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Was ist Magic Estimation?

Die Backlogs von Projekten sind oft voll und unübersichtlich. Um eine Struktur hineinzubringen, nehmen sich Scrum Teams Zeit, um die Items gemeinsam zu schätzen. Planning Poker ist eine beliebte Methode dafür, eine weitere Möglichkeit stellt aber auch Magic Estimation dar. Was daran so magisch ist und wie das Ganze funktioniert, erfahren Sie hier.

Wo liegt die Magie?

Warum sollten Sie Magic Estimation verwenden, wenn Planning Poker doch genauso zum Ziel führt und in den meisten Teams bereits im Einsatz ist? Die Magie des Schätzverfahrens liegt in der Zeiteinsparung!

Beim Planning Poker gibt es im Vorfeld viel zu klären. Erst wenn keine Fragen mehr offen sind, beginnt die verdeckte Schätzung. Dabei ist jedes Teammitglied an jeder einzelnen Schätzung beteiligt. Das hat zwar den Vorteil, dass jeder seine Stimme abgibt, es nimmt jedoch auch viel Zeit in Anspruch.

Nach jedem Durchgang kommt es zusätzlich zu einer Diskussion zwischen der höchsten und der niedrigsten Schätzung. Zielführend? Bestimmt. Aber wir wissen alle, dass Zeit in Projekten eine Mangelware darstellt.

Wie funktioniert es?

Magic Estimation soll den Zeitaufwand beim Schätzen reduzieren. Es ist wie Planning Poker ein relatives Schätzverfahren, das Team setzt die Items also in Verhältnis zu einer Referenzstory.

Was muss vorbereitet werden?

Die Fibonacci-Reihe sollte auf dem Tisch, an der Wand oder am Whiteboard angebracht sein – je nachdem, wo das Team arbeitet
Die Storys müssen auf einzelnen Kärtchen vorliegen
Im Vorfeld wird eine Story beispielsweise per Planning Poker geschätzt, welche dann als Referenz gilt
Die Items aus dem Backlog müssen klar verständlich sein

Nun kommen wir zum Ablauf. Zu Beginn eines Durchlaufes liegt die Referenzstory bereits an dem geschätzten Fibonacci-Wert. Jeder Teilnehmer erhält zufällig einige ausgedruckte Storys.

Wichtig: Beim Schätzen der Storys wird nicht gesprochen!

Schritt 1: Jeder Teilnehmer platziert seine Storys innerhalb der Fibonacci-Reihe. Er orientiert sich dabei an der Referenzstory und darf die Karten nur direkt, nicht zwischen den Werten platzieren.

Schritt 2: Die Teilnehmer erhalten jetzt einige Minuten Zeit, um zu schauen, wie die Teammitglieder andere Storys geschätzt haben. Stimmt man deren Ansicht zu, verändert man nichts. Ist der Teilnehmer jedoch der Ansicht, dass eine Story zu hoch oder zu niedrig geschätzt ist, kann er diese verschieben. Er braucht die Verschiebung nicht begründen, muss die Karte aber mit einem Punkt oder einem Strich versehen. Damit können auch andere erkennen, dass diese Karte schon mal verschoben wurde. Diese Phase endet, wenn es keine Bewegung mehr auf dem Board gibt.

Schritt 3: Eine Karte kann mehrfach die Position wechseln. Sind auf einer Karte jedoch 3 Punkte vorhanden, scheint es noch Gesprächsbedarf zu geben. Dies ist in Form einer Diskussion möglich. Alle Karten mit drei Markierungen werden für diese Diskussion herausgezogen. Ab jetzt dürfen die Teilnehmer natürlich wieder sprechen. Ziel der Diskussion ist es, die Story zufriedenstellend im Board zu platzieren.

Herausforderungen und Vorteile von Magic Estimation

Damit Magic Estimation funktioniert, müssen die Items aus dem Backlog klar definiert und für alle verständlich sein. Ist dies nicht der Fall, ist der Diskussionsbedarf sehr hoch.

Ist dies jedoch gegeben, liegt der größte Vorteil klar auf der Hand: Anstatt dass alle Items nacheinander von jedem Einzelnen geschätzt werden müssen, schätzen die Teammitglieder die Storys im Magic Estimation parallel. Anschließend überprüfen sie diese. Es kommt nur zu einem Gespräch, wenn abweichende Meinungen vorliegen. Ist ein Team in diesem Verfahren bereits eingespielt, ist die Zeitersparnis enorm. Aus der Praxis berichten einige Teams, dass sie anstelle von ein bis drei Stunden nur noch maximal eine halbe Stunde für einen Schätzvorgang benötigen.

Ein weiterer Vorteil: Es lässt sich schnell erkennen, welche Storys zu groß sind und weiter zerlegt und ausdefiniert werden müssen.

Was ist Scrum of Scrums?

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Projekte werden zunehmend komplexer und immer mehr Personen sind in ein Projekt eingebunden. Das agile Framework Scrum definiert jedoch eine eindeutige Teamgröße, die nicht überschritten werden soll. Stößt Scrum bei Großprojekten also an seine Grenze? Ganz bestimmt nicht. Die Lösung liegt im Scrum of Scrums.

Worum handelt es sich?

