20 Tools für IT-Projekte
Planung, Entwicklung, Projektcontrolling, Steuerung, Erfolgsmessung, Meetings – Alles Themen eines IT-Projekts, die das Team und die Teamleitung zu bewältigen hat.
Der Preis spielt schon auch eine Rolle. Natürlich sind die Tools ihre Kosten häufig wert, doch fragt man sich, ob es für jedes Tool 10€ pro Nutzer und Monat sein müssen. Für zentrale Tools wie Jira und Teams bin ich dazu bereit, doch für irgendwelche kleineren Tracker? Also auch für kommerziell erfolgreiche Tools, spielt der Abopreis in Summe irgendwann eine Rolle.

Planung
Klar, hier sind die klassischen Rumtreiber wie Atlassians Jira zu nennen. Jira nutzen wir auch und es gibt auch keinen wirklichen Grund, dies zu ändern. Vielleicht der Preis in manchen Situationen.

1. Zoho Sprints
Eine Alternative ist Zoho Sprints. Ich fand das Tools ganz gut, vielleicht allerdings, vlt. weil ich Jira einfach gewöhnt bin, hatte ich den Eindruck bei Zoho Sprints schlechter die agile Praxis abgebildet zu haben. Wie Sprints geöffnet, geschlossen und verändert werden, empfand ich nicht als dem tatsächlichen Vorgehen entsprechend. Weiterhin gehört Trello zu den Tools, die wir in IT-Projekten nutzen. Die Übernahmen von Trello durch Atlassian ist dem Tool nicht förderlich, dennoch bleibt sein kostenloser Plan. https://www.zoho.com

2. Pivotal Trackers
Pivotal Tracker ist ein solides Tool, dass durch seine Aufmachung und sein UI ein Stück weit versucht, das agile Rad gleih neu zu erfinden. Das gefällt mir nicht so gut. Es gibt aber einen kostenlosen Plan und die Essenz ist die Selbe wie bei Jira und Zoho Sprints.
https://www.pivotaltracker.com

Wissenstransfer
Erfahrungen sammle ich seit fast zwei Jahren simultan in zwei verschiedenen Teams einerseits mit der üblichen Google Drive Situation und andererseits mit der Enterprisevariante: Microsoft Sharepoint, Teams und Office. Meine Schlussfolgerung: Teams und MS Office sind für sich top Tools. MS Office mit seinem Ursprung auf dem eigenen Rechner versucht die Integration in die Cloud mit Sharepoint wo bspw. MS Teams die Daten wieder aufgreift. Das Ergebnis davon ist allerdings, dass man mehrere Versionen dieser Dateien im Sharpoint hat und weitere auf dem lokalen Rechner und leider mit den Dateiversionen durcheinander kommt. Googles Dropboxartiger Cloudansatz ist konsequenter und daher letztlich weniger konfus.
Wikis sind das Mittel der Wahl um flüchtigere Dokumente zu bearbeiten, wie Roadmaps oder Protokolle. Confluence muss erwähnt werden, das ist keine Überraschung.

3. Guru
Guru kann bis zu drei Teammitgliedern kostenlos verwendet werden. Ich bin mir allerdings nicht sicher, ob es danach im Vergleich zu Confluence noch sein Geld wert ist. Die Integration in Slack scheint mir jedenfalls gelungen. Also vielleicht ein besserer Begleiter wenn man sich für das Dreieck Slack, Pivotal Tracker und Google Cloud entscheidet, statt für Teams, Jira und Office.
https://www.getguru.com/

4. Schätzpoker: Agile Casino
Gerade in größeren Runden kann bei Planungsevents das Planningpoker hilfreich sein, um geregelt gute Schätzwerte für Aufgabenaufwände zu erzielen. Agile Casino ist an der Stelle ein gutes Tool. Es ist kostenfrei aber eben frei von Werbung und solide entwickelt. Der Haken: Wenn es einer ist, dass der Entwickler sich dur dieses Tool natürlich profilieren will.

