20 Tools für IT-Projekte

20 Tools für IT-Projekte
Planung, Entwicklung, Projektcontrolling, Steuerung, Erfolgsmessung, Meetings – Alles Themen eines IT-Projekts, die das Team und die Teamleitung zu bewältigen hat.
Der Preis spielt schon auch eine Rolle. Natürlich sind die Tools ihre Kosten häufig wert, doch fragt man sich, ob es für jedes Tool 10€ pro Nutzer und Monat sein müssen. Für zentrale Tools wie Jira und Teams bin ich dazu bereit, doch für irgendwelche kleineren Tracker? Also auch für kommerziell erfolgreiche Tools, spielt der Abopreis in Summe irgendwann eine Rolle.

Planung
Klar, hier sind die klassischen Rumtreiber wie Atlassians Jira zu nennen. Jira nutzen wir auch und es gibt auch keinen wirklichen Grund, dies zu ändern. Vielleicht der Preis in manchen Situationen.

1. Zoho Sprints
Eine Alternative ist Zoho Sprints. Ich fand das Tools ganz gut, vielleicht allerdings, vlt. weil ich Jira einfach gewöhnt bin, hatte ich den Eindruck bei Zoho Sprints schlechter die agile Praxis abgebildet zu haben. Wie Sprints geöffnet, geschlossen und verändert werden, empfand ich nicht als dem tatsächlichen Vorgehen entsprechend. Weiterhin gehört Trello zu den Tools, die wir in IT-Projekten nutzen. Die Übernahmen von Trello durch Atlassian ist dem Tool nicht förderlich, dennoch bleibt sein kostenloser Plan. https://www.zoho.com

2. Pivotal Trackers
Pivotal Tracker ist ein solides Tool, dass durch seine Aufmachung und sein UI ein Stück weit versucht, das agile Rad gleih neu zu erfinden. Das gefällt mir nicht so gut. Es gibt aber einen kostenlosen Plan und die Essenz ist die Selbe wie bei Jira und Zoho Sprints.
https://www.pivotaltracker.com

Wissenstransfer
Erfahrungen sammle ich seit fast zwei Jahren simultan in zwei verschiedenen Teams einerseits mit der üblichen Google Drive Situation und andererseits mit der Enterprisevariante: Microsoft Sharepoint, Teams und Office. Meine Schlussfolgerung: Teams und MS Office sind für sich top Tools. MS Office mit seinem Ursprung auf dem eigenen Rechner versucht die Integration in die Cloud mit Sharepoint wo bspw. MS Teams die Daten wieder aufgreift. Das Ergebnis davon ist allerdings, dass man mehrere Versionen dieser Dateien im Sharpoint hat und weitere auf dem lokalen Rechner und leider mit den Dateiversionen durcheinander kommt. Googles Dropboxartiger Cloudansatz ist konsequenter und daher letztlich weniger konfus.
Wikis sind das Mittel der Wahl um flüchtigere Dokumente zu bearbeiten, wie Roadmaps oder Protokolle. Confluence muss erwähnt werden, das ist keine Überraschung.

3. Guru
Guru kann bis zu drei Teammitgliedern kostenlos verwendet werden. Ich bin mir allerdings nicht sicher, ob es danach im Vergleich zu Confluence noch sein Geld wert ist. Die Integration in Slack scheint mir jedenfalls gelungen. Also vielleicht ein besserer Begleiter wenn man sich für das Dreieck Slack, Pivotal Tracker und Google Cloud entscheidet, statt für Teams, Jira und Office.
https://www.getguru.com/

4. Schätzpoker: Agile Casino
Gerade in größeren Runden kann bei Planungsevents das Planningpoker hilfreich sein, um geregelt gute Schätzwerte für Aufgabenaufwände zu erzielen. Agile Casino ist an der Stelle ein gutes Tool. Es ist kostenfrei aber eben frei von Werbung und solide entwickelt. Der Haken: Wenn es einer ist, dass der Entwickler sich dur dieses Tool natürlich profilieren will.

Das Ganze Tool ist sehr nah an Scrum aufgebaut: Teamgröße ist Neun. Es gibt Plätze für „Insprektoren“ was aus der Sicht des IT-Projektmanagements also der Product Owner, die Stakeholder oder der Scrum Master wäre.
https://agilecasino.kehrwasser.com

Abwesenheitsplanung
Es ist immer wieder ein zentrales Thema, welche Resourcen zu welcher Zeit verfügbar sind. Neben vielen anderen Bedürfnissen nach Aufzeichnung in IT-Teams sind die Abwensenheiten besonders wichtig. Gewisse Fähigkeiten und Spezialwissen ist dadurch evtl. nicht verfügbar, Kapazitätsgrenzen werden unterschritten, Gegenmaßnahmen müssen getroffen werden. Stakeholder wollen informiert werden.
Auch wenn es ein zentrales Thema ist und zur Not mit Spreadsheats oder Kalendern gelöst werden kann, interessiert mich ein spezielles Tool für diesen Usecase explizit. Eines, das die entsprechenden Informationen bereitstellt – einfach und nur dies tut.
Es ist nur so, dass diese Tools keine Rocket Science sind und der Mehrwert dann noch nicht 20€ pro Monat für ein 10-Personen starke Team entspricht. Tools die ich bisher gefunden habe, rufen leider einen mir zu hohen Preis auf, sodass ich derzeit eher bei Excelsheets und Onlinekalender bleibe.

5. Staffomatic
Staffomatic kommt an das heran, was ich mir in etwa vorstelle. Aber auch 1,80€ pro User pro Monat ist mir das Geld einfach nicht Wert. Sie könnten ein solch mäßig anspruchsvolles Tool auch für 0,50€ ja Monat und User anbieten. Dann wären sie noch immer rentabel.
Ich denke ohnehin, dass Plugins für Teams oder Slack hier das Mittel der Wahl wären.
https://staffomatic.com

Zeiterfassung
Die Zeiterfassung gehört für uns in fast allen Projekten noch immer dazu. Auch wenn wir bereits Story Point basierte Abrechnungsmodi und Projekte haben. Ein einfaches, sich nicht in den Vordergrund drängendes Tool war uns also wichtig. Das folgende Tool benutzen wir in fast all unseren Projekten.

6. Clockify
Mit Clockify bin ich wirklich sehr zufrieden. Es kommt aus unbekanntem Hause, es ist trotzdem robust entwickelt und das Userinterface ist auf den Punkt, inuitiv zu bedienen. Es weiß seinen Platz und versucht nicht als erstes zur Enterpriselösung für sämtliche Belange auf dem Gebiet der Zeiterfassung in Unternehmen zu werden. Getreu nach dem Motto: „Do one thing and do it well“. Das mag ich. Und die verfügbare API ist ebenfalls nützlich um Information z.B. in der Business Intelligence zusammenzutragen.
https://clockify.me/

Meetings
Klar, eine Toolsammlung für 2021 kommt im Coronajahr nicht drumherum, die Tools mindestens zu erwähnen: Zoom, Slack, Microsoft Teams. Ich denke auch nicht, dass sich ein weiterer Player entwickeln wird, der das Feld noch von hinten ausholt.