Laut Scrum liegt die optimale Teamgröße bei nicht mehr als 9 Personen. Untersuchungen haben gezeigt, dass 4,6 Personen perfekt wären. Abgesehen davon, dass dieser Wert in der Praxis schwierig umzusetzen wäre, zeigt die Erfahrung, dass Teams eher größer statt kleiner sind.

Große Organisationen und Projekte können dann das Scrum of Scrums, auch SoS genannt, nutzen. Dieses Format dient der Vernetzung und der Kommunikation mehrerer Scrum Teams, die gemeinsam an einem großen Ziel oder Projekt arbeiten.

Kurz gesagt: SoS ist eine agile Methode zur Zusammenarbeit mehrerer Scrum Teams. Ziel ist die Vernetzung zwischen den Teams, die Kommunikation und Förderung der Zusammenarbeit. Abhängigkeiten können hier schnell sichtbar gemacht werden um Lösungen gemeinsam zu entwickeln.

Wie funktioniert es?

Das SoS ist vergleichbar mit dem Daily Scrum eines Scrum Teams, mit dem Unterschied, dass dieses nicht standardisiert ist. Die Frequenz, Dauer und die Teilnehmer des Meetings können die Teams selber bestimmen. Jedes Scrum Team entsendet einen Botschafter in dieses Meeting, welcher aber auch wechseln kann.

Im Daily Scrum beantworten die Teammitglieder die drei klassischen Fragen, die sich auf das Sprintziel beziehen:

Was habe ich seit gestern getan?
Was erledige ich bis morgen?
Was behindert meine Arbeit?

Im Scrum of Scrums sind die Fragen auf das Team bezogen, die Fragen werden also leicht umformuliert und ergänzt:

Was hat mein Team seit dem letzten Meeting geschafft?
Was wird mein Team bis zum nächsten Meeting erledigen?
Welche Hindernisse behindern mein Team?
Hat eine Tätigkeit meines Teams Auswirkung auf eines der anderen?

Ist SoS nun die Lösung für alle Großprojekte? Nicht ganz, denn auch diese Methode ist auf eine Größe beschränkt. Es sollten nicht mehr als 9 Scrum Teams zum Scrum of Scrum zusammenkommen. Was ist aber, wenn es mehr Teams gibt? Bei großen Unternehmen arbeiten auch schon mal mehr als 20 Scrum Teams an einem Projekt.

Scrum bietet auch hierfür eine Lösung – bitte festhalten: Das Scrum of Scrum of Scrums. So einfach wie es sich anhört, ist es doch kein Wunder, dass sich dieser Begriff nicht durchgesetzt hat. Es ist dennoch eine sinnvolle Methode, die Teams auf einer höheren Ebene miteinander zu vernetzen.

Herausforderungen und Vorteile von Scrum of Scrums

SoS erfordert neue Rollen wie einen Chief Product Owner und einen Scrum of Scrums Master. Natürlich sollte nicht verschwiegen werden, dass die Scrum Teams zunächst mit neuen Herausforderungen rechnen müssen:

Der Scrum Master muss stärker auf die Abhängigkeiten zu den anderen Teams achten, da sich diese auch auf das Sprint Planning auswirken. Die Kommunikation in solch großen Strukturen ist aufwendig aber umso wichtiger. Die Arbeitslast kann beim Scrum Master und auch beim Product Owner steigen.

Dem Aufwand stehen aber große Vorteile gegenüber:

Die Teams vernetzen sich stärker miteinander und können Abhängigkeiten reduzieren. Gleichzeitig ist der Projektfortschritt für alle Beteiligten sichtbar und die eigene Rolle transparent. Damit reduzieren sich Risiken, denn die Teams achten stärker darauf, mit ihrer Arbeit nicht die anderen Teams zu behindern oder sich einfach kopflos in die Entwicklung zu stürzen. Die Vorgänge sind gut aufeinander abgestimmt und sollten Probleme auftreten, werden sie gemeinsam gelöst.

Tipps für das Scrum of Scrums

Damit die Implementierung gelingt und nicht für Frust sorgt, hier ein paar Tipps und Fragen, die Sie vorher klären sollten:

Welche Frequenz und Dauer ist die Richtige und wer nimmt teil?
Halten Sie sich an die 4 Fragen – anders als beim Daily Scrum sollte dieser Rahmen auch genutzt werden um Probleme zu besprechen um Lösungen zu finden
Eine Retrospective of Retrospectives kann helfen gemeinsame Prozesse und Arbeitsweisen zu verbessern

Aus den Fehlern der Anderen lernen: Wege zum Erfolg im IT-Projektmanagement

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3 Tipps, um auch große IT-Projekte erfolgreich zu steuern

Schon mal von einem großen IT-Projekt gehört, das in der geplanten Zeit und im Rahmen des vorgesehenen Budgets erfolgreich abgeschlossen wurde? Nein? Kein Wunder. In der IT-Welt haben Großprojekte, die ihr Ziel innerhalb der vorgesehenen Zeit und ohne Überschreitung des Budgets erreichen, Seltenheitswert. Wir zeigen drei typische Fehler, die in großen Softwareprojekten vorkommen und Wege, sie zu vermeiden.

