäß ist die Lernkurve bei Spezialsoftware mäßiger, weil ihr Schwerpunkt auf einer guten Backend-Steuerung liegt.

Zusammenfassung

All-inclusive ist ein hervorragendes Konzept für den nächsten Urlaub, aber nicht beim Thema Businesssoftware. Bevor Sie sich also für eine Suite entscheiden, fragen Sie sich, ob Sie die Inhalte und Funktionen wirklich benötigen. Spezialisierte Cloudanwendungen sind schlanker, bedienungsfreundlicher und problemfokussierter, was sich letztendlich in einer besseren Preis-Leistung niederschlägt. Vor allem aber bleiben Sie damit flexibel – und das ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren überhaupt.