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20 Tools für IT-Projekte

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20 Tools für IT-Projekte
Planung, Entwicklung, Projektcontrolling, Steuerung, Erfolgsmessung, Meetings – Alles Themen eines IT-Projekts, die das Team und die Teamleitung zu bewältigen hat.
Der Preis spielt schon auch eine Rolle. Natürlich sind die Tools ihre Kosten häufig wert, doch fragt man sich, ob es für jedes Tool 10€ pro Nutzer und Monat sein müssen. Für zentrale Tools wie Jira und Teams bin ich dazu bereit, doch für irgendwelche kleineren Tracker? Also auch für kommerziell erfolgreiche Tools, spielt der Abopreis in Summe irgendwann eine Rolle.

Planung
Klar, hier sind die klassischen Rumtreiber wie Atlassians Jira zu nennen. Jira nutzen wir auch und es gibt auch keinen wirklichen Grund, dies zu ändern. Vielleicht der Preis in manchen Situationen.

1. Zoho Sprints
Eine Alternative ist Zoho Sprints. Ich fand das Tools ganz gut, vielleicht allerdings, vlt. weil ich Jira einfach gewöhnt bin, hatte ich den Eindruck bei Zoho Sprints schlechter die agile Praxis abgebildet zu haben. Wie Sprints geöffnet, geschlossen und verändert werden, empfand ich nicht als dem tatsächlichen Vorgehen entsprechend. Weiterhin gehört Trello zu den Tools, die wir in IT-Projekten nutzen. Die Übernahmen von Trello durch Atlassian ist dem Tool nicht förderlich, dennoch bleibt sein kostenloser Plan. https://www.zoho.com

2. Pivotal Trackers
Pivotal Tracker ist ein solides Tool, dass durch seine Aufmachung und sein UI ein Stück weit versucht, das agile Rad gleih neu zu erfinden. Das gefällt mir nicht so gut. Es gibt aber einen kostenlosen Plan und die Essenz ist die Selbe wie bei Jira und Zoho Sprints.
https://www.pivotaltracker.com

Wissenstransfer
Erfahrungen sammle ich seit fast zwei Jahren simultan in zwei verschiedenen Teams einerseits mit der üblichen Google Drive Situation und andererseits mit der Enterprisevariante: Microsoft Sharepoint, Teams und Office. Meine Schlussfolgerung: Teams und MS Office sind für sich top Tools. MS Office mit seinem Ursprung auf dem eigenen Rechner versucht die Integration in die Cloud mit Sharepoint wo bspw. MS Teams die Daten wieder aufgreift. Das Ergebnis davon ist allerdings, dass man mehrere Versionen dieser Dateien im Sharpoint hat und weitere auf dem lokalen Rechner und leider mit den Dateiversionen durcheinander kommt. Googles Dropboxartiger Cloudansatz ist konsequenter und daher letztlich weniger konfus.
Wikis sind das Mittel der Wahl um flüchtigere Dokumente zu bearbeiten, wie Roadmaps oder Protokolle. Confluence muss erwähnt werden, das ist keine Überraschung.

3. Guru
Guru kann bis zu drei Teammitgliedern kostenlos verwendet werden. Ich bin mir allerdings nicht sicher, ob es danach im Vergleich zu Confluence noch sein Geld wert ist. Die Integration in Slack scheint mir jedenfalls gelungen. Also vielleicht ein besserer Begleiter wenn man sich für das Dreieck Slack, Pivotal Tracker und Google Cloud entscheidet, statt für Teams, Jira und Office.
https://www.getguru.com/

4. Schätzpoker: Agile Casino
Gerade in größeren Runden kann bei Planungsevents das Planningpoker hilfreich sein, um geregelt gute Schätzwerte für Aufgabenaufwände zu erzielen. Agile Casino ist an der Stelle ein gutes Tool. Es ist kostenfrei aber eben frei von Werbung und solide entwickelt. Der Haken: Wenn es einer ist, dass der Entwickler sich dur dieses Tool natürlich profilieren will.