Eine gemeinsame Studie von McKinsey und der Oxford-Universität hat gezeigt: Alle großen IT-Projekte (Startbudget über 15 Millionen USD) erfordern fast 50% mehr Budget als geplant und 7% davon überziehen die vorgesehene Projektzeit, während sie etwa die Hälfte der Ziele verfehlen. Die schwarzen Schafe sind die Softwareprojekte. Nichteinhaltung von Kosten- und Zeitrahmen sind hier fast schon vorprogrammiert.

Problem 1: Mangelndes Interesse des Managements

Zeigt das Management kaum Interesse, ist es kein Wunder, wenn das Projekt nicht fortschreitet. Wenn das Management nichts tut, mit der Behauptung, sich mit der IT nicht auszukennen, die ganzen „IT-Sachen” dem technischen Team überlässt, wird das Techniker-Team selbst die Führung übernehmen und alle Entscheidungen treffen. Dadurch können neue Probleme entstehen. Meistens fehlt dem technischen Team nicht das fachliche Know-How, sondern der klare Blick auf die geschäftlichen Ziele. So kann es dazu kommen, dass die Techniker Entscheidungen treffen, welche unbeabsichtigter Weise mit Geschäftsinteressen kollidieren.

Die Lösung: Durch Präsenz und Commitment sind Sie immer auf dem Laufenden und vermeiden so, dass „die Techniker“ die Projektführung übernehmen und prozessbezogene Belange oder Geschäftsinteressen übersehen. Management-Präsenz und regelmäßige Kommunikation mit dem technischen Team sind die Voraussetzung dafür, dass Prozesse und Geschäftsziele mit der technischen Umsetzung harmonieren. Das gesamte IT-Projekt profitiert von einer Kultur, die auf regelmäßigem Austausch zwischen Management und dem technischen Team beruht. Ein gutes technisches Team wird jederzeit in der Lage sein, klar darzustellen, was es tut. Anderenfalls gehen Sie davon aus, dass das Team gar nicht richtig weiß, was es tut.

Problem 2: Zu starker Fokus auf Kostenreduzierung

Gerade in Krisenzeiten sucht jeder Wege, um kostenreduzierend und effizient zu handeln. Einsparungen sind gut, doch kann der Schuss auch nach hinten losgehen: beispielsweise dann, wenn dafür Projektmitarbeiter eingespart werden oder weniger gut ausgebildetes Projektpersonal eingekauft wird. Projekte mit weniger spezialisierten Ressourcen sind bekannt dafür, den Zeitplan und das Budget nicht einzuhalten sowie für Qualitätsprobleme oder Abstriche bei der Umsetzung der Anforderungen.

Die Lösung: Berechnen Sie das Budget so, dass Sie die Kosten für gut ausgebildete, erfahrene Projektmitarbeiter einplanen. Dann finden Sie die richtigen Leute für die anstehenden Aufgaben viel leichter. „Quick and dirty“ rechnet sich selten. Sollten Sie an Outsourcing ins billigere Ausland denken, berücksichtigen Sie eventuelle Probleme durch Sprachhürden, unterschiedliche Kommunikations- und Arbeitskulturen, Erreichbarkeit, z.B. bedingt durch Zeitverschiebungen. Bedenken Sie auch, dass ein. erfolgreiches Projekt nicht nur Entwickler braucht. Die vernünftige Projektsteuerung und Zielverfolgung ist Aufgabe des Projekt-Managements. Erfolgsentscheidend sind auch die Ergebnisse der Business Analysten und der Tester. Bevor Sie den Rotstift ansetzen, überlege Sie, wie viele, für die anstehenden Aufgaben nicht ausreichend qualifizierte Mitarbeiter, das Projekt, bzw. das Unternehmen sich leisten kann.

Problem 3: Fehlende Zielklarheit

Technikfreaks neigen in ihrer Begeisterung dazu, Dinge sofort anzupacken. Was auch immer dieses Verhalten herbeiführt, es führt immer zu mangelhafter oder gar fehlendende Planung. Ohne den Umfang, die Zeile, und das erwartete Projektergebnis genau zu verstehen, kann der Versuch, auf dieser Basis ein Projekt zu lenken, nur scheitern. Ein erfolgreiches Projekt bedeutet mehr als die Lieferung des endgültigen Softwareprodukts. Es geht auch um das Erreichen des erwünschten Projektergebnisses innerhalb des geplanten Zeitraums und Budgets. Fehlt eine koordinierte Planung, tritt Folgendes auf:

Unklarheit über Umfang und Ziel
Verwirrung bezüglich Rollen und Verantwortlichkeiten
Ineffiziente Ressourcennutzung
Nichtverfügbarkeit von Ressourcen zu kritischen Zeiten
Ungleichmäßige Arbeitsbelastung des Teams
Falsche Zeit- und Kosteneinschätzungen (durch unerwartete Ereignisse)
Schwache Leistung u.a. durch Überarbeitung, Frust, verspätete Lieferung, fehlerhafte Ergebnisse etc.

