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Lizenzende verpasst? Lizenzmanagement in IT-Projekten

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Ohne lizenzierte Software läuft in den IT-Projekten gar nichts! Aber Achtung: Die Lizenzbedingungen sind komplex und leicht zu missachten. Daher ist ein effektives Lizenzmanagement unerlässlich, um Kosten zu sparen und das Projekt nicht zu gefährden.

In diesem Artikel beschreiben wir die wichtigsten Aspekte des Lizenzmanagements in IT-Projekten.

Warum Lizenzmanagement wichtig ist

Wenn ein Unternehmen ein IT-Projekt plant, gibt es viele verschiedene Faktoren, die dieses berücksichtigen muss. Einer dieser Faktoren ist das Lizenzmanagement. Oft wird dieser Aspekt vernachlässigt oder erst in einem späten Stadium des Projekts berücksichtigt. Dies kann jedoch zu erheblichen Kosten und Problemen führen.

Daher ist es wichtig, das Lizenzmanagement von Anfang an richtig zu planen und im Auge zu behalten. Das Unternehmen sollte genau festlegen, welche Softwarelizenzen diese benötigen und wie lange sie gültig sein sollten. Auch die Kosten sollten im Vorfeld genau berechnet werden. So lassen sich böse Überraschungen am Ende des Projekts vermeiden.

Wenn man ein Lizenzende in einem IT-Projekt verpasst, hat das meistens Folgen. Dabei ist es egal, ob die Lizenz für ein bestimmtes Softwareprodukt oder für eine ganze Softwareplattform abläuft. Folgende Punkte sollten Sie unbedingt beachten, damit keine bösen Überraschungen auftreten:

  • Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Lizenzen noch aktuell sind. Dafür gibt es in der Regel entsprechende Funktionen in den Lizenzmanagement-Tools.
  • Achten Sie darauf, dass Sie bei der Vergabe von Lizenzen an externe Mitarbeiter oder Dienstleister auch die Kündigungsfristen einhalten.
  • Informieren Sie sich rechtzeitig über die Kosten für die Verlängerung Ihrer Lizenzen. Hier lohnt es sich oft, frühzeitig zu handeln und die Preise zu verhandeln.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie immer genügend Reservelizenzen parat haben. Gerade bei größeren Projekten kann es sonst zu Engpässen kommen.

Arten von Lizenzen

Lizenzen sind wie eine Eintrittskarte für Software. Man bezahlt und darf die Software für eine bestimmte Zeit oder unbegrenzt nutzen – so wie man im Kino einen Film anschauen kann. Es gibt auch kostenlose Lizenzen, bei denen man die Software allerdings nicht ändern oder weiterverbreiten darf.

Die häufigsten sind:

  • Nutzungsrechts- oder Benutzungslizenzen
  • Dauerlizenzen
  • Abo-Lizenzen
  • Open Source-Lizenzen
  • Freeware-Lizenzen

Jede Lizenzart muss auf unterschiedliche Art und Weise verwaltet werden und bringt unterschiedliche Nutzungsdauer und Verwaltungsaufwand mit sich.

Wie man Lizenzen verwaltet

Wenn Sie die Lizenzbedingungen nicht einhalten, können Sie teure Strafgebühren zahlen müssen. Um sicherzustellen, dass Sie alle Lizenzbestimmungen einhalten, sollten Sie einige Tipps befolgen.

Ein effektives Lizenzmanagement in IT-Projekten erfordert diverse Vorkehrungen und Maßnahmen:

1. Die erste Maßnahme ist die Erstellung einer Liste aller benötigten Lizenzen sowie deren Preise und Laufzeiten. Diese Liste sollte regelmäßig aktualisiert werden, damit alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar sind.

2. Lesen Sie alle Lizenzverträge genau, um sicherzustellen, dass Sie alle Bedingungen einhalten.

3. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Zahlungen rechtzeitig getätigt werden, um Kündigung oder Verlust der Lizenz zu vermeiden.

4. Es sollten regelmäßige Überprüfungen stattfinden, um sicherzustellen, dass die Software immer noch den Anforderungen entspricht und keine neueren Versionen verfügbar sind.

Sie suchen eine einfache Möglichkeit, die Lizenzsituation Ihrer IT-Projekte zu überwachen und zu verwalten? Dann ist das passende Lizenzmanagement Tool genau das Richtige für Sie! Es hilft Ihnen nicht nur bei der Vermeidung von potenziellen Lizenzüberschreitungen, sondern erfasst auch alle relevanten Informationen rund um Ihre Lizenzen.