Das Ganze Tool ist sehr nah an Scrum aufgebaut: Teamgröße ist Neun. Es gibt Plätze für „Insprektoren“ was aus der Sicht des IT-Projektmanagements also der Product Owner, die Stakeholder oder der Scrum Master wäre.
https://agilecasino.kehrwasser.com

Abwesenheitsplanung
Es ist immer wieder ein zentrales Thema, welche Resourcen zu welcher Zeit verfügbar sind. Neben vielen anderen Bedürfnissen nach Aufzeichnung in IT-Teams sind die Abwensenheiten besonders wichtig. Gewisse Fähigkeiten und Spezialwissen ist dadurch evtl. nicht verfügbar, Kapazitätsgrenzen werden unterschritten, Gegenmaßnahmen müssen getroffen werden. Stakeholder wollen informiert werden.
Auch wenn es ein zentrales Thema ist und zur Not mit Spreadsheats oder Kalendern gelöst werden kann, interessiert mich ein spezielles Tool für diesen Usecase explizit. Eines, das die entsprechenden Informationen bereitstellt – einfach und nur dies tut.
Es ist nur so, dass diese Tools keine Rocket Science sind und der Mehrwert dann noch nicht 20€ pro Monat für ein 10-Personen starke Team entspricht. Tools die ich bisher gefunden habe, rufen leider einen mir zu hohen Preis auf, sodass ich derzeit eher bei Excelsheets und Onlinekalender bleibe.

5. Staffomatic
Staffomatic kommt an das heran, was ich mir in etwa vorstelle. Aber auch 1,80€ pro User pro Monat ist mir das Geld einfach nicht Wert. Sie könnten ein solch mäßig anspruchsvolles Tool auch für 0,50€ ja Monat und User anbieten. Dann wären sie noch immer rentabel.
Ich denke ohnehin, dass Plugins für Teams oder Slack hier das Mittel der Wahl wären.
https://staffomatic.com

Zeiterfassung
Die Zeiterfassung gehört für uns in fast allen Projekten noch immer dazu. Auch wenn wir bereits Story Point basierte Abrechnungsmodi und Projekte haben. Ein einfaches, sich nicht in den Vordergrund drängendes Tool war uns also wichtig. Das folgende Tool benutzen wir in fast all unseren Projekten.

6. Clockify
Mit Clockify bin ich wirklich sehr zufrieden. Es kommt aus unbekanntem Hause, es ist trotzdem robust entwickelt und das Userinterface ist auf den Punkt, inuitiv zu bedienen. Es weiß seinen Platz und versucht nicht als erstes zur Enterpriselösung für sämtliche Belange auf dem Gebiet der Zeiterfassung in Unternehmen zu werden. Getreu nach dem Motto: „Do one thing and do it well“. Das mag ich. Und die verfügbare API ist ebenfalls nützlich um Information z.B. in der Business Intelligence zusammenzutragen.
https://clockify.me/

Meetings
Klar, eine Toolsammlung für 2021 kommt im Coronajahr nicht drumherum, die Tools mindestens zu erwähnen: Zoom, Slack, Microsoft Teams. Ich denke auch nicht, dass sich ein weiterer Player entwickeln wird, der das Feld noch von hinten ausholt.

7. Mattermost
Eine lohnenswerte Alternative zum integrationsfähigen Slack-Interface ist das Team-, und Messenger-Tool Mattermost. Zwar ist dieser Dienst noch nicht sehr bekannt im Unternehmensumfeld, dennoch bietet er äußerst nützliche Voraussetzungen. Dieses Tool können Unternehmen auf ihren eigenen Servern installieren und behalten damit die komplette Kontrolle über alle gespeicherten Nachrichten sowie Attachments.
https://mattermost.com/

8. Chanty
Zu Chanty und dem folgenden Fleep kann ich noch nicht besonders in die Tiefe gehen. Wir haben diese Tools jedoch auf dem Radar. Falls jemand bereits Erfahrungen dazu sammeln konnte, freut mich ein Feedback dazu.
https://www.chanty.com/

9. Fleep
Für Fleep gilt das selbe. Ich freue mich auch über einen Kommentar zu dem Tool.
https://fleep.io/

Kollaborationstools
Interessanter werden seit diesem Jahr Kollaborationstools. Seit ewigkeiten gibt es diese Kollaborationssoftware. Es gab bereits vor 10 Jahren ein Tool,
Erst jetzt im Pandemiemodus sehe ich in Projektteams wirklich Leute diese Tools benutzen. Wobei man ja auch sagen muss, dass Kollaboration in Entwicklungsprojekten längst in Form von geteilten Repositories und Versionskontrollsysteme der Standard ist.