Die Lösung: Es scheint banal: diese Nebenwirkungen fehlender Zielklarheit in einem Großprojekt sind mittels expliziter, klarer Festlegung und durch regelmäßige Zielkommunikation vermeidbar. Durch die engmaschige Verfolgung der Ziele und des Ist- Zustandes in jeder Phase, erkennen Sie frühzeitig Zielabweichungen und Unklarheiten Zielerreichung gesamt und im Detail zu betrachten verstärkt die Klarheit. Auch wenn ausschließlich Spezialisten am Werk sind, kann es bei Unklarheiten über das Ziel des Projekts zu Chaos und Frustration verursachenden Effekten kommen. Stellen Sie sich ein Orchester vor, in dem lauter Virtuosen der jeweiligen Instrumente spielen, aber der Dirigent fehlt. Das will keiner hören!

Fazit

In IT-Projekten ist engmaschige Kommunikation essentiell, um auf der Zielgeraden zu bleiben, wie überall, wo Menschen mit Menschen zusammenkommen und ein Gemeinschaftswerk zum Erfolg bringen wollen. Ohne ein gutes, engagiertes Management mit Leitbildcharakter sowie Absprachen und Zielklarheit in jeder Phase sind Chaos, Frust und Fehler vorprogrammiert. Ebenso, wenn Sie am falschen Ende sparen.

Das bringt 2022: Vier Trends im Projektmanagement

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Die Corona-Pandemie hat Entwicklungen im Projektmanagement beschleunigt. Der weltweite Einfluss wirkt weiterhin wie ein Katalysator und spült neue Möglichkeiten und Fokusthemen ans Tageslicht. Wir blicken auf die Trends und Einflüsse, die das beginnende Jahr 2022 im Projektmanagement mit sich bringt.

Viele Trends sind nachhaltig

Business Agile, New Work, Scrum oder übergreifendes, digitalisiertes Projektmanagement: Viele Trends und Entwicklungen vergangener Jahre halten bis heute an, sind aktueller denn je oder längst zum Standard geworden.

Das Jahr 2022 hat das Potenzial, ebenfalls Maßstäbe im Projektmanagement zu setzen. Vermehrtes mobiles Zusammenarbeiten, eine zunehmende Relevanz der Soft Skills und hybrides Projektmanagement sind Schlagwörter, die Ihnen im Zusammenhang mit dem gerade begonnenen Jahr immer wieder begegnen werden.

Vieles davon wird bleiben, eines mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit: Die immer dominantere und wichtigere Rolle künstlicher Intelligenz und Automation.

Künstliche Intelligenz erleichtert die Zusammenarbeit

Eines ist klar: Digitalisierung, Automatisierung, künstliche Intelligenz – alle Begriffe und Entwicklungen sind nicht gänzlich neu und schon seit einigen Jahren im gedanklichen Zentrum aller langfristig denkenden Unternehmer und Unternehmerinnen.

Mit dem neuen Jahr entwächst dieser anhaltende Trend allerdings den Kinderschuhen und wird im Projektmanagement massentauglich. Wir sind uns sicher, dass auch Sie bereits Erfahrungen mit automatisierten Prozessen gemacht haben.

Wenn nicht, wird es allerhöchste Zeit. Mithilfe künstlicher Intelligenz lassen sich nicht nur große Datenmengen strukturiert erfassen und auswerten. Der direkte Einfluss auf das tägliche Tun ist ebenfalls stark und wird oft vernachlässigt. Projektteams gewinnen wertvolle Ressourcen durch Automatisierung und arbeiten effizienter dank smarter Datenanalysen.

Letztlich ermöglicht Ihnen die rasante Entwicklung in diesem Bereich zwei gleichermaßen wichtige Dinge: Die Optimierung interner Prozesse und Ressourcen – und vor allem kundenseitig eine Erhöhung der Produkt- oder Dienstleistungsqualität.

Mehr mobil, mehr remote, mehr zusammen

Ein Trend, der durch den fortschreitenden Einsatz künstlicher Intelligenz und der Technologisierung der Arbeitsumgebungen überhaupt erst ermöglicht wurde, ist die klassische Fernarbeit.

Während vor der Pandemie viele Projektteams stationär zusammengearbeitet haben, hat sich die Sichtweise auf die Art der Kollaboration verändert. Remote-Teams nutzen verstärkt die Möglichkeiten der ortsunabhängigen Zusammenarbeit und genießen dadurch zeitliche und projektbezogene Flexibilität.

Wussten Sie, dass die Anzahl der Menschen im Mobile Office von fünf Prozent vor, auf zeitweise knapp 30 Prozent während der Pandemie vervielfacht hat? Die Entwicklung ist nachhaltig, auch im Projektmanagement.

Dabei werden Sie selten vor eine Entweder-oder-Frage gestellt. Der Trend hybrider Teams, die gemeinsam vor Ort und digital zusammenarbeiten, wird sich 2022 festigen.

Soft-Skills werden immer wichtiger

Denken Sie kurz zurück an die erste Entwicklung, die wir vorgestellt haben: Künstliche Intelligenz und Automation. Dieser nachhaltige Trend bildet die Grundlage für eine Verschiebung der Kompetenzen von Führungskräften und Mitarbeitenden im Projektmanagement.

Die digitale Transformation schmälert viele der komplexen Anforderungen, für die Projektverantwortliche einst ausschließlich rekrutiert wurden. Mithilfe technischer Unterstützung bei komplexen Aufgaben werden weitere Fähigkeiten wichtiger, die unter dem Dachbegriff „Soft Skills“ zusammengefasst werden.