7. Mattermost
Eine lohnenswerte Alternative zum integrationsfähigen Slack-Interface ist das Team-, und Messenger-Tool Mattermost. Zwar ist dieser Dienst noch nicht sehr bekannt im Unternehmensumfeld, dennoch bietet er äußerst nützliche Voraussetzungen. Dieses Tool können Unternehmen auf ihren eigenen Servern installieren und behalten damit die komplette Kontrolle über alle gespeicherten Nachrichten sowie Attachments.
https://mattermost.com/

8. Chanty
Zu Chanty und dem folgenden Fleep kann ich noch nicht besonders in die Tiefe gehen. Wir haben diese Tools jedoch auf dem Radar. Falls jemand bereits Erfahrungen dazu sammeln konnte, freut mich ein Feedback dazu.
https://www.chanty.com/

9. Fleep
Für Fleep gilt das selbe. Ich freue mich auch über einen Kommentar zu dem Tool.
https://fleep.io/

Kollaborationstools
Interessanter werden seit diesem Jahr Kollaborationstools. Seit ewigkeiten gibt es diese Kollaborationssoftware. Es gab bereits vor 10 Jahren ein Tool,
Erst jetzt im Pandemiemodus sehe ich in Projektteams wirklich Leute diese Tools benutzen. Wobei man ja auch sagen muss, dass Kollaboration in Entwicklungsprojekten längst in Form von geteilten Repositories und Versionskontrollsysteme der Standard ist.

10. Overleaf
Für Teams, die ihre Dokumentation in Latex schreiben, ist diese Kollaborationstool eine tolle Sache. IT-Temas im wissenschaftlichen Bereich allen voran können dieses Tool gut verwenden um in einem extrem remotelastigen Arbeitsumfeld live am Dokument zu arbeiten. Was mit Google Docs und Word natürlich längst möglich, wir hier jetzt auch für Latex möglich. Ich würde mir dies für Markdown wünschen.
https://de.overleaf.com

11. Gitlab
Für Entwickler bietet Gitlab keine Livekollaboration aber Gitlab bietet neben seinen primärem Leistungsumfangs als Versionverwaltung und Plattform für CI/CD die Möglichkeit, Codezeilen zu kommentieren.
http://www.gitlab.com

12. Visual Studio Live Share
Gerade für das Pairprogramming im Remoteumfeld ist Collaboration bereits in der Entwicklungsumgebung sehr nützlich. Entsprechende Tools (Coda – nicht mehr verfügbar) gab es bereits vor Jahren für den Mac. Eine Erweiterung zur Live-Kollaboration gibt es auch für den aktuellen Platzhirsch der IDEs: Visual Studio Code von Microsoft.
https://visualstudio.microsoft.com/de/services/live-share/

Digitale Whiteboards
Ein für mich relativ neues Thema sind professionelle Retros. Kurz der Beginn der Pandemie erlebte ich die erste Retro dieser Art in einem Designoffice über den Dächern der Kölner Innenstadt. Ein sehr cooles Ambiente und der passende Ort für ein dramarturgisch durchgeplantes Teamevent mit Mehrwert: Die Teams des Projektes wurden zu willkürlichen Gruppen zusammengewürfelt, wechselten von Board zu Board und von Wand zu Wand und brainstormten Hindernisse, Erfolge, leiteten Maßnahmen ab und bewerteten diese z.B. nach Aufwand, Risiko und Impact.
Digitale Boards sind enorm sinnvoll, wenn es um Remotearbeit geht. Diverse „Spiele“ können gespielt werden um Meinungen, Erfahrungen, Einstellungen und Stimmungen aus den Köpfen der Teammitglieder hervorzulocken.

13. Microsoft Whiteboard
Microsoft Whiteboard ist nicht besonders mächtig. Es genügt aber: Entsprechende Bereiche lassen sich durchaus kennzeichnen. Verschiedene Abschnitte beschreiben. Vorlagen als Grafiken einfügen. Mir scheint es immer, als können man irgendwie einen Stylus vielleicht von einer Whiteboardapp auf dem Tablet nutzen. Ich habe eine entsprechende Funktion aber noch nicht gefunden.
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-whiteboard/digital-whiteboard-app

14. Mural
Mural ist für mich wie vielen anderen auch das angenehmste Tool. Es kommt direkt mit den Vorlagen daher, die ich im allgemeinen für sinnvoll halte. 5 Whys (https://de.wikipedia.org/wiki/5-Why-Methode) beispielsweise. Die Integration der Teammitglieder unterliegt einer gewissen Gamification und die Navigation ist gut gelöst.
https://www.mural.co/

Bei all diesen Whiteboard wünsche ich mir die gewohnten Funktionen und Shortcuts aus Designanwendungen: Ausrichtung an Objektkanten, Doppelung via Shortcut etc. Was nicht ist kann ja noch werden.

Fazit
Ich würde mir wünschen, einen zentralen Service zu haben, über den sich alle Mitglieder bei den tausenden von Tools anmelden können (via Single-Sign-On). Es ist total nervig, wenn jeder Nutzer sich erst wieder einen Account bei dem entsprechenden Tool machen muss und die Passwörter dann wieder lokal verwaltet. Hätten wir doch nur unendliche Kapazitäten, so würden wir diese Idee selbst verfolgen. Vom Standing her ist es wohl eher etwas für die zentralen Player.
Beim Zusammenstellen diese Liste mit Tools fällt mir auf, dass wir gar nicht so richtige Exoten verwenden. Es ist tatsächlich nicht so einfach, Tools experimentell in einem Team einzusetzen. Ich würde in Zukunft gerne mehr experimentieren.

Lean: Du kannst den Markt nicht früh genug testen

Wir haben nicht früh genug mit dem Testen begonnen! Vor einiger Zeit haben wir ein MVP für ein Outsourcing-Tool gestartet. Beim zusammenstellen der Landingpage wurde uns klar: Wir hätten noch früher veröffentlichen sollen.

Die Situation: In früheren Projekten hatten wir gelernt, nicht von Anfang an auf die 100%-Lösung zu setzen. Nicht erst eine Anwendung bis ins letzte Detail reifen lassen und danach veröffentlichen. Für das Outsourcing-Tool hatten wir zwar einen MVP (einfach gesagt unsere 70%-Lösung), das wir in etwa drei Monaten entwickeln konnten und damit die Lesson-Learned von vorherigen Projekten umsetzten. Doch sollte sich herausstellen: Auch das war wieder nicht früh genug.

Die Psychologie dahinter ist interessant. Obwohl ich mich intensiv mit Lean, Build-Meassure-Learn, Genchi Genbutsu, Customer Discovery, Actionable vs. Vanitymetriken beschäftigte, fiel mir nicht direkt auf, dass wir vor der dreimonatigen MVP-Entwicklung, doch erst noch weitere, passgenauere Smoketests hätten durchführen sollen. Denn auch drei Monate sind schon eine lange Zeit.

Smoketests sind Tests, die man nur mit einer Landingpage durchführt, ohne überhaupt einen Prototypen, ein MVP oder gar das fertige Produkt zu haben. Wir haben das gemacht, indem wir Landingpages erstellt haben und, wie Facebookpost, eine kleine Gruppe dort hinleiteten. Doch gingen wir dort noch von einer anderen Kernfunktion unserer Anwendung aus. Der Nutzen war damit ebenfalls ein Anderer.

Ganz konkret: Die Idee war es (sie liegt derzeit übrigens auf Eis) ein Tool zu entwickeln, mit dem man gewisse Aufgabenabläufe erstellen kann (z.B. Text schreiben, Text korrigieren, Bild zu Text finden, Text auf Blog veröffentlichen) und diese Aufgabenketten dann automatisiert an die entsprechenden Assistenten, Texter etc. delegiert werden.