10. Overleaf
Für Teams, die ihre Dokumentation in Latex schreiben, ist diese Kollaborationstool eine tolle Sache. IT-Temas im wissenschaftlichen Bereich allen voran können dieses Tool gut verwenden um in einem extrem remotelastigen Arbeitsumfeld live am Dokument zu arbeiten. Was mit Google Docs und Word natürlich längst möglich, wir hier jetzt auch für Latex möglich. Ich würde mir dies für Markdown wünschen.
https://de.overleaf.com

11. Gitlab
Für Entwickler bietet Gitlab keine Livekollaboration aber Gitlab bietet neben seinen primärem Leistungsumfangs als Versionverwaltung und Plattform für CI/CD die Möglichkeit, Codezeilen zu kommentieren.
http://www.gitlab.com

12. Visual Studio Live Share
Gerade für das Pairprogramming im Remoteumfeld ist Collaboration bereits in der Entwicklungsumgebung sehr nützlich. Entsprechende Tools (Coda – nicht mehr verfügbar) gab es bereits vor Jahren für den Mac. Eine Erweiterung zur Live-Kollaboration gibt es auch für den aktuellen Platzhirsch der IDEs: Visual Studio Code von Microsoft.
https://visualstudio.microsoft.com/de/services/live-share/

Digitale Whiteboards
Ein für mich relativ neues Thema sind professionelle Retros. Kurz der Beginn der Pandemie erlebte ich die erste Retro dieser Art in einem Designoffice über den Dächern der Kölner Innenstadt. Ein sehr cooles Ambiente und der passende Ort für ein dramarturgisch durchgeplantes Teamevent mit Mehrwert: Die Teams des Projektes wurden zu willkürlichen Gruppen zusammengewürfelt, wechselten von Board zu Board und von Wand zu Wand und brainstormten Hindernisse, Erfolge, leiteten Maßnahmen ab und bewerteten diese z.B. nach Aufwand, Risiko und Impact.
Digitale Boards sind enorm sinnvoll, wenn es um Remotearbeit geht. Diverse „Spiele“ können gespielt werden um Meinungen, Erfahrungen, Einstellungen und Stimmungen aus den Köpfen der Teammitglieder hervorzulocken.

13. Microsoft Whiteboard
Microsoft Whiteboard ist nicht besonders mächtig. Es genügt aber: Entsprechende Bereiche lassen sich durchaus kennzeichnen. Verschiedene Abschnitte beschreiben. Vorlagen als Grafiken einfügen. Mir scheint es immer, als können man irgendwie einen Stylus vielleicht von einer Whiteboardapp auf dem Tablet nutzen. Ich habe eine entsprechende Funktion aber noch nicht gefunden.
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-whiteboard/digital-whiteboard-app

14. Mural
Mural ist für mich wie vielen anderen auch das angenehmste Tool. Es kommt direkt mit den Vorlagen daher, die ich im allgemeinen für sinnvoll halte. 5 Whys (https://de.wikipedia.org/wiki/5-Why-Methode) beispielsweise. Die Integration der Teammitglieder unterliegt einer gewissen Gamification und die Navigation ist gut gelöst.
https://www.mural.co/

Bei all diesen Whiteboard wünsche ich mir die gewohnten Funktionen und Shortcuts aus Designanwendungen: Ausrichtung an Objektkanten, Doppelung via Shortcut etc. Was nicht ist kann ja noch werden.

Fazit
Ich würde mir wünschen, einen zentralen Service zu haben, über den sich alle Mitglieder bei den tausenden von Tools anmelden können (via Single-Sign-On). Es ist total nervig, wenn jeder Nutzer sich erst wieder einen Account bei dem entsprechenden Tool machen muss und die Passwörter dann wieder lokal verwaltet. Hätten wir doch nur unendliche Kapazitäten, so würden wir diese Idee selbst verfolgen. Vom Standing her ist es wohl eher etwas für die zentralen Player.
Beim Zusammenstellen diese Liste mit Tools fällt mir auf, dass wir gar nicht so richtige Exoten verwenden. Es ist tatsächlich nicht so einfach, Tools experimentell in einem Team einzusetzen. Ich würde in Zukunft gerne mehr experimentieren.