Sind Sie, sind Ihre Führungskräfte in der Lage, Konflikte innerhalb eines Teams zu schlichten? Wie steht es um die Kommunikationsfähigkeiten innerhalb der Organisation, aber auch darüber hinaus in Bezug auf relevante Stakeholder?

Emotionale Intelligenz wird 2022 im Recruiting geeigneter Arbeitskräfte eine zentrale Rolle einnehmen. Der Fokus verschiebt sich von einer rein fachlichen, hin zu einer mit relevanten Soft Skills angereicherten Jobanforderung im Projektmanagement.

Die Mischung macht‘s: Hybrides Projektmanagement im Kommen

Das Wort „Hybrid“ hat in den letzten Jahren Einzug in den Sprachgebrauch gehalten. Vor einiger Zeit noch rein mit Autos in Verbindung gebracht, findet der Begriff in der Arbeitswelt immer mehr Relevanz. Hybride Veranstaltungen, hybride Zusammenarbeit – und künftig auch hybrides Projektmanagement.

Der Trend geht hin zu einer Nutzung zweier oder mehrerer Methoden im Projektmanagement, um noch flexibler, noch agiler arbeiten und reagieren zu können. Künftig werden Sie also nicht mehr nur von klassischen oder agilem, sondern auch von hybridem Projektmanagement hören.

Wenn aus Trends neue Standards werden

Jeder Standard entspringt aus einem anfänglichen Trend. Ein gutes Beispiel aus dem Alltag ist Nachhaltigkeit. Oder würden Sie zustimmen, wenn wir Nachhaltigkeit als vorübergehenden Trend bezeichnen? Wohl kaum. Vielmehr ist solches Denken und Handeln zum Standard geworden.

Die vier vorgestellten Trends haben alle das Potenzial, ebenfalls zu einem Standard im Projektmanagement zu werden und nicht nur als leere Worthülsen im Gedächtnis zu bleiben. Das neue Jahr 2022 bringt spannende Entwicklungen mit sich. Wir sind bereit – Sie hoffentlich auch.

Retro…was? Retrospektive und wie ein Team daran wächst

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Schon Mal was von einer Retrospektive gehört? Im Scrum ist es jedenfalls ein gängiger Begriff. Die Retrospektive oder kurz „Retro“ hat dabei nichts mit einer Design- oder Musikrichtung zu tun, sondern ist ein wichtiger Termin. Es lohnt sich, einen Blick darauf zu werfen, da sich hinter diesem Begriff großes Potenzial versteckt.

Die Retro – Was ist das Ziel?

Die Retro ist ein Termin der regelmäßig wiederholt wird und in welchem das Team sich die Zeit nimmt, ihre Zusammenarbeit zu reflektieren. Was ist das Besondere daran?

Die meisten Teams sind völlig in die Projektarbeit versunken. Das ist verständlich, schließlich ist Zeit kostbar und die Aufgaben neigen dazu, stetig mehr anstatt weniger zu werden. Aber was macht ein erfolgreiches Team aus? Die gemeinsame Performance und Zusammenarbeit!

Wie aber soll ein Team sich verbessern, wenn es sich keine Zeit nimmt, die aktuelle Art und Weise zu bewerten und zu überprüfen? Genau hier setzt die Retrospektive an.

Nach jedem Sprint zieht sich das Team zurück, um gemeinsam zu besprechen, was gut lief und wo sich das Verbesserungspotenzial versteckt. Konflikte, die ein Team lähmen können, werden so bereits frühzeitig aufgedeckt. Das Team kann gemeinsam daran arbeiten, effizienter zu werden, Arbeitsabläufe zu verbessern und ihre Qualität zu steigern.

Aller Anfang ist schwer

Bei all den Vorteilen stellt sich die Frage, warum nicht alle Teams zu dieser Methode greifen. Die Antwort darauf ist simpel: Viele Führungskräfte legen mehr Wert darauf, dass Aufgaben schnell umgesetzt werden. Die Zeit, die sich das Team für die Reflektion nehmen würde, sehen sie an anderer Stelle besser eingesetzt.

Diese Auffassung ist gefährlich und zeigt eine kurzfristige Denkweise. Natürlich kann die Zeit für den Termin dazu genutzt werden, Themen weiter voranzutreiben. Langfristig gesehen bleibt das Team jedoch auf der Strecke und verpasst Gelegenheiten, sich zu verbessern. Außerdem wird hier etwas Wichtiges vergessen: Dadurch, dass sich ein Team stetig weiter entwickelt, steigt die Effizienz und Zeit kann sogar eingespart werden.

Widerstand kommt aber nicht immer von den Führungskräften, auch Teammitglieder können diese Argumente bringen.

Sie können mit Aussagen rechnen, wie:
– Unsere Zusammenarbeit ist doch schon super
– Dafür haben wir gerade keine Zeit

Sie sind dennoch von den Vorteilen der Retro überzeugt und wissen, dass sowohl Sie, das Team, aber auch das Projekt langfristig davon profitieren? Legen Sie die richtigen Grundsteine!

Nehmen Sie die Tür, anstatt durch die Wand zu brechen!

