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Lizenzende verpasst? Lizenzmanagement in IT-Projekten

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Ohne lizenzierte Software läuft in den IT-Projekten gar nichts! Aber Achtung: Die Lizenzbedingungen sind komplex und leicht zu missachten. Daher ist ein effektives Lizenzmanagement unerlässlich, um Kosten zu sparen und das Projekt nicht zu gefährden.

In diesem Artikel beschreiben wir die wichtigsten Aspekte des Lizenzmanagements in IT-Projekten.

Warum Lizenzmanagement wichtig ist

Wenn ein Unternehmen ein IT-Projekt plant, gibt es viele verschiedene Faktoren, die dieses berücksichtigen muss. Einer dieser Faktoren ist das Lizenzmanagement. Oft wird dieser Aspekt vernachlässigt oder erst in einem späten Stadium des Projekts berücksichtigt. Dies kann jedoch zu erheblichen Kosten und Problemen führen.

Daher ist es wichtig, das Lizenzmanagement von Anfang an richtig zu planen und im Auge zu behalten. Das Unternehmen sollte genau festlegen, welche Softwarelizenzen diese benötigen und wie lange sie gültig sein sollten. Auch die Kosten sollten im Vorfeld genau berechnet werden. So lassen sich böse Überraschungen am Ende des Projekts vermeiden.

Wenn man ein Lizenzende in einem IT-Projekt verpasst, hat das meistens Folgen. Dabei ist es egal, ob die Lizenz für ein bestimmtes Softwareprodukt oder für eine ganze Softwareplattform abläuft. Folgende Punkte sollten Sie unbedingt beachten, damit keine bösen Überraschungen auftreten:

  • Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Lizenzen noch aktuell sind. Dafür gibt es in der Regel entsprechende Funktionen in den Lizenzmanagement-Tools.
  • Achten Sie darauf, dass Sie bei der Vergabe von Lizenzen an externe Mitarbeiter oder Dienstleister auch die Kündigungsfristen einhalten.
  • Informieren Sie sich rechtzeitig über die Kosten für die Verlängerung Ihrer Lizenzen. Hier lohnt es sich oft, frühzeitig zu handeln und die Preise zu verhandeln.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie immer genügend Reservelizenzen parat haben. Gerade bei größeren Projekten kann es sonst zu Engpässen kommen.

Arten von Lizenzen

Lizenzen sind wie eine Eintrittskarte für Software. Man bezahlt und darf die Software für eine bestimmte Zeit oder unbegrenzt nutzen – so wie man im Kino einen Film anschauen kann. Es gibt auch kostenlose Lizenzen, bei denen man die Software allerdings nicht ändern oder weiterverbreiten darf.

Die häufigsten sind:

  • Nutzungsrechts- oder Benutzungslizenzen
  • Dauerlizenzen
  • Abo-Lizenzen
  • Open Source-Lizenzen
  • Freeware-Lizenzen

Jede Lizenzart muss auf unterschiedliche Art und Weise verwaltet werden und bringt unterschiedliche Nutzungsdauer und Verwaltungsaufwand mit sich.

Wie man Lizenzen verwaltet

Wenn Sie die Lizenzbedingungen nicht einhalten, können Sie teure Strafgebühren zahlen müssen. Um sicherzustellen, dass Sie alle Lizenzbestimmungen einhalten, sollten Sie einige Tipps befolgen.

Ein effektives Lizenzmanagement in IT-Projekten erfordert diverse Vorkehrungen und Maßnahmen:

1. Die erste Maßnahme ist die Erstellung einer Liste aller benötigten Lizenzen sowie deren Preise und Laufzeiten. Diese Liste sollte regelmäßig aktualisiert werden, damit alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar sind.

2. Lesen Sie alle Lizenzverträge genau, um sicherzustellen, dass Sie alle Bedingungen einhalten.

3. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Zahlungen rechtzeitig getätigt werden, um Kündigung oder Verlust der Lizenz zu vermeiden.

4. Es sollten regelmäßige Überprüfungen stattfinden, um sicherzustellen, dass die Software immer noch den Anforderungen entspricht und keine neueren Versionen verfügbar sind.