Das Ganze Tool ist sehr nah an Scrum aufgebaut: Teamgröße ist Neun. Es gibt Plätze für „Insprektoren“ was aus der Sicht des IT-Projektmanagements also der Product Owner, die Stakeholder oder der Scrum Master wäre.
https://agilecasino.kehrwasser.com

Abwesenheitsplanung
Es ist immer wieder ein zentrales Thema, welche Resourcen zu welcher Zeit verfügbar sind. Neben vielen anderen Bedürfnissen nach Aufzeichnung in IT-Teams sind die Abwensenheiten besonders wichtig. Gewisse Fähigkeiten und Spezialwissen ist dadurch evtl. nicht verfügbar, Kapazitätsgrenzen werden unterschritten, Gegenmaßnahmen müssen getroffen werden. Stakeholder wollen informiert werden.
Auch wenn es ein zentrales Thema ist und zur Not mit Spreadsheats oder Kalendern gelöst werden kann, interessiert mich ein spezielles Tool für diesen Usecase explizit. Eines, das die entsprechenden Informationen bereitstellt – einfach und nur dies tut.
Es ist nur so, dass diese Tools keine Rocket Science sind und der Mehrwert dann noch nicht 20€ pro Monat für ein 10-Personen starke Team entspricht. Tools die ich bisher gefunden habe, rufen leider einen mir zu hohen Preis auf, sodass ich derzeit eher bei Excelsheets und Onlinekalender bleibe.

5. Staffomatic
Staffomatic kommt an das heran, was ich mir in etwa vorstelle. Aber auch 1,80€ pro User pro Monat ist mir das Geld einfach nicht Wert. Sie könnten ein solch mäßig anspruchsvolles Tool auch für 0,50€ ja Monat und User anbieten. Dann wären sie noch immer rentabel.
Ich denke ohnehin, dass Plugins für Teams oder Slack hier das Mittel der Wahl wären.
https://staffomatic.com

Zeiterfassung
Die Zeiterfassung gehört für uns in fast allen Projekten noch immer dazu. Auch wenn wir bereits Story Point basierte Abrechnungsmodi und Projekte haben. Ein einfaches, sich nicht in den Vordergrund drängendes Tool war uns also wichtig. Das folgende Tool benutzen wir in fast all unseren Projekten.

6. Clockify
Mit Clockify bin ich wirklich sehr zufrieden. Es kommt aus unbekanntem Hause, es ist trotzdem robust entwickelt und das Userinterface ist auf den Punkt, inuitiv zu bedienen. Es weiß seinen Platz und versucht nicht als erstes zur Enterpriselösung für sämtliche Belange auf dem Gebiet der Zeiterfassung in Unternehmen zu werden. Getreu nach dem Motto: „Do one thing and do it well“. Das mag ich. Und die verfügbare API ist ebenfalls nützlich um Information z.B. in der Business Intelligence zusammenzutragen.
https://clockify.me/

Meetings
Klar, eine Toolsammlung für 2021 kommt im Coronajahr nicht drumherum, die Tools mindestens zu erwähnen: Zoom, Slack, Microsoft Teams. Ich denke auch nicht, dass sich ein weiterer Player entwickeln wird, der das Feld noch von hinten ausholt.

7. Mattermost
Eine lohnenswerte Alternative zum integrationsfähigen Slack-Interface ist das Team-, und Messenger-Tool Mattermost. Zwar ist dieser Dienst noch nicht sehr bekannt im Unternehmensumfeld, dennoch bietet er äußerst nützliche Voraussetzungen. Dieses Tool können Unternehmen auf ihren eigenen Servern installieren und behalten damit die komplette Kontrolle über alle gespeicherten Nachrichten sowie Attachments.
https://mattermost.com/

8. Chanty
Zu Chanty und dem folgenden Fleep kann ich noch nicht besonders in die Tiefe gehen. Wir haben diese Tools jedoch auf dem Radar. Falls jemand bereits Erfahrungen dazu sammeln konnte, freut mich ein Feedback dazu.
https://www.chanty.com/

9. Fleep
Für Fleep gilt das selbe. Ich freue mich auch über einen Kommentar zu dem Tool.
https://fleep.io/

Kollaborationstools
Interessanter werden seit diesem Jahr Kollaborationstools. Seit ewigkeiten gibt es diese Kollaborationssoftware. Es gab bereits vor 10 Jahren ein Tool,
Erst jetzt im Pandemiemodus sehe ich in Projektteams wirklich Leute diese Tools benutzen. Wobei man ja auch sagen muss, dass Kollaboration in Entwicklungsprojekten längst in Form von geteilten Repositories und Versionskontrollsysteme der Standard ist.