Führen Sie ein Auftaktmeeting durch, um das Team von der Retro zu überzeugen. Erklären Sie, was eine Retro ist und wie Sie gemeinsam davon profitieren können. Sie haben in der Regel mit weniger Widerstand zu rechnen, wenn Sie die Einführung gemeinsam planen, anstatt das Team vor vollendete Tatsachen zu stellen.

Wie sieht eine Retro aus?

Eine Retro wird immer vorbereitet, moderiert und hat Grundregeln, die jeder beachten muss:
– Las Vegas Regel: Alles, was in diesem Termin besprochen wird, bleibt im Termin!
– Goldene Regel: Wertschätzender und respektvoller Umgang ist das A und O!

Eine beliebte Retro, für die Sie nicht viel vorbereiten müssen, ist die 4-L-Retro (Liked, Learned, Lacked, Longed for).

Auf einem realen oder digitalen Whiteboard sind 4 Spalten oder Raster vorgezeichnet: Was lief gut? Was habe ich gelernt? Was hat gefehlt? Und was hätte ich mir gewünscht?

Geben Sie dem Team Zeit, kurz darüber nachzudenken und in jedes der Raster mindestens ein Post-it zu schreiben. Sind alle fertig, kann jeder seine Antwort vorstellen. Es hilft, wenn der Moderator zusammengehörende Themen schon mal clustert.

Nach einer Diskussion kommt der wichtigste Teil der Retro: Leiten Sie gemeinsam Maßnahmen ab, welche Sie nachhalten.

Es gibt unzählige Tools und Formen von Retros, Sie müssen nicht jedes Mal die gleichen Fragen verwenden. Ob kurz und effizient, oder etwas verspielter – schauen Sie, welche Methode besser beim Team ankommt. Mit etwas Abwechslung wird es garantiert nicht langweilig und Erfolge sind vorprogrammiert.

Planning Poker Regeln auf einer Seite erklärt [PDF]

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Die Planning Poker Regeln sind einfach. Planning Poker ist eine spielerische, aber durchaus ernstgemeinte Methode Aufwände in agilen Teams zu schätzen. Wir haben die Regeln mal zusammengefasst. Sechs einfache Phasen gibt es. Die Spielregln haben wir auf einer Seite zusammengefasst, zum Download. Auf einen Blick leicht verständlich. Daraus ist eine ganz nette Infografik, ein Cheat Sheet geworden, das sich gut im Team, bei der nächsten Remotesession teilen lässt. Auch ideal zum Ausdrucken und um es ins Office zu hängen.

Als Onlinetool für Planning Poker empfehlen wir das kostenfreie Agile Casino. Das online Planning Poker lässt sich ohne Registrierung in unbegrenzten Runden und mit mehr als 7 Spielern spielen.

Regeln für Schätzpoker

Schritt 1: Das Deck. Jeder Schätzer hält einen Stapel Planungspoker-Karten mit den Werten 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21 oder ? in der Hand, was der von uns empfohlenen Reihenfolge entspricht. Die Werte stehen für die Anzahl der Story Points, der idealen Tage oder anderer Einheiten, in denen das Team schätzt.

(Hier können natürlich andere Varianten bevorzugt werden. Zu erwähnen sind T-Shirtgrößen wie S, M, L, XL etc. oder „The Power of 2“, also 1, 2, 4, 16, etc.)

Schritt 2: Diskussion. Die Schätzer diskutieren ein Feature und stellen dem Product Owner bei Bedarf Fragen. Wenn die Funktion vollständig diskutiert wurde, wählt jeder Schätzer für sich eine Karte aus, die seine Schätzung darstellt.

Schritt 3: Aufdecken. Die Runde deckt alle Karten gleichzeitig auf.

Schritt 4: Fertig falls Konsens. Wenn alle Schätzer denselben Wert gewählt haben, wird dieser zum Schätzwert.

Schritt 5: Weiterdiskutieren. Wurde noch kein Konsens erzielt, diskutieren die Schätzer ihre Schätzungen. Insbesondere die Schätzer mit dem höchsten und dem niedrigsten Wert sollten ihre Gründe mitteilen. Nach einer weiteren Diskussion wählt jeder Schätzer erneut eine Schätzkarte aus und alle decken ihre Karten erneut gleichzeitig auf.

Schritt 6: Wiederholen: Der Prozess des Planning Poker wird so lange wiederholt, bis ein Konsens erreicht wurde. Ausnahme: Falls das Team zu der Einschätzung gelangt, über unzureichende Informationen zu Verfügen, kann es die Schätzung eines bestimmten Elements verschieben, bis zusätzliche Informationen vorliegen.

PDF zum kostenfreien Download

Kein Newsletterabo, keine Registrierung: Einfach so downloaden. Es wäre schön, wenn ihr das kostenfreie Scrum-Poker-Tool Agile Casino mal ausprobiert. Es gibt eine deutsche und eine englische Version. Schreibt gerne in die Kommentare, was ihr dazu denkt.

Vorschau Cheat Sheet Planning Poker — Vorschau des Cheat Sheets

scrum-poker-planning-infographic-cheat-sheet.pdf Download [EN-Version]

DE-scrum-poker-planning-infografik-cheat-sheet.pdf Download [DE-Version]

Die 6 besten Planning Poker Tools zur freien Verfügung

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Ein Update für 2024 gibt es hier zu lesen.