Und dazu erstellen wir eben die Landingpages, auf die wir kleine Grüppchen von Facebookusern brachten und uns anschauten, welcher Anteil von ihnen über einen Launch informiert werden wollte. Die Rate (die Konversionsrate) von etwa 9% konnten wir damals messen.

Durch weitere Kundeninterviews und Recherche fanden wir heraus, dass die Struktur dieser Idee zu komplex war, um sie einem breiteren Publikum verständlich zu machen. Wir wandelten diese Idee also recht massiv ab, sodass unser Tool vorerst keine Ketten, sondern einfach einzelne Aufgaben annehmen und durchführen sollte (z.B. Webseite auf Datenschutz prüfen). Wir „pivotierten“ also, um es in der Sprache der Lean-Startupwelt auszudrücken.

Zu dem Zeitpunkt begangen wir zwei Fehler: Wir gingen erstens gedankenlos davon aus, dass die Zahlen der Landingpages aus der ersten Version nicht anders für die zweite Version sein würden. Wir dachten einfach nicht darüber nach und hatten nicht auf dem Radar, dass sich diese Einstiegszahlen ja bereits ändern werden. Aus der Retrospektive absolut klar.

Das war der erste Fehler. Der zweite Fehler war, dass wir nie die Kanäle dazu testeten. Das heißt Kanäle wie Facebook Ads, Blogartikel, Suchmaschinenmarketing testeten wir nicht auf die Landingpages die wir hatten und offensichtlich auch nicht mit der neuen Version. Sprich: Wir prüften nie, mit welchen Kanal wir genügend Leute zu einem annehmbaren Preis auf unsere Landigpages bringen werden können, um überhaupt später auch mit einer aussagekräftigen Verprobung des MVPs beginnen zu können.

Nach einiger Zeit konnten wir die Konversionsraten zum Glück wieder auf ein recht gutes Niveau bringen: 8% im Sommer, 9% im November. Das passt auch mit den Erfahrungswerten von Eric Ries zusammen: Grockit gründete vor Jahren eine Plattform um eine Brücke zwischen E-Learning und Multi-Player-Spielen im Internet zu schlagen. Sie hatten als sie starteten eine Registrierungsrate von 5%. Nach Testrunden dann 17% und letztlich sagenhafte 42%!

Auch die drei Monate MVP-Entwicklung hätten wir abkürzen können. Denn wie sich herausstellte kamen die Nutzer zuerst nur bis zu den ersten Screens, stöberten ein wenig in den verfügbaren Dienstleistungen und schauten sich Details dazu an. Das bedeutet: Wir hätte bereits ohne das Buchungssystem im Hintergrund erste Testresultate erhalten können, indem wir mit mit dem noch halbfertigen Prototypen das Testen begonnen hätten.

Erst nach der MVP-Entwicklung die Landingpage zu erstellen, die sehr wahrscheinlich für mindestens einen Monat ohnehin das Einzige ist, was die meisten Kunden je besuchen werden ohne sich zu registrieren. Mit dem Prototypen können wir jetzt immerhin konkrete Funktionen vorführen: Animation des Dienstleistermatchings, Screenshots, Videos. Aber hätte es da zwingend gebraucht um Resultate zu erhalten. Im Gegenteil. Hätte wir ohne Detailsmaterial eine Konversionsrate von 6 oder 7 Prozent erreichen können, hätten wir eine Rate von >7% nahezu sicher ohnehin erwarten können.

Zusammengefasst heißt das: Zuerst hätten wir das neue Modell nochmal als Landingpage mit Dummygrafiken vom Tools (sogenannten Mockups) testen sollen. Und das mit den echten Kanälen. Wir hätten die Ansprache und die Landing bereits iterieren sollen. Sprich: Immer wieder Feedback holen, Dinge probieren, Zielgruppe ändern, bis wir einen Weg gefunden hätten Kosten/Konversion in ein gutes Gleichgewicht zu bringen. Erst dann hätten wir einen Prototypen bauen sollen, der erstmal nur die rudimentären Funktionen anbietet, noch ohne Checkout, als Kauf oder Buchungsprozess im Hintergrund. Und erst wenn wir eine nennenswerte Gruppengröße, eine Kohorte identifiziert hätten, die tatsächlich in den Kaufprozess gehen würde, hätten wir das MVP abschließen sollen.

Dadurch hätten wir testen können, ob wir uns auf dem richtigen Weg befinden, bevor wir den letzten Monat in die Entwicklung der Hintergrundlogik investierten.

So hieß es daher bangen, weil die Ergebnisse nun einfach aus dem Nichts kamen. Und die können Aussagen: „Was ihr da macht, überzeugt niemanden. Das müsst ihr wieder radikal ändern.“

Derzeit konzentrieren wir uns auf die Entwicklungsdientleistungen mit Kehrwasser, sodass unser Outsourcing-Tool erstmal auf Eis liegt. Es ist schade. Wir beginnen gerade, es für interne Prozesse einzusetzen. Vielleicht ergibt sich daraus ein weiteres Pivot. Wer weiß.

Planning Poker online: „Agile Casino“ – Hübsch, funktional und kostenlos

Wir haben kein gutes kostenfreies Planning Poker für Remoteteams gefunden, daher haben wir selbst ein entwickelt. Auch im Businesskontext muss man nicht unbedingt für jede kleine Spielerei 9€ Abogebühr im Monat ausgeben.

Bei einem unserer anfangs eher improvisierten Sprintplannings im Homeoffice, war die erste klägliche Idee, „auf drei“ zu zählen und dann die Schätzung in den Chat zu tippen. Das war nicht die beste Idee. Also war ich auf der Suche nach einem kostenlosen online Planning-Poker-Tool oder Scrum Poker Online (Was ist Planning Poker). Ich benötigte ein vertrauensvolles, kostenfreies und am besten werbefreies Tool für unser Team. Eine Alternative zu den üblichen, mit Werbung überfrachteten, instabilen Freebies, die man sonst online so findet. Eine robuste, reife Open-Source-Lösung wäre ideal. Noch besser: Als SaaS-Variante.

Jetzt in diesem Coronazustand, in dem auch unsere Kunden vermehrt im Homeoffice in Deckung gehen, ist es eine zuverlässige Möglichkeit, uns in agilen Projektteams wie gewohnt selbst zu organisieren und effizient zu arbeiten. (Planning Poker ist nicht nur für das agile Projektmanagement geegnet.)

Die Kommunikation funktioniert mit den aktuellen Chat- und Videocallanwendungen wirklich gut. Aus dieser Situation heraus, wird das eigentlich erst richtig klar. Wir haben Slack und Microsoft Teams im Einsatz, je nach Projekt und Kunde.

Zuverlässige Software entwickeln können, deshalb haben wir selbst ein Tool entwickelt

Aus diesem Grunde haben wir uns über Ostern (2021) entschieden und ein Planning-Poker-Tool entwickelt. Es sollte vorerst nicht mehr und auch nicht weniger Funktion als gerade notwendig haben. Selbstverständlich haben wir natürlich auf Qualitätssicherung gesetzt.

Verfügbar zum gratis Losschätzen ist es auf https://agilecasino.kehrwasser.com. Wir verzichten auf eine Registrierung und es ist vollumfänglich kostenlos nutzbar.