Lean: Du kannst den Markt nicht früh genug testen

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Wir haben nicht früh genug mit dem Testen begonnen! Vor einiger Zeit haben wir ein MVP für ein Outsourcing-Tool gestartet. Beim zusammenstellen der Landingpage wurde uns klar: Wir hätten noch früher veröffentlichen sollen.

Die Situation: In früheren Projekten hatten wir gelernt, nicht von Anfang an auf die 100%-Lösung zu setzen. Nicht erst eine Anwendung bis ins letzte Detail reifen lassen und danach veröffentlichen. Für das Outsourcing-Tool hatten wir zwar einen MVP (einfach gesagt unsere 70%-Lösung), das wir in etwa drei Monaten entwickeln konnten und damit die Lesson-Learned von vorherigen Projekten umsetzten. Doch sollte sich herausstellen: Auch das war wieder nicht früh genug.

Die Psychologie dahinter ist interessant. Obwohl ich mich intensiv mit Lean, Build-Meassure-Learn, Genchi Genbutsu, Customer Discovery, Actionable vs. Vanitymetriken beschäftigte, fiel mir nicht direkt auf, dass wir vor der dreimonatigen MVP-Entwicklung, doch erst noch weitere, passgenauere Smoketests hätten durchführen sollen. Denn auch drei Monate sind schon eine lange Zeit.

Smoketests sind Tests, die man nur mit einer Landingpage durchführt, ohne überhaupt einen Prototypen, ein MVP oder gar das fertige Produkt zu haben. Wir haben das gemacht, indem wir Landingpages erstellt haben und, wie Facebookpost, eine kleine Gruppe dort hinleiteten. Doch gingen wir dort noch von einer anderen Kernfunktion unserer Anwendung aus. Der Nutzen war damit ebenfalls ein Anderer.

Ganz konkret: Die Idee war es (sie liegt derzeit übrigens auf Eis) ein Tool zu entwickeln, mit dem man gewisse Aufgabenabläufe erstellen kann (z.B. Text schreiben, Text korrigieren, Bild zu Text finden, Text auf Blog veröffentlichen) und diese Aufgabenketten dann automatisiert an die entsprechenden Assistenten, Texter etc. delegiert werden.

Und dazu erstellen wir eben die Landingpages, auf die wir kleine Grüppchen von Facebookusern brachten und uns anschauten, welcher Anteil von ihnen über einen Launch informiert werden wollte. Die Rate (die Konversionsrate) von etwa 9% konnten wir damals messen.

Durch weitere Kundeninterviews und Recherche fanden wir heraus, dass die Struktur dieser Idee zu komplex war, um sie einem breiteren Publikum verständlich zu machen. Wir wandelten diese Idee also recht massiv ab, sodass unser Tool vorerst keine Ketten, sondern einfach einzelne Aufgaben annehmen und durchführen sollte (z.B. Webseite auf Datenschutz prüfen). Wir „pivotierten“ also, um es in der Sprache der Lean-Startupwelt auszudrücken.

Zu dem Zeitpunkt begangen wir zwei Fehler: Wir gingen erstens gedankenlos davon aus, dass die Zahlen der Landingpages aus der ersten Version nicht anders für die zweite Version sein würden. Wir dachten einfach nicht darüber nach und hatten nicht auf dem Radar, dass sich diese Einstiegszahlen ja bereits ändern werden. Aus der Retrospektive absolut klar.

Das war der erste Fehler. Der zweite Fehler war, dass wir nie die Kanäle dazu testeten. Das heißt Kanäle wie Facebook Ads, Blogartikel, Suchmaschinenmarketing testeten wir nicht auf die Landingpages die wir hatten und offensichtlich auch nicht mit der neuen Version. Sprich: Wir prüften nie, mit welchen Kanal wir genügend Leute zu einem annehmbaren Preis auf unsere Landigpages bringen werden können, um überhaupt später auch mit einer aussagekräftigen Verprobung des MVPs beginnen zu können.