Sie suchen eine einfache Möglichkeit, die Lizenzsituation Ihrer IT-Projekte zu überwachen und zu verwalten? Dann ist das passende Lizenzmanagement Tool genau das Richtige für Sie! Es hilft Ihnen nicht nur bei der Vermeidung von potenziellen Lizenzüberschreitungen, sondern erfasst auch alle relevanten Informationen rund um Ihre Lizenzen.

So haben Sie immer den Überblick und können verschiedene Szenarien testen, um herauszufinden, welche Kombination von Lizenzen am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Fazit: Lizenzmanagement ist essenziell für den Erfolg von IT-Projekten

Lizenzmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements in der IT-Branche. Durch die Einhaltung von Lizenzbestimmungen können Projekte erfolgreich umgesetzt und abgeschlossen werden.

Damit ist gutes Lizenzmanagement entscheidend für den Erfolg von IT-Projekten. Durch die strikte Einhaltung von Lizenzbestimmungen können auch unvorhergesehene Kosten und Verzögerungen vermieden werden. Zudem sichern rechtzeitig erworbene Lizenzen die Qualität und den Umfang der gelieferten Software.

Vernachlässigte Empirie: Eine Gefahr im Projektmanagement

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Wann ist ein Projekt erfolgreich? Die meisten würden jetzt sagen: „Wenn es zufriedenstellend abgeschlossen ist“. Dabei gibt es noch viel mehr Kriterien, die auf jeden Fall beachtet und vor allem betrachtet werden sollten. Eins davon stellt die Empirie im Projektmanagement dar. Was genau das bedeutet und warum es ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist Empirie?

Der Begriff Empirie findet sich meist im wissenschaftlichen Kontext und in der Forschung. Dazu zuerst eine kurze Erklärung zu dem Begriff:

Die Empirie befasst sich mit den Erfahrungen, die Menschen machen. Dabei können diese Erfahrungen sowohl bewusst als auch unbewusst sein. In der Regel wird unter Empirie jedoch das Wissen verstanden, das Menschen durch Beobachtung und Experimente gewinnen. Dieses Wissen basiert also auf Fakten und nicht auf Theorien.

Kurz gesagt: Empirie stellt das Wissen aus den Erfahrungen dar. Schauen wir uns mal an, was das mit Projekten zu tun hat.

Was hat die Empirie mit Projektmanagement zu tun?

In Projekten finden die unterschiedlichsten Methoden und Vorgehen Anwendung. Projektleiter greifen auf diverse Mittel zurück, um den Projekterfolg sicherzustellen und das Voranschreiten der Aufgaben und der Entwicklung zu überprüfen.

Aber wie erfolgreich sind die erwählten Maßnahmen und wie gehen die Teams damit um? Hier kommt die Empirie ins Spiel. Sie hilft dabei, einen aktuellen Status quo des Projektes und des Vorgehens zu erheben. Der Blick wird weggelenkt von der Theorie: Wie sollte es laufen? Und wird hingelenkt zu dem tatsächlichen Arbeiten des Teams.

Im Grunde geht die empirische Erhebung in 3 Schritten vonstatten:

  1. Durch transparente Prozesse sind Vernetzungen und Voranschreiten absolut ersichtlich. Nur wenn ein Projekt transparent gesteuert wird, sind Analysen und die richtigen Rückschlüsse möglich.
  2. Es erfolgt eine Analyse des aktuellen Zustandes. Laufen Prozesse und arbeiten reibungslos ab oder gibt es Hindernisse? Erzielen getroffene Maßnahmen den gewünschten Effekt?
  3. Anschließend lassen sich Anpassungen an den Prozessen vornehmen oder andere Maßnahmen zum Steuern ergreifen.

Der wichtigste Punkt ist und bleibt jedoch: Es geht um tatsächlich Erlebtes der Mitarbeiter und des Projektteams, nicht um rein theoretische Gedankenkonstrukte. Warum ist das so wichtig?

Vernachlässigte Empirie: Eine Gefahr!