Einfach Spielernamen eingeben und Raum erstellen oder mit bekannter Raumnummer einem bestehen Raum beitreten. Teamkollegen einladen und schon geht es im Multiplayerroom los.

Das Tool ist zu finden unter https://agilecasino.kehrwasser.com zum Schätzen und Planen. Entwickler und Codeenthusiasten sind eingeladen mitzuentwickeln. Sie finden den offenen Quellcode hier https://gitlab.com/heusinger-open-scrum-poker.

Viel Erfolg und Spaß damit.

Kehrwasser

Outsourcing: Profitieren bereits als Gründer

Am Anfang einer Gründung ist alles ungewiss. Ist es da zu früh an Outsourcing zu denken? Es gibt schließlich noch keine Einnahmen. Diese Schlussfolgerung wäre falsch und schade. Heute ist mir völlig klar, wieso. Ein Augenöffner.

Als Gründer ist es meine Aufgabe, einen Markt, ein Geschäftsmodell zu finden. Dazu gehört überhaupt erst mal Ideen für mögliche Märkte zu haben. Nicht geistesblitzfokussiert sondern marktlückenorientiert. Auch das ist eine Aufgabe, die Zeit in Anspruch nimmt.

Dazu muss ich erst mal in einem Modus sein, der sich praktisch ständig fragt: Gibt es da ein Problem für Leute? Gibt es jemanden, der das Problem bereits löst? Sind Leute dazu bereit, Geld auszugeben? Habe ich die Fähigkeit, dieses Problem zu lösen?

Was man außerdem tun muss

Ich muss ein Produkt entwickeln. Ich muss meine Hausaufgaben machen. Ich muss schauen, wie mein Produkt angenommen wird.

Die Marktlückensuche kann einem niemand abnehmen. Das ist kein delegierbares Problem. Die Produktentwicklung prinzipiell schon, bei dem nötigen Kleingeld, welches man als Gründer üblicherweise halt einfach nicht hat. Es müssen Werbemaßnahmen entwickelt werden, schon alleine nur um die Ideen zu testen. Es müssen Konkurrenzanalysen vorgenommen werden. Es muss die Zielgruppe bestimmt werden. Eine Jobanalyse (Value Proposition Canvas) ist sinnvoll. Bleiben wir nur mal bei diesen Aufgaben. Eine Corporate Identity muss her. Texte müssen formuliert und Fehler geprüft werden, der Social Media Kanal muss gepflegt werden. Und so weiter.

Fakt ist nun, dass ich wahrscheinlich eine Arbeit habe, die mich 40 Stunden pro Woche einnimmt. Mit Kindern, Familie, Freunden etc. kommen wir mit viel Anstrengung auf vielleicht 16 Stunden pro Woche, die wir für unsere Sidepreneurgründung erübrigen können. 56 Stunden Arbeit pro Woche muss man erst mal leisten können. Schafft man eine Existenzgründung mit knappen 16 Stunden?

Die Zeit wird knapp

Denn was wir wirklich tun müssen ist: Inhalte produzieren, mit Menschen kommunizieren, weitere Märkte suchen, andere Ideen eruieren, am Prototypen entwickeln, Beziehungen aufbauen.

Das dauert. 10 Stunden verbrennen wir damit. Jetzt brauchen wir je Markt und Umpositionierung wieder eine Konkurrenzanalyse, wir müssen die Zielgruppe definieren. Wir müssen Kanäle pro Zielgruppe definieren, eine Jobanalyse machen… ich zählte es bereits auf.

Das ist Schema-F-Arbeit. Trotzdem aufwändig. Das braucht wieder ewig. Weil wir keine Profis darin sind. Wir brauchen Wochen dafür. Wo finde ich den Konkurrenten? Die Konkurrenzpräsenz auf den verschiedenen Kanälen muss analysiert werden. Was muss ich überhaupt analysieren? Wie komme ich an Entscheider? Welche Daten sind wichtig? Das muss erst mal alles verstanden werden. Und sicher schrieb irgendjemand dazu einen Blogartikel, ein E-Book oder drehte ein Erklärvideo auf YouTube. All das muss erst mal gefiltert werden. 100 Stunden? 200 Stunden?

Bis das gelernt wurde, ist die Zuversicht über eine erfolgreiche Selbstständigkeit schon wieder verloren. Und wollten wir nicht eigentlich erreichen, Dinge zu tun, die wir gut können und gerne machen?

Jetzt mal eine andere Perspektive

Wir haben uns in den Kopf gesetzt, eine selbstständige Existenz aufzubauen. Das Ziel ist es, am Ende unsere Arbeit ortsunabhängig, zeitunabhängig, weniger weisungsgebunden zu sein, ein höheres Einkommen zu erzielen, etc. Gleichzeitig soll eine sichere Auftragslage herrschen. Freiheit aber dafür Sorgen wäre kein guter Tausch. Mit einigen Abwandlungen einzelner Gründertypen ist das üblicherweise der zentrale Zweck einer Gründung.

Das bedeutet, ein Existenzgründer kann nicht einfach irgendetwas tun. Er muss schon das Potenzial haben, die genannten Ziele zu erreichen. Es gibt also gewisse mögliche Ansatzpunkte. Es gibt verschiedene Gelegenheiten, die sich dem Gründer bieten. Aber nicht jede fixe Idee ist gleich eine Geschäftsidee, nur weil es eine Idee ist. Geschäftsideen müssen sich auch nicht grundsätzlich dadurch auszeichnen, dass sie niemand vorher je hatte. Es kann sein, dass man an ein wirkliches Problem stößt, welches viele, viele Menschen haben. „Die Menschen können mit ihren Liebsten in der Ferne nur schwer kommunizieren. Jetzt erfindet Tim Bernes Lee das Internet. Ich bin technisch begabt. Ich erfinde Skype.“ Das kann aber auch einfach so etwas sein wie „In Hintertupfingen gibt es nur die Supermarktbäcker und die Hintertupfinger meckern ständig darüber. Ich mache einen echten Bäcker auf“. Diese Reife sollte ich im Gegensatz zu einem Traumtänzer mitbringen.

So gesehen, bleibt einem Gründer also gar nichts anderes übrig, als immer wieder ein Stück in vier Akten aufzuführen: Idee für Marktlücke, Hausaufgaben, prototypische Produktentwicklung, Testen.

In Hausaufgaben, Produktentwicklung und Testen liegt ein riesiger Batzen Schema-F-Arbeit.

Eine einfache Rechnung

Sagen wir, wir müssen 10 mal durch diesen Prozess, um das Endziel zu erreichen. Für das erste Mal müssen wir noch alles lernen. Beziffert sind das vielleicht 200 Stunden. Beim zweiten Mal geht es etwas schneller, wir lernen etwas dazu. 130 Stunden. Das nimmt dann je Durchlauf exponentiell weiter ab. Am Ende brauchen wir im Durchschnitt 50 Stunden für den Schema-F-Batzen.

Wenn es nur das wäre, wären wir bei 500 Stunden. 30 Wochen. Also knappen 7 Monaten, nur um etwas profitables zu finden.