Nach einiger Zeit konnten wir die Konversionsraten zum Glück wieder auf ein recht gutes Niveau bringen: 8% im Sommer, 9% im November. Das passt auch mit den Erfahrungswerten von Eric Ries zusammen: Grockit gründete vor Jahren eine Plattform um eine Brücke zwischen E-Learning und Multi-Player-Spielen im Internet zu schlagen. Sie hatten als sie starteten eine Registrierungsrate von 5%. Nach Testrunden dann 17% und letztlich sagenhafte 42%!

Auch die drei Monate MVP-Entwicklung hätten wir abkürzen können. Denn wie sich herausstellte kamen die Nutzer zuerst nur bis zu den ersten Screens, stöberten ein wenig in den verfügbaren Dienstleistungen und schauten sich Details dazu an. Das bedeutet: Wir hätte bereits ohne das Buchungssystem im Hintergrund erste Testresultate erhalten können, indem wir mit mit dem noch halbfertigen Prototypen das Testen begonnen hätten.

Erst nach der MVP-Entwicklung die Landingpage zu erstellen, die sehr wahrscheinlich für mindestens einen Monat ohnehin das Einzige ist, was die meisten Kunden je besuchen werden ohne sich zu registrieren. Mit dem Prototypen können wir jetzt immerhin konkrete Funktionen vorführen: Animation des Dienstleistermatchings, Screenshots, Videos. Aber hätte es da zwingend gebraucht um Resultate zu erhalten. Im Gegenteil. Hätte wir ohne Detailsmaterial eine Konversionsrate von 6 oder 7 Prozent erreichen können, hätten wir eine Rate von >7% nahezu sicher ohnehin erwarten können.

Zusammengefasst heißt das: Zuerst hätten wir das neue Modell nochmal als Landingpage mit Dummygrafiken vom Tools (sogenannten Mockups) testen sollen. Und das mit den echten Kanälen. Wir hätten die Ansprache und die Landing bereits iterieren sollen. Sprich: Immer wieder Feedback holen, Dinge probieren, Zielgruppe ändern, bis wir einen Weg gefunden hätten Kosten/Konversion in ein gutes Gleichgewicht zu bringen. Erst dann hätten wir einen Prototypen bauen sollen, der erstmal nur die rudimentären Funktionen anbietet, noch ohne Checkout, als Kauf oder Buchungsprozess im Hintergrund. Und erst wenn wir eine nennenswerte Gruppengröße, eine Kohorte identifiziert hätten, die tatsächlich in den Kaufprozess gehen würde, hätten wir das MVP abschließen sollen.

Dadurch hätten wir testen können, ob wir uns auf dem richtigen Weg befinden, bevor wir den letzten Monat in die Entwicklung der Hintergrundlogik investierten.

So hieß es daher bangen, weil die Ergebnisse nun einfach aus dem Nichts kamen. Und die können Aussagen: „Was ihr da macht, überzeugt niemanden. Das müsst ihr wieder radikal ändern.“

Derzeit konzentrieren wir uns auf die Entwicklungsdientleistungen mit Kehrwasser, sodass unser Outsourcing-Tool erstmal auf Eis liegt. Es ist schade. Wir beginnen gerade, es für interne Prozesse einzusetzen. Vielleicht ergibt sich daraus ein weiteres Pivot. Wer weiß.

Planning Poker online: „Agile Casino“ – Hübsch, funktional und kostenlos

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Wir haben kein gutes kostenfreies Planning Poker für Remoteteams gefunden, daher haben wir selbst ein entwickelt. Auch im Businesskontext muss man nicht unbedingt für jede kleine Spielerei 9€ Abogebühr im Monat ausgeben.

Bei einem unserer anfangs eher improvisierten Sprintplannings im Homeoffice, war die erste klägliche Idee, „auf drei“ zu zählen und dann die Schätzung in den Chat zu tippen. Das war nicht die beste Idee. Also war ich auf der Suche nach einem kostenlosen online Planning-Poker-Tool oder Scrum Poker Online (Was ist Planning Poker). Ich benötigte ein vertrauensvolles, kostenfreies und am besten werbefreies Tool für unser Team. Eine Alternative zu den üblichen, mit Werbung überfrachteten, instabilen Freebies, die man sonst online so findet. Eine robuste, reife Open-Source-Lösung wäre ideal. Noch besser: Als SaaS-Variante.