So haben Sie immer den Überblick und können verschiedene Szenarien testen, um herauszufinden, welche Kombination von Lizenzen am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Fazit: Lizenzmanagement ist essenziell für den Erfolg von IT-Projekten

Lizenzmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements in der IT-Branche. Durch die Einhaltung von Lizenzbestimmungen können Projekte erfolgreich umgesetzt und abgeschlossen werden.

Damit ist gutes Lizenzmanagement entscheidend für den Erfolg von IT-Projekten. Durch die strikte Einhaltung von Lizenzbestimmungen können auch unvorhergesehene Kosten und Verzögerungen vermieden werden. Zudem sichern rechtzeitig erworbene Lizenzen die Qualität und den Umfang der gelieferten Software.

Buzzwords: Was ist Zero Trust?

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Im Zuge der digitalen Transformation ist es wichtiger denn je, wie zuverlässig Unternehmen und Dienste vor Cyberangriffen und Datenklau geschützt sind. Klassische, perimeterbasierte Sicherheitskonzepte zum Schutz von Unternehmensnetzwerken stoßen zunehmend an ihre Grenzen, weil sie davon ausgehen, dass interne Zugriffe keine Gefahr darstellen. Doch wem kann man noch vertrauen? Das Zero Trust-Konzept beantwortet diese Kernfrage schon im Wortlaut: niemandem.

„Vertraue niemandem, verifiziere jeden“

Bei Zero Trust handelt es sich um ein IT-Sicherheitsmodell, das grundsätzlich keinem Gerät und keinem Nutzer traut – weder innerhalb noch außerhalb des Netzwerks. Nach der Maxime „Never trust, always verify“ (zu Deutsch: „Vertraue niemandem, verifiziere jeden“) fordert es für jeden Zugriff und jeden Datenfluss eine Authentifizierung. Das heißt: Jede einzelne Anfrage muss neu verifiziert werden, bevor man Zugang zum System erhält.

Zum Vergleich: Bei traditionellen Sicherheitsarchitekturen genügt eine einmalige Verifizierung, um als vertrauenswürdig eingestuft zu werden. Das mag zwar eine komfortable Lösung sein, setzt aber voraus, dass Angreifer immer nur von außen und niemals von innen auftreten können – eine naive Annahme, die im heutigen digitalen Ökosystem keinen Bestand mehr hat. Zero Trust schiebt dem Ganzen einen Riegel vor und rückt den Schutz der Daten in den Mittelpunkt.

Die wichtigsten Grundsätze von Zero Trust

Wie jedes Konzept beruht auch Zero Trust auf einer Kombination verschiedener Prinzipien und Technologien zur umfassenden Abwehr von Cyberangriffen in digitalen Geschäftsumgebungen. Die wichtigsten davon sind:

  • Least Privilege: Das Least Privilege-Prinzip verlangt so wenige Zugriffsberechtigungen wie möglich. Menschliche als auch nicht menschliche Benutzer erhalten demnach nur so viele Privilegien und Informationen wie unbedingt nötig (Just-in-Time / Just-Enough-Access).
  • Datenzentrierung: Die Basis einer lückenlosen Sicherheit und Compliance bildet bei Zero Trust der Schutz der Daten und nicht des Perimeters. Daher liegt der Fokus des Ansatzes vorrangig auf der Sicherung, Verschlüsselung und Verwaltung der Daten sowie der Entwicklung von Datenklassifikationsschemata.
  • Zugriffskontrollen: Durch laufende Identitäts- und Datenprüfungen wird protokolliert, wer wann auf welche Ressourcen Zugriff hat, um interne und externe Bedrohungen rechtzeitig zu erkennen. Privilegierte Accounts gelten als besonders beliebtes Angriffsziel und müssen deshalb verstärkt geschützt und überwacht werden. Je mehr Datenpunkte (Identität, Standort, Datenklassifizierung, Workload etc.) in die Autorisierung einfließen, desto besser.
  • Mikrosegmentierung: Bei dieser Methode werden Sicherheitsperimeter in kleinere, voneinander getrennte Zonen aufgeteilt, die jeweils eigene Zugriffsautorisierungen erfordern. So soll sichergestellt werden, dass ein Benutzer oder ein Programm mit Zugriff auf eine der Zonen nicht automatisch auch auf alle anderen zugreifen kann. Sollte in einem der Segmente ein Angreifer entdeckt werden, lässt sich das kompromittierte Gerät sehr viel leichter unter Quarantäne stellen und vom Rest des Netzwerks trennen.
  • Multifaktor-Authentifizierung (MFA): Für den Zugriff auf geschäftskritische Ressourcen ist ein Passwort allein nicht ausreichend. Viele Online-Dienste und Plattformen nutzen daher eine MFA wie beispielsweise die 2-Faktor-Autorisierung (2FA), bei der Benutzer mehr als einen Identitätsnachweis angeben müssen. Nach der Eingabe des Passworts wird dazu ein Code an ein anderes Gerät versendet, der für die Zugriffsfreigabe erforderlich ist.