Dazu kommt der Entrepreuranteil. In was investiere ich? Wie will ich mich darstellen? Welche Marktlücken sehe ich? Welche Chancen habe ich auf dem Schirm? Wie ist meine Hypothese für die Problemlösung? Wie ist meine Produktidee dafür? etc. Würde uns die Arbeit daran gefallen und motiviert uns das, so dass es gerne unsere Zeit in Anspruch nehmen darf. Zeit allerdings wird auch dieser Anteil in Anspruch nehmen. Und egal was wir tun: durch diese Tätigkeit können wir naturgemäß nichts verdienen. Denn wir müssten diese Aufgaben schließlich nicht machen, wenn wir bereits wüssten, wie mit der Idee Geld zu verdienen ist.

Der Arbeitsaufwand für dieses Segment lässt sich schwer abschätzen. Ideen haben Inkubationszeiten. Bei mir persönlich ist das immer wieder ein längerer Prozess. Sagen wir optimistisch geschätzt einen Monat im Schnitt, bis man zur nächsten Reifestufe des eigenen Plans kommt. Das ist der kreative Teil einer Gründung. Der Entrepreneuranteil.

Etwa zehn Mal müssen wird durch den Prozess, haben wir weiter oben geschätzt. Das macht 10 Monate reine Entrepreneurarbeit, um das Endziel zu erreichen. Insgesamt haben wir also geschätzte 17 Monate vor uns.

Dazu kommen Phasen des Zweifels und der Frustration. Zeiten, in denen wir nicht so richtig weiterkommen. Sagen wir nochmal ein Drittel der Zeit, also etwa 4 Monate. Das macht den Frustanteil aus. Addiert sind es also insgesamt 21 Monate.

Wie wir den Kuchen auch schneiden: Die Formel lautet: Mit 21 Monaten Arbeit neben Job und Familie, erreicht der Gründungswillige durchschnittlich das Ziel einer soliden selbstständigen Existenz. Welche Idee es letztlich auch wird.

Das Ass im Ärmel haben wir vergessen!

Wir machen aus unserem Handicap eine Stärke. Den Trumpf, den wir haben, ist ausgerechnet unser Hauptberuf! Den erledigen wir im Schlaf. Täglich. Und erhalten dafür ein sicheres Einkommen. Punkt. Zeit gegen Geld. Das wollen wir zwar überwinden, aber: immerhin ist es eine Geldquelle. Praktisch unser einziger Kunde bis dato. Was, wenn wir das zurücktauschen? Was, wenn wir uns bei den drei Teilen Schema-F-Batzen, Entrepreuranteil und Frustanteil den beiden ungeliebten und zeitraubenden Anteilen entledigen könnten? Und das Geld, sagen wir von einem Arbeitstag unseres täglich Brot, in Experten investieren?

Dann ist der Schema-F-Anteil bereits bestmöglich erledigt! Das heißt von den 21 Monaten ziehen wir 7 ab. Die gewonnene Sicherheit minimiert den Frustanteil. Statt 21 Monate unbezahltem Gründerchaos, sind es nur noch 14.

Ende gut, alles gut

Meiner Erfahrung nach liegt die größte Herausforderung beim Gründen im Verständnis von Dingen, die den meisten Menschen nicht beigebracht werden. Es ist schon so etwas wie ein Geheimnis, das sich nicht leicht vermitteln lässt. Es ist schwer mitteilbar und selbst in der eigenen Familie dringen häufig nur Teile aber nicht das große Ganze an die Nachkommen durch.

In diesen 14+ Monaten hat der Gründer nun einige dieser Dinge erfahren können. Die Hoffnung besteht, dass er sie auch verstanden hat.

Der Gründer ist jetzt ein Gründer. Jetzt hat er einen Ansatz gefunden mit dem er wirklich loslegen kann und jetzt sieht er auch Erfolge. Außerdem kann er jetzt besser auftreten. Die Einnahmen, die er nun generiert, ermöglichen ihm immer weniger aus dem Gehalt zu schöpfen, auch wenn das nicht das vorrangige Ziel sein sollte. Auch in der nächsten Phase sollte nun investiert werden, um die Gründung auf ein solides Fundament zu stellen.

P.S.

Um das Ass im Ärmel ausspielen zu können und unser klassisches Gehalt konstruktiv zu nutzen, ist es erforderlich, aus der Haltung des Konsumbürgers auszubrechen. Das ist ein Thema für sich. Auf den Punkt zusammengefasst beschäftigen sich gerade berufstätige Familienmenschen sehr viel mit dem neuen Auto, dem Eigenheim, Thermomix und Kinderspielzeug.

Hier gilt es natürlich den schweren Sprung zu machen: weg von dem Glaubenssatz, man müsse sich „verbessern“ (was ein Euphemismus ist für Webergrill und Neuwagen kaufen, weil der Nachbar das auch „geschafft“ hat), hin zu der Haltung, dass ein Umfeld, das solche Verbesserungen nötig hat, eher Gift für die eigene Entwicklung ist.

Autor: Kevin Heusinger

Kehrwasser

Networking: Wie Allianzen die Gründung beschleunigen

Nun finde ich mich also in Hamburg wieder, meine Allianzen schmiedend. Zeitverschwendung? Dass sich meine Mitstreitersuche hier so schnell bezahlt macht, hatte ich gehofft, aber nicht gedacht. Warum es immer eine gute Idee ist nach sinnvollen Allianzen zu suchen, erkläre ich in diesem Artikel.

Realisieren, wie wertvoll Allianzen sind

Wir sind nicht allein auf der Welt. Auch wenn Humanoid (für neue Leser: Ein Webservice aus unserem Hause) einige Alleinstellungsmerkmale besitzt, gründen wir nicht wettbewerbslos. Agenturen, Plattformen wie Fiverr oder Upwork haben benachbarte Angebote. Leser meiner Artikel wissen, dass ich bereits 2013 gründete, mich jedoch erst 2017 konsequent ins Gründergeschehen warf. Ich befragte damals systematisch viele verschiedene Zielgruppen zu unserer Problemlösung.

Lose Netzwerke entstanden. Aus manchen dieser Beziehungen erwuchsen starke Partnerschaften. Mit den einen tauschte ich Erfahrungen aus, mit anderen bildete ich regelmäßige Treffen, um den aktuellen Kurs zu hinterfragen. Diese losen Enden erkannte ich, geben jedem einzelnen mehr Wert zurück, als er investieren muss. Zu schön um wahr zu sein? Wenn jeder etwas einbringt, kann nicht mehr herauskommen, als die Summe daraus, richtig? Falsch! Das Zauberwort heißt „Wechselwirkung“.

Das lässt sich auch rechnerisch erklären. Der erste Faktor ist: Man teilt gewisse Ressourcen und die gesamte Allianz profitiert davon. Das ist wie der Internetanschluss in der WG. So ist es beim Einkaufen, bei der Hausarbeit, bei der Miete an sich. Und so ist es auch in Unternehmerallianzen: Domains, Analysen, Wissen, die einzelnen Netzwerke werden geteilt. Eine andere Komponente ist der Zugriff auf Unbezahlbarkeiten. Ein Berater lässt sich bezahlen. 300€ pro Stunde. Echte Erfahrungen aber, echte Fehlgriffe, von echten Gründern sind wesentlich mehr als das wert und mit dreihundert Euro nicht aufzuwiegen.

So ein Zusammenhaltsgedanke scheint heutzutage utopisch, idealistisch, altmodisch, obsolet. Wir kennen es aus dem Alltag nicht mehr. Das ist ein Fehler: Denn im Geschäft befinden wir uns nicht in unseren beschaulichen Alltagen. Es herrscht harter Wettbewerb, die Wahrscheinlichkeit zu scheitern liegt bei 80%, die Existenz steht auf dem Spiel. Es ist Krieg. Wer an dieser Front ernsthaft kämpft, sollte viele Verbündete haben. Nur weil wir alle stets gegen Goliath kämpfen, heißt das nicht, dass wir zwingend wie David Erfolg haben werden. Wir sollten uns verbünden und Allianzen gründen.