Jetzt in diesem Coronazustand, in dem auch unsere Kunden vermehrt im Homeoffice in Deckung gehen, ist es eine zuverlässige Möglichkeit, uns in agilen Projektteams wie gewohnt selbst zu organisieren und effizient zu arbeiten. (Planning Poker ist nicht nur für das agile Projektmanagement geegnet.)

Die Kommunikation funktioniert mit den aktuellen Chat- und Videocallanwendungen wirklich gut. Aus dieser Situation heraus, wird das eigentlich erst richtig klar. Wir haben Slack und Microsoft Teams im Einsatz, je nach Projekt und Kunde.

Zuverlässige Software entwickeln können, deshalb haben wir selbst ein Tool entwickelt

Aus diesem Grunde haben wir uns über Ostern (2021) entschieden und ein Planning-Poker-Tool entwickelt. Es sollte vorerst nicht mehr und auch nicht weniger Funktion als gerade notwendig haben. Selbstverständlich haben wir natürlich auf Qualitätssicherung gesetzt.

Verfügbar zum gratis Losschätzen ist es auf https://agilecasino.kehrwasser.com. Wir verzichten auf eine Registrierung und es ist vollumfänglich kostenlos nutzbar.

Einfach Spielernamen eingeben und Raum erstellen oder mit bekannter Raumnummer einem bestehen Raum beitreten. Teamkollegen einladen und schon geht es im Multiplayerroom los.

Das Tool ist zu finden unter https://agilecasino.kehrwasser.com zum Schätzen und Planen. Entwickler und Codeenthusiasten sind eingeladen mitzuentwickeln. Sie finden den offenen Quellcode hier https://gitlab.com/heusinger-open-scrum-poker.

Viel Erfolg und Spaß damit.

Kehrwasser

20 nützliche Tools für Unternehmer

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Selbstständige haben viel zu tun und wenig Zeit. Gut, dass es Programme gibt, die einem Arbeit abnehmen oder sie zumindest erleichtern. Wir haben zwanzig hilfreiche Tools für Unternehmer gesammelt.

Ob für die interne Kommunikation, Buchhaltung oder für Terminabsprachen: Es gibt viele praktische Apps und Programme, die Unternehmern bei der täglichen Arbeit helfen. Eine Auswahl von nützlichen Tools für Unternehmer:

1. Planning-Poker
In unserer agilen Arbeitswelt müssen wir ständig Aufwände von Arbeitspaketen schätzen. Es gibt offline so schöne Scrum-Poker-Sets z.B. von Adesso oder Accenture. Die Auswahl an schönen Tools online für das Planning-Poker ist rar. Meist abgeranzte, halbgare Entwicklungen. Zufrieden können wir bereits über halbwegs zuverlässig funktionierende Tools sein. Dennoch mal ehrlich: Planning-Poker ist sicher keine Raketenwissenschaft und dafür wollen wir kein Geld zahlen. Also Agile Casino.

2. Terminabsprache
Calendly ist ein Online-Kalender, der Terminfindungen erleichtern soll. Über das Tools können alle freien Termine eingesehen werden. Businesspartner können sich aus den freien Zeitfenstern das passende auswählen. Die Basisversion ist kostenlos, für 10 Dollar im Monat gibt es ein Upgrade.

3. Aufgaben
Ich nutze gleich Zweierlei. Seit Wunderlist von Microsoft gekauft wurde und in Zukunft eingestellt wird, kommt mein bevorzugter Ersatz ebenfalls aus dem Hause Microsoft (ich bin eigentlich kein MS-Verfechter): Microsoft To-Do. Dies wurde übrigens von dem selben Team entwickelt. Schon lange suchte ich nach einer ToDo-Anwendung, die wieder vergisst! Klingt paradox. Aber wer seine Arbeitsweise ehrlich betrachtet, stellt fest, dass er oft Aufgaben plant, die sich nach kurzer Zeit wieder verwerfen. Bei manchen Aufgaben kommt ständig etwas dazwischen. Früher verurteile ich das an mir selbst als inkonsequent. Doch das ist eigentlich falsch. Es ist einfach stete Priorisierung. Mehr nicht. Microsoft To-Do beginnt jeden Tag tabula rasa: Auf der leeren Tafel. So werde ich gezwungen jeden Tag neu zu priorisieren und lösche irgendwann was ich ständig verschiebe. Denn offensichtlich ist es nicht so wichtig.

