Erfolgreiche Unternehmer befragen zu gegebenen Zeitpunkten im Jahr ihre Kunden. Nichts ist wichtiger, als die Probleme der Kunden zu kennen. Das ist jedes Mal aufs Neue aufwändig. Es macht Arbeit gute Fragen zu finden. Und hübsch muss alles aussehen. Wir konfigurieren die Umfrage, versenden Einladungen, erheben, bereiten auf und analysieren die Ergebnisse. Nun, da Zeit weiterhin Geld ist, sollte man wenn möglich diesen Prozess von Mühe befreien. Die Krux ist, große Teile dieser Arbeit zu automatisieren.

Dazu können wir Zapier nutzen. Zapier ist ein Onlinetool, mit dem wir das kostenlose Google Forms mit anderen Diensten, Apps und Tools verbinden, für die diese Funktion ab Werk eigentlich fehlt. So lassen sich Automatisierungen erstellen, die schleppende Aufgaben für dich erledigen. Ob du nun Daten von einem Ort zum Anderen kopierst, Umfrageteilnehmer anschreibst oder in Listen einträgst. Falls da noch Inspiration fehlt, gebe ich gleich die wichtigsten Beispiele.

Google Forms reicht völlig aus:

In diesem Artikel nutze ich Google Forms. Ich finde es einfach und universell einsetzbar. Auch das bekannte Survey Monkey kann verwendet werden. Du kannst jedes andere Umfragetool verwenden, solange Zapier es unterstützt. Im Gegensatz zu Google Forms benötigt Survey Monkey dafür einen Bezahlaccount. Den Funktionsumfang kenne ich nicht. Weitere Alternativen wären WuFoo und TypeForm.

Bleiben noch die kleinen Teilaufgaben, die von einem Menschen ausgeführt werden müssen, wie das Gestalten eines Abschlussberichtes oder das Formulieren der Kunden-E-Mails. Dazu nutze ich Humanoid, weil es im Gegensatz zu Fiverr zuverlässig Endergebnisse bietet und mit Zapier funktioniert. Beides notwendige Eigenschaften.

7 Beispiele zur Automatisierung:

Hier sind sieben konkrete Beispiele zum Nachmachen, um den Prozess aus Erstellen, Senden und Verarbeiten von Umfragen zu automatisieren. Wir starten einfach und behandeln später interessantere Endabläufe.

1. Halte alle Antworten automatisch in einer Exceltabelle fest:

Wir wollen die Ergebnisse ohnehin am Ende als Exceltabelle exportieren, für unsere Unterlagen. Wir können das Exceldokument (eigentlich ein Google Spreadsheet) natürlich so gestalten, dass es uns die wichtigsten Zahlen gleich als Diagramm visualisiert. Dieses passt sich an, sobald neue Umfrageergebnisse hinzukommen.

Mit diesem Spreadsheet können wir alle Beteiligten im Team über neu eingetroffene Ergebnisse gleich informieren.

2. Sende Einzelantworten in den internen Teamchat:

Langsam erschaffen wir eine einer Art Echtzeitumfrage. Um das PR-Team oder auch die gesamte Mannschaft über die Ergebnisse zu informieren, senden wir die Antworten an einen Channel in der Chatanwendung. Unser Team nutzt Slack. Auch hier sind wieder andere Anwendungen ebenfalls unterstützt.

Wenn du das Exceldokument aus Schritt 1 in die Nachricht einfügst, kommunizierst du einfach ein anschauliches Diagramm.

3. Danke den Teilnehmern mit einer personalisierten E-Mail:

Klar schickt Google Forms eine Mail an die Teilnehmer, wenn gewünscht. Wer einen professionellen Eindruck hinterlassen will, der kann eine personalisierte E-Mail über die eigene Domain versenden. Diese lädt den Teilnehmer dann im Cooporate Design zum Blog, zum Slackkanal oder zur Facebookseite ein.

4. Mit der Umfrage die Kundenbindung stärken:

Die Teilnahme an der Umfrage hat bereits eine Information über den Kunden gebracht: Er hat ein gewisses Vertrauen in das Unternehmen. Es ist klug, dies im CRM (Customer Relationship Management) zu notieren. Das können wir nun automatisieren. Zapier funktioniert bspw. mit den Anbietern Hubspot und Salesforce.

Ich habe das mal mit dem CRM Hubspot gemacht.

5. Füge die Teilnehmer zu einer Newsletterliste hinzu:

Wo wir schon dabei sind, die Kundenbindungen zu vertiefen, können wir die Teilnehmer auch gleich unserem Newsletter hinzufügen. Dazu nutze ich MailChimp in der einfachsten Version.

Also: Wenn Umfrage durchgeführt, E-Mail-Adresse einer MailChimp-Liste hinzufügen.

6. Erstelle ein ansehnliches Abschlussdokument:

Wenn ein Abschlussdokument im Cooporate Design, mit hübschen Grafiken und netten Texten erstellt werden soll, kommen wir um einen Menschen in den Ablauf nicht umher. Hier kommt Humanoid ins Spiel.

Wir haben vielleicht eine Vorlage aus dem letzten Jahr, es reicht bereits ein gestaltetes Worddokument.

Senden Sie am Tag des Umfrageendes die Ergebnisse samt der Vorlage an Humanoid, mit der Anweisung, die neuen Umfrageergebnisse in die Vorlage zu übertragen.

7. Ergebnisse auf der Website darstellen:

Bereit für eine kleine Herausforderung? Klar, erstmal muss so eine Website, die die Umfrageergebnisse darstellt erstmal gestaltet worden sein. Wenn es sie jedoch ist, reicht ein System wie WordPress um nur die Inhalt auszutauschen.

Ein weiteres System wie WordPress ist Grav CMS. Die Umfragedaten können dort in einer einfachen Textdatei hinterlegt werden:

Jetzt muss diese Textdatei nur noch in dieses Grav CMS. Zapier bietet leider keine Schnittstelle um Dateien auf einen Server zu übertragen. Sonst würde es rein mit Zapier gehen.

Das lässt sich wieder mit Humanoid lösen. Die Task „Seiteninhalt zu Grav CMS Installation hinzufügen“ ist dafür passend. Man gibt die Datei mit, die Zugangsdaten zu Grav CMS und den Ort, an dem es gespeichert werden soll. Zum Beispiel:

deinewebsite.com/material/surveys/2019

Und damit wäre das geschafft.

Ich habe für diesen Artikel eine Umfrage auf dieser Basis erstellt: https://goo.gl/forms/JKFwLVr0LpWOUtO73. Wer sie ausfüllt, bekommt eine Einladung zum Betatest und wird in den Slackkanal eingeladen. Es geht um unser kostenloses Tool Humanoid Kontrakt.

Prozess ausprobieren:

IFTTT wäre übrigens ein Kandidat statt Zapier. Fragen gerne in die Kommentare. Viel Erfolg bei deiner eigenen Umfrage.

Autor: Kevin Heusinger