Herausforderung Allianz

Leider gibt es auch schlechte Allianzen. Zum Beispiel wenn sie zu reinen Vertriebszwecken unterwandert werden. Dann gewinnen nicht alle Mitglieder durch den Zusammenschluss. An diesem Punkt experimentiere ich noch. Eine Allianz will in gewisser Weise moderiert werden. Schonmal sagen kann ich, dass meiner Erfahrung nach zwei Bedingungen zu erfüllen sind: Erstens muss jedes Mitglied in ähnliche Richtungen wirken und zweitens muss eine gewisse Leistungsbalance gewahrt werden.

Zusammenhaltsgedanke muss erarbeitet werden

Um es ganz deutlich zu sagen, der Gedanke, den Aufwand für eine Allianzenbildung könne man sich nicht auch noch ans Bein binden, ist einfach nicht klug. Denn die Allianz spart unter dem Strich Zeit und Geld. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Nein. Aus unserer Ellenbogengesellschaft heraus verlernten wir die Notwendigkeit von Zusammenarbeit. Wir sind im Alltag erheblich weniger auf unser Umfeld angewiesen als noch vor 80 Jahren. In unseren westlichen Leben herrscht für gewöhnlich Überfluss, statt der dörflichen Knappheit früherer Jahrhunderte. Wir müssen realisieren, dass bzgl. unserer Unternehmung eher allerdings Knappheit herrscht.

Wie wir den Kuchen auch schneiden: Zum Unternehmer macht uns, dass wir irgendwie ein größeres Ziel verfolgen. Ob wir nun ein neues Vereinsheim organisieren oder eine Innovation vorantreiben. Es bedarf keiner Raketenwissenschaft einzusehen, dass dieser zwanghafte Einzelkampf mit ein Grund dafür ist, dass 80% der Gründungen scheitern. In Wahrheit ist die Realität viel großartiger: Was wir nur noch aus Filmen kennen, nämlich dass sich Menschen zu einem höheren Ziel zusammenschließen, ist für Unternehmer wieder eine Notwendigkeit.

Alles Heuchelei und in Wahrheit einfache Verkaufsmasche?

Für viele bedeutet „Netzwerken“ eine Beziehung vorzuspielen, um davon zu profitieren. Vielleicht können wir „Netzwerken“ auch einfach so definieren. So betreiben es auch viele. Wer potentielle Kunden kontaktiert, sich zwischenmenschlich gibt, Gemeinsamkeiten herausstreicht und nach einer Anzahl von Gesprächen einen Deal erwartet, der vertreibt (eher schlecht als Recht) ein Produkt.

Das Konzept, das ich beschreibe, unterscheidet sich vom Vertrieb und damit von dieser Form von Netzwerken. Natürlich entstehen ab und an schonmal Aufträge. Reziprog Aufträge zu tauschen, vielleicht peinlichst genau auf gleiche Leistung zu achten, kann auch sinnvoll sein, ist aber nicht die Essenz. Der wesentliche Unterschied zum plumpen Vertrieb liegt in der effektiven Nutzung von Ressourcen. Und das ist einfach das Prinzip z.B. einer WG, einer Bürogemeinschaft, von Co-Workingspaces, vielleicht eines Vereins und auch das von politischen Bündnissen. Das bedeutet es genau so wenig, wie tausend Freundschaften zu schließen. Es bedeutet: Gemeinsam ein Ziel schneller zu erreichen. Romantisch ausgedrückt: Sich gegenseitig beistehen. Heroisch ausgedrückt: Allianzen bilden.

Autor: Kevin Heusinger

Wie ich mit Zapier und Google Forms Umfragen automatisiere

Erfolgreiche Unternehmer befragen zu gegebenen Zeitpunkten im Jahr ihre Kunden. Nichts ist wichtiger, als die Probleme der Kunden zu kennen. Das ist jedes Mal aufs Neue aufwändig. Es macht Arbeit gute Fragen zu finden. Und hübsch muss alles aussehen. Wir konfigurieren die Umfrage, versenden Einladungen, erheben, bereiten auf und analysieren die Ergebnisse. Nun, da Zeit weiterhin Geld ist, sollte man wenn möglich diesen Prozess von Mühe befreien. Die Krux ist, große Teile dieser Arbeit zu automatisieren.

Dazu können wir Zapier nutzen. Zapier ist ein Onlinetool, mit dem wir das kostenlose Google Forms mit anderen Diensten, Apps und Tools verbinden, für die diese Funktion ab Werk eigentlich fehlt. So lassen sich Automatisierungen erstellen, die schleppende Aufgaben für dich erledigen. Ob du nun Daten von einem Ort zum Anderen kopierst, Umfrageteilnehmer anschreibst oder in Listen einträgst. Falls da noch Inspiration fehlt, gebe ich gleich die wichtigsten Beispiele.

Google Forms reicht völlig aus:

In diesem Artikel nutze ich Google Forms. Ich finde es einfach und universell einsetzbar. Auch das bekannte Survey Monkey kann verwendet werden. Du kannst jedes andere Umfragetool verwenden, solange Zapier es unterstützt. Im Gegensatz zu Google Forms benötigt Survey Monkey dafür einen Bezahlaccount. Den Funktionsumfang kenne ich nicht. Weitere Alternativen wären WuFoo und TypeForm.

Bleiben noch die kleinen Teilaufgaben, die von einem Menschen ausgeführt werden müssen, wie das Gestalten eines Abschlussberichtes oder das Formulieren der Kunden-E-Mails. Dazu nutze ich Humanoid, weil es im Gegensatz zu Fiverr zuverlässig Endergebnisse bietet und mit Zapier funktioniert. Beides notwendige Eigenschaften.

7 Beispiele zur Automatisierung:

Hier sind sieben konkrete Beispiele zum Nachmachen, um den Prozess aus Erstellen, Senden und Verarbeiten von Umfragen zu automatisieren. Wir starten einfach und behandeln später interessantere Endabläufe.

1. Halte alle Antworten automatisch in einer Exceltabelle fest:

Wir wollen die Ergebnisse ohnehin am Ende als Exceltabelle exportieren, für unsere Unterlagen. Wir können das Exceldokument (eigentlich ein Google Spreadsheet) natürlich so gestalten, dass es uns die wichtigsten Zahlen gleich als Diagramm visualisiert. Dieses passt sich an, sobald neue Umfrageergebnisse hinzukommen.

Mit diesem Spreadsheet können wir alle Beteiligten im Team über neu eingetroffene Ergebnisse gleich informieren.

2. Sende Einzelantworten in den internen Teamchat:

Langsam erschaffen wir eine einer Art Echtzeitumfrage. Um das PR-Team oder auch die gesamte Mannschaft über die Ergebnisse zu informieren, senden wir die Antworten an einen Channel in der Chatanwendung. Unser Team nutzt Slack. Auch hier sind wieder andere Anwendungen ebenfalls unterstützt.

Wenn du das Exceldokument aus Schritt 1 in die Nachricht einfügst, kommunizierst du einfach ein anschauliches Diagramm.