Für langristige und zusammenhängende Planungen nutze ich Trello. Wenn es um meine persönlichen Projekte geht: Wie den Heldenreisenblog mit Jasmin oder Versionen von Humanoid zu testen. Gerade wenn dies im Team abläuft. Trello lässt sich auch für andere Zwecke wie z.B. Informationssammlungen nutzen. Ich nutze es ausschließlich für Aufgaben. Angeordnet werden die Inhalte in sogenannten Kanban-Tafeln. Das sind nebeneinander dargestellte Listen, die meist Stadien eines Prozesses repräsentieren. Die einzelnen Elemente (bei mir also Aufgaben) durchwandern diese Stadien üblicher Weise von links nach rechts, was sehr übersichtlich wirkt.

4. Layout
Canva ist ein Online-Grafikprogramm, mit dem ohne Vorkenntnisse professionell wirkende Grafiken erstellt werden können. Es gibt zahlreiche Vorlagen für Visitenkarten, Präsentationen, Infografiken oder Social Media Templates. Die Nutzung von Canva ist umsonst, einige Vorlagen oder Stockbilder kosten pauschal einen US-Dollar.

5. Projektmanagement 
Für festgelegte (Kunden-)Projekte setzen wir im Team, sowohl mit Kehrwasser als auch mit Humanoid auf Zoho Sprints (als Alternative zu Jira von Atlassian – was aber ebenfalls sehr gut ist).

6. Namensgenerator
Auf der Plattform Namerobot können Unternehmer kreative Namen für Firmen, Projekte und Produkte finden. Vom Ideensammeln bis zur Marken- und Domainprüfung führt das Programm in fünf Schritten zum (hoffentlich) passenden Namen. Es gibt einen kostenlosen Testzugang. Alle wichtigen Funktionen sind im Starter-Paket enthalten. Das kostet knapp 30 Euro für einen Monat.

7. Datenaustausch
Mit dem Service WeTransfer lassen sich große Datenmengen verschicken. In der kostenlosen Version können bis zu 2 Gigabyte (GB) versendet werden. Für zwölf Euro pro Monat lassen sich bis zu 20 GB verschicken. Außerdem gibt es einen Passwortschutz und einen 100-Gigabyte-Langzeitspeicher.

8. Daten-Sharing
Dropbox ist ein virtueller Ordner, in dem Dokumente, Bilder und Videos für den eigenen Gebrauch gespeichert und für andere Nutzer freigegeben werden können. Dies funktioniert auch, wenn der Empfänger kein Dropbox-Konto besitzt. Nutzer haben von überall Zugriff auf ihre Dateien. Kostet in der Business-Version 12 Euro pro Nutzer und Monat.

9. E-Mail-Marketing
Wer viele E-Mails verschickt (beispielsweise als Newsletter), braucht einen guten Versand-Anbieter. Für kleinere Unternehmen und Gründer bietet sich die einfache und deutschsprachige Lösung Cleverreach an. Ab 10 Euro können 500 E-Mails pro Monat verschickt werden. Unternehmen mit größeren Verteilern sollten über eine umfangreichere Software nachdenken. Optivo ist einer der größten E-Mail-Marketing-Dienstleister in Deutschland und wird auch für den impulse-Newsletter benutzt.

10. Webseite
Mit dem Baukastensystem Jimdo lassen sich Webseiten ohne Design- und Programmierkenntnisse gestalten.  Das kann man schonmal verwenden, wenn man schnell etwas testen muss. Nicht als Ersatz für eine saubere Unternehmenswebseite. Es gibt zahlreiche Designvorlagen und verschiedene Optionen, die Seite zu individualisieren. Auch ein Onlineshop kann eingerichtet werden. Die Basisversion ist kostenlos, ab 5 Euro im Monat gibt es zusätzliche Funktionen.