Fazit: Zero Trust als Paradigmenwechsel in der IT-Security

Das Zero Trust-Modell ersetzt zum Großteil den traditionellen IT-Sicherheitsansatz, nach dem sämtliche Zugriffe innerhalb des Netzwerkperimeters legitim sind und nicht als Bedrohung für das Unternehmen gesehen werden. Gemäß seiner Maxime „Vertraue niemandem“ muss bei Zero Trust jeder Zugriff verifiziert und überwacht werden. Die Implementierung dieses Konzepts kann auf ganz unterschiedlichen Wegen erfolgen, da es nicht „die eine“ Zero Trust-Strategie gibt. Wirksame Technologien sind zum Beispiel Mikrosegmentierung, Multifaktor-Authentifizierung (MFA) oder Identity and Access Management (IAM), um einen kontrollierten Zugriff von Benutzern und Identitäten zu gewährleisten. Klar ist, dass Zero Trust weiter an Bedeutung gewinnen wird, da die zunehmende Komplexität unserer IT-Landschaft ein grundlegendes Sicherheitsumdenken erfordert. Nicht das Netzwerk als solches, sondern seine Daten und Ressourcen müssen ins Zentrum gerückt und geschützt werden.

Aus den Fehlern der Anderen lernen: Wege zum Erfolg im IT-Projektmanagement

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3 Tipps, um auch große IT-Projekte erfolgreich zu steuern

Schon mal von einem großen IT-Projekt gehört, das in der geplanten Zeit und im Rahmen des vorgesehenen Budgets erfolgreich abgeschlossen wurde? Nein? Kein Wunder. In der IT-Welt haben Großprojekte, die ihr Ziel innerhalb der vorgesehenen Zeit und ohne Überschreitung des Budgets erreichen, Seltenheitswert. Wir zeigen drei typische Fehler, die in großen Softwareprojekten vorkommen und Wege, sie zu vermeiden.

Eine gemeinsame Studie von McKinsey und der Oxford-Universität hat gezeigt: Alle großen IT-Projekte (Startbudget über 15 Millionen USD) erfordern fast 50% mehr Budget als geplant und 7% davon überziehen die vorgesehene Projektzeit, während sie etwa die Hälfte der Ziele verfehlen. Die schwarzen Schafe sind die Softwareprojekte. Nichteinhaltung von Kosten- und Zeitrahmen sind hier fast schon vorprogrammiert.

Problem 1: Mangelndes Interesse des Managements

Zeigt das Management kaum Interesse, ist es kein Wunder, wenn das Projekt nicht fortschreitet. Wenn das Management nichts tut, mit der Behauptung, sich mit der IT nicht auszukennen, die ganzen „IT-Sachen” dem technischen Team überlässt, wird das Techniker-Team selbst die Führung übernehmen und alle Entscheidungen treffen. Dadurch können neue Probleme entstehen. Meistens fehlt dem technischen Team nicht das fachliche Know-How, sondern der klare Blick auf die geschäftlichen Ziele. So kann es dazu kommen, dass die Techniker Entscheidungen treffen, welche unbeabsichtigter Weise mit Geschäftsinteressen kollidieren.

Die Lösung: Durch Präsenz und Commitment sind Sie immer auf dem Laufenden und vermeiden so, dass „die Techniker“ die Projektführung übernehmen und prozessbezogene Belange oder Geschäftsinteressen übersehen. Management-Präsenz und regelmäßige Kommunikation mit dem technischen Team sind die Voraussetzung dafür, dass Prozesse und Geschäftsziele mit der technischen Umsetzung harmonieren. Das gesamte IT-Projekt profitiert von einer Kultur, die auf regelmäßigem Austausch zwischen Management und dem technischen Team beruht. Ein gutes technisches Team wird jederzeit in der Lage sein, klar darzustellen, was es tut. Anderenfalls gehen Sie davon aus, dass das Team gar nicht richtig weiß, was es tut.