3. Danke den Teilnehmern mit einer personalisierten E-Mail:

Klar schickt Google Forms eine Mail an die Teilnehmer, wenn gewünscht. Wer einen professionellen Eindruck hinterlassen will, der kann eine personalisierte E-Mail über die eigene Domain versenden. Diese lädt den Teilnehmer dann im Cooporate Design zum Blog, zum Slackkanal oder zur Facebookseite ein.

4. Mit der Umfrage die Kundenbindung stärken:

Die Teilnahme an der Umfrage hat bereits eine Information über den Kunden gebracht: Er hat ein gewisses Vertrauen in das Unternehmen. Es ist klug, dies im CRM (Customer Relationship Management) zu notieren. Das können wir nun automatisieren. Zapier funktioniert bspw. mit den Anbietern Hubspot und Salesforce.

Ich habe das mal mit dem CRM Hubspot gemacht.

5. Füge die Teilnehmer zu einer Newsletterliste hinzu:

Wo wir schon dabei sind, die Kundenbindungen zu vertiefen, können wir die Teilnehmer auch gleich unserem Newsletter hinzufügen. Dazu nutze ich MailChimp in der einfachsten Version.

Also: Wenn Umfrage durchgeführt, E-Mail-Adresse einer MailChimp-Liste hinzufügen.

6. Erstelle ein ansehnliches Abschlussdokument:

Wenn ein Abschlussdokument im Cooporate Design, mit hübschen Grafiken und netten Texten erstellt werden soll, kommen wir um einen Menschen in den Ablauf nicht umher. Hier kommt Humanoid ins Spiel.

Wir haben vielleicht eine Vorlage aus dem letzten Jahr, es reicht bereits ein gestaltetes Worddokument.

Senden Sie am Tag des Umfrageendes die Ergebnisse samt der Vorlage an Humanoid, mit der Anweisung, die neuen Umfrageergebnisse in die Vorlage zu übertragen.

https://humanoid.fivetwenty.de/landing

7. Ergebnisse auf der Website darstellen:

Bereit für eine kleine Herausforderung? Klar, erstmal muss so eine Website, die die Umfrageergebnisse darstellt erstmal gestaltet worden sein. Wenn es sie jedoch ist, reicht ein System wie WordPress um nur die Inhalt auszutauschen.

Ein weiteres System wie WordPress ist Grav CMS. Die Umfragedaten können dort in einer einfachen Textdatei hinterlegt werden:

Jetzt muss diese Textdatei nur noch in dieses Grav CMS. Zapier bietet leider keine Schnittstelle um Dateien auf einen Server zu übertragen. Sonst würde es rein mit Zapier gehen.

Das lässt sich wieder mit Humanoid lösen. Die Task „Seiteninhalt zu Grav CMS Installation hinzufügen“ ist dafür passend. Man gibt die Datei mit, die Zugangsdaten zu Grav CMS und den Ort, an dem es gespeichert werden soll. Zum Beispiel:

deinewebsite.com/material/surveys/2019

Und damit wäre das geschafft.

Ich habe für diesen Artikel eine Umfrage auf dieser Basis erstellt: https://goo.gl/forms/JKFwLVr0LpWOUtO73. Wer sie ausfüllt, bekommt eine Einladung zum Betatest und wird in den Slackkanal eingeladen. Es geht um unser kostenloses Tool Humanoid Kontrakt.

Prozess ausprobieren:

IFTTT wäre übrigens ein Kandidat statt Zapier. Fragen gerne in die Kommentare. Viel Erfolg bei deiner eigenen Umfrage.

Autor: Kevin Heusinger

Kehrwasser Blockchain-Anwendung



Der Abbau des ersten Blocks in der Humanoid Blockchain-Anwendung wurde durchgeführt. Humanoid ist ein innovatives und smartes Projekt von Kehrwasser, das AI- und Blockchain-Technologie nutzt. Bei Kehrwasser unterstützen wir nicht nur Unternehmen bei der Durchführung ihrer Legacy Modernisierung. Unsere Kunden profitieren von unserem Wissen um neue Technologien. Für detaillierte Informationen über die Entwicklung der Blockchain-Anwendung wenden Sie sich bitte an uns.

Autor: Kevin Heusinger

Kehrwasser

20 nützliche Tools für Unternehmer

Selbstständige haben viel zu tun und wenig Zeit. Gut, dass es Programme gibt, die einem Arbeit abnehmen oder sie zumindest erleichtern. Wir haben zwanzig hilfreiche Tools für Unternehmer gesammelt.

Ob für die interne Kommunikation, Buchhaltung oder für Terminabsprachen: Es gibt viele praktische Apps und Programme, die Unternehmern bei der täglichen Arbeit helfen. Eine Auswahl von nützlichen Tools für Unternehmer:

1. Planning-Poker
In unserer agilen Arbeitswelt müssen wir ständig Aufwände von Arbeitspaketen schätzen. Es gibt offline so schöne Scrum-Poker-Sets z.B. von Adesso oder Accenture. Die Auswahl an schönen Tools online für das Planning-Poker ist rar. Meist abgeranzte, halbgare Entwicklungen. Zufrieden können wir bereits über halbwegs zuverlässig funktionierende Tools sein. Dennoch mal ehrlich: Planning-Poker ist sicher keine Raketenwissenschaft und dafür wollen wir kein Geld zahlen. Also Agile Casino.

2. Terminabsprache
Calendly ist ein Online-Kalender, der Terminfindungen erleichtern soll. Über das Tools können alle freien Termine eingesehen werden. Businesspartner können sich aus den freien Zeitfenstern das passende auswählen. Die Basisversion ist kostenlos, für 10 Dollar im Monat gibt es ein Upgrade.

3. Aufgaben
Ich nutze gleich Zweierlei. Seit Wunderlist von Microsoft gekauft wurde und in Zukunft eingestellt wird, kommt mein bevorzugter Ersatz ebenfalls aus dem Hause Microsoft (ich bin eigentlich kein MS-Verfechter): Microsoft To-Do. Dies wurde übrigens von dem selben Team entwickelt. Schon lange suchte ich nach einer ToDo-Anwendung, die wieder vergisst! Klingt paradox. Aber wer seine Arbeitsweise ehrlich betrachtet, stellt fest, dass er oft Aufgaben plant, die sich nach kurzer Zeit wieder verwerfen. Bei manchen Aufgaben kommt ständig etwas dazwischen. Früher verurteile ich das an mir selbst als inkonsequent. Doch das ist eigentlich falsch. Es ist einfach stete Priorisierung. Mehr nicht. Microsoft To-Do beginnt jeden Tag tabula rasa: Auf der leeren Tafel. So werde ich gezwungen jeden Tag neu zu priorisieren und lösche irgendwann was ich ständig verschiebe. Denn offensichtlich ist es nicht so wichtig.

Für langristige und zusammenhängende Planungen nutze ich Trello. Wenn es um meine persönlichen Projekte geht: Wie den Heldenreisenblog mit Jasmin oder Versionen von Humanoid zu testen. Gerade wenn dies im Team abläuft. Trello lässt sich auch für andere Zwecke wie z.B. Informationssammlungen nutzen. Ich nutze es ausschließlich für Aufgaben. Angeordnet werden die Inhalte in sogenannten Kanban-Tafeln. Das sind nebeneinander dargestellte Listen, die meist Stadien eines Prozesses repräsentieren. Die einzelnen Elemente (bei mir also Aufgaben) durchwandern diese Stadien üblicher Weise von links nach rechts, was sehr übersichtlich wirkt.