Das Planen im agilen Umfeld muss möglichst schnell und doch möglichst präzise sein. Ausschweifendes Schätzen mit Pflichten- und Lastenheft ist hier nicht gefragt. Wir wollten schnell zu neuen Ergebnissen kommt und darauf aufbauen.

Dennoch bedarf es einer gewissen Schätzung der anstehenden Aufgaben. Es empfiehlt sich, gemeinsam mit dem ganzen Team an der Planung zu arbeiten, damit sich alle Beteiligten gegenseitig austauschen können. Doch Experten, erfahrenere Kollegen oder extrovertierte Kollegen können die leisen Stimmen entmutigen und so das Ergebnis einer Diskussion verfälschen. Um spielerisch, einfach und objektiv zu schätzen bietet das Planning Poker (auch bekannt als Scrum-Poker) das richtige Werkzeug. Dabei geht es darum, den Aufwand einer Aufgabe einzuschätzen, um sich einen Überblick über die geplanten Aufgaben zu verschaffen.

Der Autor dieses Beitrags ist nicht unbefangen, bemüht sich dennoch um höchste Objektivität. Eines der aufgeführten Spiele wurde von uns entwickelt. Die Vorteile der anderen Planning Poker werden in diesem Artikel gleichwertig herausgearbeitet.

Planning Poker objektiviert den Schätzprozess bei Refinementmeetings und Sprintplannings. In einer klassischen Diskussion beeinflussen sich die Teammitglieder oft gegenseitig. Beispielsweise seniorigere Kollegen den Nachwuchs. Durch Planning Poker lässt sich Produktivität mit ein bisschen Spaß verbinden. Mit Schätzpoker werden sich alle Mitarbeiter motiviert fühlen und in einer guten Stimmung an den Aufgaben beteiligen. Der gesamte Arbeitsprozess gestaltet sich als sehr angenehm für alle Seiten.

Vorgehensweise

Jeder, der an der Planning-Poker-Session teilnehmen möchte, bekommt eine Anzahl an Spielkarten mit unterschiedlichen Nummern. Im ersten Schritt wird die Aufgabe oder ein Teil davon vorgestellt und alle Mitarbeiter wählen die Karte mit der Nummer aus, wie hoch oder wenig Aufwand sie dafür schätzen würden. Die Karten werden mit der Zahl nach unten in die Mitte des Tisches gelegt und nachdem alle ihre Entscheidung getroffen haben, aufgedeckt. Nun können sich die Kollegen über die Ergebnisse austauschen und seine Position begründen. Im zweiten Schritt wird der Vorgang wiederholt und alle sind dazu aufgefordert, nachdem der Meinungsaustausch stattgefunden hat, noch mal eine Schätzung abzugeben. Idealerweise einigen sich alle Mitarbeiter auf eine bestimmte Zahl. Ein Kompromiss ist gut, jedoch ist das Ziel vom Scrum-Poker, dass sich keiner von den Meinungen anderer beeinflussen lässt. Als Orientierung gilt nämlich die am meisten vertretene Zahl.

Diese Methode wird bereits von vielen großen Unternehmen eingesetzt und zeigt seine positive Wirkung. Schätzpoker ist eine agile Methode, die mit einer Vielzahl an Vorteilen überzeugt. Es verhilft dabei, bessere Strategien zu planen und den eigentlichen Arbeitsaufwand richtig einzuschätzen, denn oft verschätzen sich erfahrene Profis ebenso wie Anfänger und Praktikanten. Außerdem trägt diese agile Methode automatisch zum Teambuilding bei, denn im Pokerprozess wird auf gleicher Ebene agiert, unabhängig davon, welche Position ein Mitspieler eigentlich im Unternehmen oder im Team hat. Durch die Besprechungen und Diskussionen werden Meinungen nicht nur ausgetauscht, sondern man lernt viel voneinander. So können gegenseitig wertvolle Erfahrungen und Tipps von den Kollegen gesammelt werden.

Natürlich gibt es heute diverse Planning-Poker-Tools online, die uns die Möglichkeit geben, auch remote ein Teammeeting zu organisieren und gemeinsam am Sprint-Planning zu arbeiten. Diese kostenlosen Sprint-Poker-Tools stehen Ihnen frei, kostenlos zur Verfügung:

Agile Casino

https://agilecasino.kehrwasser.com/

Derzeit können wir über Agile Casino sagen, dass es sehr zuverlässig funktioniert. Wir nutzen es selbst bei Plannings in verschiedenen Teams. Es kann ohne Registrierung kostenlos genutzt werden. Es können beliebig viele Runden gespielt werden. Von mehr als sieben Spielern und weiteren Beobachtern. Unbegrenzt viele weitere User können als Zuschauer dem Raum beitreten. Es können einfach Einladungen an Teammitglieder z.B. per Mail oder der Chatanwendung der Wahl versendet werden. Bei Agile Casino können die Fibonaccizahlen als Punktesystem und weitere vorbereitete Reihen wie T-Shirtgrößen oder Power-of-2 gewählt werden. Auch individuelle Reihen können gewählt werden.