10. Overleaf
Für Teams, die ihre Dokumentation in Latex schreiben, ist diese Kollaborationstool eine tolle Sache. IT-Temas im wissenschaftlichen Bereich allen voran können dieses Tool gut verwenden um in einem extrem remotelastigen Arbeitsumfeld live am Dokument zu arbeiten. Was mit Google Docs und Word natürlich längst möglich, wir hier jetzt auch für Latex möglich. Ich würde mir dies für Markdown wünschen.
https://de.overleaf.com

11. Gitlab
Für Entwickler bietet Gitlab keine Livekollaboration aber Gitlab bietet neben seinen primärem Leistungsumfangs als Versionverwaltung und Plattform für CI/CD die Möglichkeit, Codezeilen zu kommentieren.
http://www.gitlab.com

12. Visual Studio Live Share
Gerade für das Pairprogramming im Remoteumfeld ist Collaboration bereits in der Entwicklungsumgebung sehr nützlich. Entsprechende Tools (Coda – nicht mehr verfügbar) gab es bereits vor Jahren für den Mac. Eine Erweiterung zur Live-Kollaboration gibt es auch für den aktuellen Platzhirsch der IDEs: Visual Studio Code von Microsoft.
https://visualstudio.microsoft.com/de/services/live-share/

Digitale Whiteboards
Ein für mich relativ neues Thema sind professionelle Retros. Kurz der Beginn der Pandemie erlebte ich die erste Retro dieser Art in einem Designoffice über den Dächern der Kölner Innenstadt. Ein sehr cooles Ambiente und der passende Ort für ein dramarturgisch durchgeplantes Teamevent mit Mehrwert: Die Teams des Projektes wurden zu willkürlichen Gruppen zusammengewürfelt, wechselten von Board zu Board und von Wand zu Wand und brainstormten Hindernisse, Erfolge, leiteten Maßnahmen ab und bewerteten diese z.B. nach Aufwand, Risiko und Impact.
Digitale Boards sind enorm sinnvoll, wenn es um Remotearbeit geht. Diverse „Spiele“ können gespielt werden um Meinungen, Erfahrungen, Einstellungen und Stimmungen aus den Köpfen der Teammitglieder hervorzulocken.

13. Microsoft Whiteboard
Microsoft Whiteboard ist nicht besonders mächtig. Es genügt aber: Entsprechende Bereiche lassen sich durchaus kennzeichnen. Verschiedene Abschnitte beschreiben. Vorlagen als Grafiken einfügen. Mir scheint es immer, als können man irgendwie einen Stylus vielleicht von einer Whiteboardapp auf dem Tablet nutzen. Ich habe eine entsprechende Funktion aber noch nicht gefunden.
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-whiteboard/digital-whiteboard-app

14. Mural
Mural ist für mich wie vielen anderen auch das angenehmste Tool. Es kommt direkt mit den Vorlagen daher, die ich im allgemeinen für sinnvoll halte. 5 Whys (https://de.wikipedia.org/wiki/5-Why-Methode) beispielsweise. Die Integration der Teammitglieder unterliegt einer gewissen Gamification und die Navigation ist gut gelöst.
https://www.mural.co/

Bei all diesen Whiteboard wünsche ich mir die gewohnten Funktionen und Shortcuts aus Designanwendungen: Ausrichtung an Objektkanten, Doppelung via Shortcut etc. Was nicht ist kann ja noch werden.

Fazit
Ich würde mir wünschen, einen zentralen Service zu haben, über den sich alle Mitglieder bei den tausenden von Tools anmelden können (via Single-Sign-On). Es ist total nervig, wenn jeder Nutzer sich erst wieder einen Account bei dem entsprechenden Tool machen muss und die Passwörter dann wieder lokal verwaltet. Hätten wir doch nur unendliche Kapazitäten, so würden wir diese Idee selbst verfolgen. Vom Standing her ist es wohl eher etwas für die zentralen Player.
Beim Zusammenstellen diese Liste mit Tools fällt mir auf, dass wir gar nicht so richtige Exoten verwenden. Es ist tatsächlich nicht so einfach, Tools experimentell in einem Team einzusetzen. Ich würde in Zukunft gerne mehr experimentieren.