Problem 2: Zu starker Fokus auf Kostenreduzierung

Gerade in Krisenzeiten sucht jeder Wege, um kostenreduzierend und effizient zu handeln. Einsparungen sind gut, doch kann der Schuss auch nach hinten losgehen: beispielsweise dann, wenn dafür Projektmitarbeiter eingespart werden oder weniger gut ausgebildetes Projektpersonal eingekauft wird. Projekte mit weniger spezialisierten Ressourcen sind bekannt dafür, den Zeitplan und das Budget nicht einzuhalten sowie für Qualitätsprobleme oder Abstriche bei der Umsetzung der Anforderungen.

Die Lösung: Berechnen Sie das Budget so, dass Sie die Kosten für gut ausgebildete, erfahrene Projektmitarbeiter einplanen. Dann finden Sie die richtigen Leute für die anstehenden Aufgaben viel leichter. „Quick and dirty“ rechnet sich selten. Sollten Sie an Outsourcing ins billigere Ausland denken, berücksichtigen Sie eventuelle Probleme durch Sprachhürden, unterschiedliche Kommunikations- und Arbeitskulturen, Erreichbarkeit, z.B. bedingt durch Zeitverschiebungen. Bedenken Sie auch, dass ein. erfolgreiches Projekt nicht nur Entwickler braucht. Die vernünftige Projektsteuerung und Zielverfolgung ist Aufgabe des Projekt-Managements. Erfolgsentscheidend sind auch die Ergebnisse der Business Analysten und der Tester. Bevor Sie den Rotstift ansetzen, überlege Sie, wie viele, für die anstehenden Aufgaben nicht ausreichend qualifizierte Mitarbeiter, das Projekt, bzw. das Unternehmen sich leisten kann.

Problem 3: Fehlende Zielklarheit

Technikfreaks neigen in ihrer Begeisterung dazu, Dinge sofort anzupacken. Was auch immer dieses Verhalten herbeiführt, es führt immer zu mangelhafter oder gar fehlendende Planung. Ohne den Umfang, die Zeile, und das erwartete Projektergebnis genau zu verstehen, kann der Versuch, auf dieser Basis ein Projekt zu lenken, nur scheitern. Ein erfolgreiches Projekt bedeutet mehr als die Lieferung des endgültigen Softwareprodukts. Es geht auch um das Erreichen des erwünschten Projektergebnisses innerhalb des geplanten Zeitraums und Budgets. Fehlt eine koordinierte Planung, tritt Folgendes auf:

  • Unklarheit über Umfang und Ziel
  • Verwirrung bezüglich Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Ineffiziente Ressourcennutzung
  • Nichtverfügbarkeit von Ressourcen zu kritischen Zeiten
  • Ungleichmäßige Arbeitsbelastung des Teams
  • Falsche Zeit- und Kosteneinschätzungen (durch unerwartete Ereignisse)
  • Schwache Leistung u.a. durch Überarbeitung, Frust, verspätete Lieferung, fehlerhafte Ergebnisse etc.

Die Lösung: Es scheint banal: diese Nebenwirkungen fehlender Zielklarheit in einem Großprojekt sind mittels expliziter, klarer Festlegung und durch regelmäßige Zielkommunikation vermeidbar. Durch die engmaschige Verfolgung der Ziele und des Ist- Zustandes in jeder Phase, erkennen Sie frühzeitig Zielabweichungen und Unklarheiten Zielerreichung gesamt und im Detail zu betrachten verstärkt die Klarheit. Auch wenn ausschließlich Spezialisten am Werk sind, kann es bei Unklarheiten über das Ziel des Projekts zu Chaos und Frustration verursachenden Effekten kommen. Stellen Sie sich ein Orchester vor, in dem lauter Virtuosen der jeweiligen Instrumente spielen, aber der Dirigent fehlt. Das will keiner hören!

Fazit

In IT-Projekten ist engmaschige Kommunikation essentiell, um auf der Zielgeraden zu bleiben, wie überall, wo Menschen mit Menschen zusammenkommen und ein Gemeinschaftswerk zum Erfolg bringen wollen. Ohne ein gutes, engagiertes Management mit Leitbildcharakter sowie Absprachen und Zielklarheit in jeder Phase sind Chaos, Frust und Fehler vorprogrammiert. Ebenso, wenn Sie am falschen Ende sparen.