Die Empirie nimmt eine so wichtige Stellung ein, da es nun mal Menschen sind, die in Projekten arbeiten. Es lässt sich nicht immer im Vorfeld vorhersagen, wie eine Maßnahme wirken wird. Jedes Team hat eine eigene Gruppendynamik, die Sie nicht unterschätzen sollten.

Bedenken Sie auch: Immer mehr Projekte werden in agiler Form durchgeführt. Diese funktionieren aber nicht ohne Empirie! Wie sollen Projektanpassungen vorgenommen werden, wenn der Ist-Zustand gar nicht erhoben wird und wie können Prozesse verbessert werden, wenn man gar nicht weiß, dass diese Optimierungsbedarf haben?

Die Mitarbeiter sind der Schlüssel. Die persönliche Erfahrung eines jeden Mitarbeiters und damit des Teams trägt den Projekterfolg auf den Schultern. Nur durch die notwendige Transparenz und die Erhebung sind Anpassungen und schnelle Adaptionen möglich, was wiederum viel über die Produktivität eines Teams aussagt.

Ohne Empirie im Projektmanagement lebt das Projekt also vollständig in der Theorie oder arbeitet auf Grundlage von Annahmen. Eine Projektsteuerung aufgrund der tatsächlichen Lage wird unmöglich. Und vor allem: Ein echtes, agiles Arbeiten wird verhindert.

Eine weitere Gefahr: Es kann zum Stillstand im Projekt kommen oder – und das konnte im klassischen Projektmanagement oft beobachtet werden – es kommt zu einem anderen Projektergebnis als erwartet.

Fazit

Empirie ist ein Schlüsselelement von agilen Projekten. Aber auch so können Projekte davon profitieren, Wissen aus den Erfahrungen der Mitarbeiter zu generieren. Denn diese Erfahrungen ermöglichen erst eine Weiterentwicklung. Vernachlässigt man den Punkt der Empirie und verbleibt rein im theoretischen Projektmanagement, reagieren auf neue und veränderte Anforderungen? Fehlanzeige!

Das bringt 2022: Vier Trends im Projektmanagement

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Die Corona-Pandemie hat Entwicklungen im Projektmanagement beschleunigt. Der weltweite Einfluss wirkt weiterhin wie ein Katalysator und spült neue Möglichkeiten und Fokusthemen ans Tageslicht. Wir blicken auf die Trends und Einflüsse, die das beginnende Jahr 2022 im Projektmanagement mit sich bringt.

Viele Trends sind nachhaltig

Business Agile, New Work, Scrum oder übergreifendes, digitalisiertes Projektmanagement: Viele Trends und Entwicklungen vergangener Jahre halten bis heute an, sind aktueller denn je oder längst zum Standard geworden.

Das Jahr 2022 hat das Potenzial, ebenfalls Maßstäbe im Projektmanagement zu setzen. Vermehrtes mobiles Zusammenarbeiten, eine zunehmende Relevanz der Soft Skills und hybrides Projektmanagement sind Schlagwörter, die Ihnen im Zusammenhang mit dem gerade begonnenen Jahr immer wieder begegnen werden.

Vieles davon wird bleiben, eines mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit: Die immer dominantere und wichtigere Rolle künstlicher Intelligenz und Automation.

Künstliche Intelligenz erleichtert die Zusammenarbeit

Eines ist klar: Digitalisierung, Automatisierung, künstliche Intelligenz – alle Begriffe und Entwicklungen sind nicht gänzlich neu und schon seit einigen Jahren im gedanklichen Zentrum aller langfristig denkenden Unternehmer und Unternehmerinnen.

Mit dem neuen Jahr entwächst dieser anhaltende Trend allerdings den Kinderschuhen und wird im Projektmanagement massentauglich. Wir sind uns sicher, dass auch Sie bereits Erfahrungen mit automatisierten Prozessen gemacht haben.

Wenn nicht, wird es allerhöchste Zeit. Mithilfe künstlicher Intelligenz lassen sich nicht nur große Datenmengen strukturiert erfassen und auswerten. Der direkte Einfluss auf das tägliche Tun ist ebenfalls stark und wird oft vernachlässigt. Projektteams gewinnen wertvolle Ressourcen durch Automatisierung und arbeiten effizienter dank smarter Datenanalysen.