4. Layout
Canva ist ein Online-Grafikprogramm, mit dem ohne Vorkenntnisse professionell wirkende Grafiken erstellt werden können. Es gibt zahlreiche Vorlagen für Visitenkarten, Präsentationen, Infografiken oder Social Media Templates. Die Nutzung von Canva ist umsonst, einige Vorlagen oder Stockbilder kosten pauschal einen US-Dollar.

5. Projektmanagement 
Für festgelegte (Kunden-)Projekte setzen wir im Team, sowohl mit Kehrwasser als auch mit Humanoid auf Zoho Sprints (als Alternative zu Jira von Atlassian – was aber ebenfalls sehr gut ist).

6. Namensgenerator
Auf der Plattform Namerobot können Unternehmer kreative Namen für Firmen, Projekte und Produkte finden. Vom Ideensammeln bis zur Marken- und Domainprüfung führt das Programm in fünf Schritten zum (hoffentlich) passenden Namen. Es gibt einen kostenlosen Testzugang. Alle wichtigen Funktionen sind im Starter-Paket enthalten. Das kostet knapp 30 Euro für einen Monat.

7. Datenaustausch
Mit dem Service WeTransfer lassen sich große Datenmengen verschicken. In der kostenlosen Version können bis zu 2 Gigabyte (GB) versendet werden. Für zwölf Euro pro Monat lassen sich bis zu 20 GB verschicken. Außerdem gibt es einen Passwortschutz und einen 100-Gigabyte-Langzeitspeicher.

8. Daten-Sharing
Dropbox ist ein virtueller Ordner, in dem Dokumente, Bilder und Videos für den eigenen Gebrauch gespeichert und für andere Nutzer freigegeben werden können. Dies funktioniert auch, wenn der Empfänger kein Dropbox-Konto besitzt. Nutzer haben von überall Zugriff auf ihre Dateien. Kostet in der Business-Version 12 Euro pro Nutzer und Monat.

9. E-Mail-Marketing
Wer viele E-Mails verschickt (beispielsweise als Newsletter), braucht einen guten Versand-Anbieter. Für kleinere Unternehmen und Gründer bietet sich die einfache und deutschsprachige Lösung Cleverreach an. Ab 10 Euro können 500 E-Mails pro Monat verschickt werden. Unternehmen mit größeren Verteilern sollten über eine umfangreichere Software nachdenken. Optivo ist einer der größten E-Mail-Marketing-Dienstleister in Deutschland und wird auch für den impulse-Newsletter benutzt.

10. Webseite
Mit dem Baukastensystem Jimdo lassen sich Webseiten ohne Design- und Programmierkenntnisse gestalten.  Das kann man schonmal verwenden, wenn man schnell etwas testen muss. Nicht als Ersatz für eine saubere Unternehmenswebseite. Es gibt zahlreiche Designvorlagen und verschiedene Optionen, die Seite zu individualisieren. Auch ein Onlineshop kann eingerichtet werden. Die Basisversion ist kostenlos, ab 5 Euro im Monat gibt es zusätzliche Funktionen.

11. Grafikdesign
99designs ist ein Online-Marktplatz für professionelles Grafikdesign. Vom Logo über das Briefpapier bis zur Website – Gründer bekommen hier alles für einen einheitlichen Außenauftritt. Der Auftraggeber schreibt einen Wettbewerb aus und kann dann aus den verschiedenen Entwürfen der Designer einen Vorschlag auswählen. Die Preise beginnen bei 279 Euro.

12. Co-Working
Google Drive ermöglicht mehreren Mitarbeitern das zeitgleiche Bearbeiten von Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen und Grafiken. Die Dateien können außerdem mit Kommentaren und Notizen versehen werden. Bis zum Speicherplatz von 15 Gigabyte ist die Nutzung kostenlos. Für knapp 9 Euro erhält man 1000 weitere Gigabyte.

13. Team-Kommunikation
Slack ist ein Programm, das die Kommunikation im Team vereinfacht. Es gibt private und öffentliche Chats, in denen auch Links oder Dateien verschickt werden können. Slack lässt sich mit anderen Diensten wie Dropbox oder Google Drive verknüpfen. Es gibt eine kostenlose Variante mit einigen Einschränkungen. Die Standardversion kostet rund 7 Dollar pro Monat.

Übrigens: Slack ist zwar der bekannteste Team-Messenger, wir bei impulse nutzen aber den Dienst Rocket.chat. Weitere Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern, finden Sie unter Collaboration Tools.

14. Sicherheit
Daten in der Cloud zu speichern ist praktisch, aber oft nicht besonders sicher. Mit dem Tool Boxcryptor können die eigenen Daten vor dem Upload verschlüsselt und so vor unbefugten Zugriffen geschützt werden. Die Basis-Variante ist kostenlos. Das Firmenpaket kostet 6 Euro pro Monat und Nutzer.

15. Weiterbildung
Gründer und Unternehmer müssen nicht unbedingt Programmieren lernen? Mag sein – aber es ist auch nicht schlecht, wenn sie es können. In der Codecademy kann jeder spielerisch verschiedene Programmiersprachen lernen. Darunter auch Python, JavaScript und Ruby. Die Kurse sind kostenlos, für einen persönlichen Lernplan, Quizze und einen extra Support muss ein Pro-Account für knapp 20 Dollar im Monat abgeschlossen werden.

16. Verkaufsmanagement
Pipedrive ist ein Tool zur Pflege von langfristigen Kundenbeziehungen. Es hilft, den Verkaufsprozess zu strukturieren, ermöglicht einen schnellen Überblick über alle Kundendaten und den Versand von Nachrichten und Rechnungen aus dem Programm heraus. Pipedrive gibt es ab 12 Euro pro Monat und Nutzer.

17. Sekretariat
Starbüro ist ein virtuelles Sekretariat, das Anrufe im Namen der eigenen Firma entgegennimmt. Die Gesprächsnotizen werden im Anschluss per SMS oder Mail weitergegeben. Anrufe können auch an bestimmte Personen weitergeleitet werden. Abgerechnet wird der Service pro Minute, die mit 0,49 Euro zu Buche schlägt.

18. Digitale Poststelle
Dropscan ist ein digitaler Briefkasten und bringt Unternehmer dem Traum vom papierlosen Büro ein Stück näher. Alle Geschäftsbriefe werden zu dem Berliner Start-up geschickt, dort eingescannt und in eine Cloud hochgeladen. So können die Nutzer von jedem Ort auf der Welt auf ihre gesamte Post zugreifen. Kostet ab 10 Euro pro Monat.

19. Buchhaltung
Fastbill unterstützt Unternehmer bei der Buchhaltung. Darüber können Angebote, Rechnungen und Mahnungen erstellt werden. Die Software unterstützt gängige Zahlungsmethoden wie PayPal, Lastschrift, Kreditkarte oder Sofortüberweisung. Das Programm informiert den Anwender automatisch über Zahlungseingänge und überfällige Zahlungen. Preis: ab 90 Euro pro Jahr.

20. Abschalten
Mit der Meditations-App Headspace können Unternehmer zur Ruhe kommen, durch spielerischen Achtsamkeitsübungen (dauern jeweils zehn Minuten). Nach einer kostenlosen Einführung kostet die App ab 6 Euro pro Monat.

Autor: Kevin Heusinger