11. Grafikdesign
99designs ist ein Online-Marktplatz für professionelles Grafikdesign. Vom Logo über das Briefpapier bis zur Website – Gründer bekommen hier alles für einen einheitlichen Außenauftritt. Der Auftraggeber schreibt einen Wettbewerb aus und kann dann aus den verschiedenen Entwürfen der Designer einen Vorschlag auswählen. Die Preise beginnen bei 279 Euro.

12. Co-Working
Google Drive ermöglicht mehreren Mitarbeitern das zeitgleiche Bearbeiten von Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen und Grafiken. Die Dateien können außerdem mit Kommentaren und Notizen versehen werden. Bis zum Speicherplatz von 15 Gigabyte ist die Nutzung kostenlos. Für knapp 9 Euro erhält man 1000 weitere Gigabyte.

13. Team-Kommunikation
Slack ist ein Programm, das die Kommunikation im Team vereinfacht. Es gibt private und öffentliche Chats, in denen auch Links oder Dateien verschickt werden können. Slack lässt sich mit anderen Diensten wie Dropbox oder Google Drive verknüpfen. Es gibt eine kostenlose Variante mit einigen Einschränkungen. Die Standardversion kostet rund 7 Dollar pro Monat.

Übrigens: Slack ist zwar der bekannteste Team-Messenger, wir bei impulse nutzen aber den Dienst Rocket.chat. Weitere Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern, finden Sie unter Collaboration Tools.

14. Sicherheit
Daten in der Cloud zu speichern ist praktisch, aber oft nicht besonders sicher. Mit dem Tool Boxcryptor können die eigenen Daten vor dem Upload verschlüsselt und so vor unbefugten Zugriffen geschützt werden. Die Basis-Variante ist kostenlos. Das Firmenpaket kostet 6 Euro pro Monat und Nutzer.

15. Weiterbildung
Gründer und Unternehmer müssen nicht unbedingt Programmieren lernen? Mag sein – aber es ist auch nicht schlecht, wenn sie es können. In der Codecademy kann jeder spielerisch verschiedene Programmiersprachen lernen. Darunter auch Python, JavaScript und Ruby. Die Kurse sind kostenlos, für einen persönlichen Lernplan, Quizze und einen extra Support muss ein Pro-Account für knapp 20 Dollar im Monat abgeschlossen werden.

16. Verkaufsmanagement
Pipedrive ist ein Tool zur Pflege von langfristigen Kundenbeziehungen. Es hilft, den Verkaufsprozess zu strukturieren, ermöglicht einen schnellen Überblick über alle Kundendaten und den Versand von Nachrichten und Rechnungen aus dem Programm heraus. Pipedrive gibt es ab 12 Euro pro Monat und Nutzer.

17. Sekretariat
Starbüro ist ein virtuelles Sekretariat, das Anrufe im Namen der eigenen Firma entgegennimmt. Die Gesprächsnotizen werden im Anschluss per SMS oder Mail weitergegeben. Anrufe können auch an bestimmte Personen weitergeleitet werden. Abgerechnet wird der Service pro Minute, die mit 0,49 Euro zu Buche schlägt.

18. Digitale Poststelle
Dropscan ist ein digitaler Briefkasten und bringt Unternehmer dem Traum vom papierlosen Büro ein Stück näher. Alle Geschäftsbriefe werden zu dem Berliner Start-up geschickt, dort eingescannt und in eine Cloud hochgeladen. So können die Nutzer von jedem Ort auf der Welt auf ihre gesamte Post zugreifen. Kostet ab 10 Euro pro Monat.

19. Buchhaltung
Fastbill unterstützt Unternehmer bei der Buchhaltung. Darüber können Angebote, Rechnungen und Mahnungen erstellt werden. Die Software unterstützt gängige Zahlungsmethoden wie PayPal, Lastschrift, Kreditkarte oder Sofortüberweisung. Das Programm informiert den Anwender automatisch über Zahlungseingänge und überfällige Zahlungen. Preis: ab 90 Euro pro Jahr.

20. Abschalten
Mit der Meditations-App Headspace können Unternehmer zur Ruhe kommen, durch spielerischen Achtsamkeitsübungen (dauern jeweils zehn Minuten). Nach einer kostenlosen Einführung kostet die App ab 6 Euro pro Monat.

Autor: Kevin Heusinger