Letztlich ermöglicht Ihnen die rasante Entwicklung in diesem Bereich zwei gleichermaßen wichtige Dinge: Die Optimierung interner Prozesse und Ressourcen – und vor allem kundenseitig eine Erhöhung der Produkt- oder Dienstleistungsqualität.

Mehr mobil, mehr remote, mehr zusammen

Ein Trend, der durch den fortschreitenden Einsatz künstlicher Intelligenz und der Technologisierung der Arbeitsumgebungen überhaupt erst ermöglicht wurde, ist die klassische Fernarbeit.

Während vor der Pandemie viele Projektteams stationär zusammengearbeitet haben, hat sich die Sichtweise auf die Art der Kollaboration verändert. Remote-Teams nutzen verstärkt die Möglichkeiten der ortsunabhängigen Zusammenarbeit und genießen dadurch zeitliche und projektbezogene Flexibilität.

Wussten Sie, dass die Anzahl der Menschen im Mobile Office von fünf Prozent vor, auf zeitweise knapp 30 Prozent während der Pandemie vervielfacht hat? Die Entwicklung ist nachhaltig, auch im Projektmanagement.

Dabei werden Sie selten vor eine Entweder-oder-Frage gestellt. Der Trend hybrider Teams, die gemeinsam vor Ort und digital zusammenarbeiten, wird sich 2022 festigen.

Soft-Skills werden immer wichtiger

Denken Sie kurz zurück an die erste Entwicklung, die wir vorgestellt haben: Künstliche Intelligenz und Automation. Dieser nachhaltige Trend bildet die Grundlage für eine Verschiebung der Kompetenzen von Führungskräften und Mitarbeitenden im Projektmanagement.

Die digitale Transformation schmälert viele der komplexen Anforderungen, für die Projektverantwortliche einst ausschließlich rekrutiert wurden. Mithilfe technischer Unterstützung bei komplexen Aufgaben werden weitere Fähigkeiten wichtiger, die unter dem Dachbegriff „Soft Skills“ zusammengefasst werden.

Sind Sie, sind Ihre Führungskräfte in der Lage, Konflikte innerhalb eines Teams zu schlichten? Wie steht es um die Kommunikationsfähigkeiten innerhalb der Organisation, aber auch darüber hinaus in Bezug auf relevante Stakeholder?

Emotionale Intelligenz wird 2022 im Recruiting geeigneter Arbeitskräfte eine zentrale Rolle einnehmen. Der Fokus verschiebt sich von einer rein fachlichen, hin zu einer mit relevanten Soft Skills angereicherten Jobanforderung im Projektmanagement.

Die Mischung macht‘s: Hybrides Projektmanagement im Kommen

Das Wort „Hybrid“ hat in den letzten Jahren Einzug in den Sprachgebrauch gehalten. Vor einiger Zeit noch rein mit Autos in Verbindung gebracht, findet der Begriff in der Arbeitswelt immer mehr Relevanz. Hybride Veranstaltungen, hybride Zusammenarbeit – und künftig auch hybrides Projektmanagement.

Der Trend geht hin zu einer Nutzung zweier oder mehrerer Methoden im Projektmanagement, um noch flexibler, noch agiler arbeiten und reagieren zu können. Künftig werden Sie also nicht mehr nur von klassischen oder agilem, sondern auch von hybridem Projektmanagement hören.

Wenn aus Trends neue Standards werden

Jeder Standard entspringt aus einem anfänglichen Trend. Ein gutes Beispiel aus dem Alltag ist Nachhaltigkeit. Oder würden Sie zustimmen, wenn wir Nachhaltigkeit als vorübergehenden Trend bezeichnen? Wohl kaum. Vielmehr ist solches Denken und Handeln zum Standard geworden.

Die vier vorgestellten Trends haben alle das Potenzial, ebenfalls zu einem Standard im Projektmanagement zu werden und nicht nur als leere Worthülsen im Gedächtnis zu bleiben. Das neue Jahr 2022 bringt spannende Entwicklungen mit sich. Wir sind bereit – Sie hoffentlich auch.