Es wird zügig auf Featurewünsche reagiert
Spieler können individualisiert werden

Scrum: Die maximale Anzahl von 7 Entwicklern (oder anderen Personen) in einem Entwicklerteam bzw. Scrumteam, laut Scrum Guide, ist damit abgedeckt.

planitpoker.com

https://www.planitpoker.com/

Eine ähnliche Variante ist die Planitpoker App, die sich vor allem dadurch auszeichnet, dass es besonders unkompliziert zu bedienen ist. Die Anmeldung erfolgt mit einem Klick und Sie können mit einer Planningsitzung direkt starten. Auch hier ist das Design eher schlicht gehalten, was die App angenehm für den Benutzer macht.

scrumvee.com

https://scrumvee.com/

Hier gibt es eine extra Portion Motivation für die Teilnehmende. Jedes mal, wenn die geschätzte Zahl einer Person ausgewählt wird, bekommt diese ein paar Punkte. Wer am Ende der Sitzung die meisten Punkte verdient hat, geht als der Sieger raus. Spieler haben so einen Anreiz, gut überlegte Schätzung abzugeben. Andererseits könnte es auch dazu führen, dass Spieler schneller dazu hingerissen werden, gewissen Leitwölfen zu folgen. Als Schätzungen zu übernehmen. Scrumvee ist ebenso als Mobile App oder online frei verfügbar.

planningpokeronline.com

https://planningpokeronline.com/

Es dauert nur wenige Sekunden, sich einen Account anzulegen und schon kann ihr Meeting starten. Sie können zwischen verschiedenen Bewertungseinheiten wie klassische Schätzpoker Zahlen oder Kleidungsgrößen wählen. Bei Bedarf besteht auch die Möglichkeit, die Zeit zum Nachdenken zu reduzieren und einen Timer zu setzen. Dadurch wird angeregt, dass die Teilnehmer ihre ersten Gedanken äußern, also eine spontane Einschätzung, ohne lange zu überlegen. Erfahrungsgemäß sind unsere ersten Gedanken meist die richtigen.

Firepoker

https://firepoker.io/

Noch eine gute Alternative für Sprint-Poker online, die sich vor allen dadurch auszeichnet, dass es so einfach gestaltet ist und dass der eigentliche Prozess unfassbar schnell anfangen kann, denn es dauert gar nicht so lange, bis eine Runde organisiert wird und alle Teilnehmende eintreten können.

Parabol

https://www.parabol.co/agile/sprint-poker/

Dieses online Scrum-Poker-Tool ermöglicht es, die Planning-Session bis auf das kleinste Detail zu personalisieren. Individualisieren können der User die Farben der Kärtchen, Zahlen oder Symbole und noch vieles mehr. Außerdem erhalten Sie am Ende der Sitzung ein Protokoll über die Ergebnisse direkt auf Ihre E-Mail.

Ein Siebtes ist zu erwähnen:

scrumpoker.online

https://scrumpoker.online/

Die App ist kostenlos und man kann sie sowohl vom Handy aus als auch online vom Desktop nutzen. Das Interface ist vergleichsweise einfach gestaltet. Für mobile Geräte ist es sehr gut geeignet. Teilnehmer können über den Einladungslink dem Spiel beitreten.

Für ein paar Runden Sprintplanning gibt es auch eine Vielzahl an Apps für Android oder iOS.

Planning-Poker-Tool bekommt neue Version

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Sprint Planning in Remoteteams ist an und für sich eine runde Sache. Als die Remotearbeit aufgrund der Pandemie anstieg, haben wir uns daran begeben und auch das Planning Poker runder gemacht. Jetzt haben wir unserem Agile Casino ein Update gegönnt. Mit dem Update kamen Features dazu, die Stabilität wurde erhöht. Im Folgenden gehen wir etwas ins Detail.

Hintergrund

Wir haben am Anfang der Pandemie einen Prototypen (eher schon ein MVP) für das Planning Poker. Was heißt hier „wir“? Das Team lässt mich an der Stelle mit Recht etwas im Stich, denn die haben Wichtigeres zu tun. Ich halte es allerdings für eine tolle Gelegenheit, auch mal zu demonstrieren, wie wir an die Entwicklung von modernen Cloudanwendungen herangehen.

Grundsätzlich – wenn auch klein – erfüllt es alle Eigenschaften einer Cloud-Anwendung (eine SaaS, Software as a Service). Es gibt zwar keine Abomodell (da es kostenlos ist), das könnte es aber geben (andere Scrumpoker online haben ja Pläne wie 8 Euro pro Monat etc.) und Abo ist ja ein Kennzeichen für eine Cloudanwendung. Unser Abomodell kostet quasi 0 Euro.

Das Update

In diesem Update ging es um ein paar Features und um Stabilität. Für den Betrieb im Cluster mussten wir Änderungen vornehmen. Auch die QS-Schritte haben wir auf ein professionelles Niveau gehoben, in dem wir die anfänglich rundimentären automatisierten Tests (sogenannte Integrationstests) erweitert haben.

An Features gibt es nun neben der Rolle des Entwicklers auch die Rolle des „Inspectors“. Denn es ist häufig der Fall, dass weitere Personen dem Planning beiwohnen, die den Entwicklern im Raum keinen Platz wegnehmen sollen. Inspektoren sind alle Nichtentwickler eines Scrumteams und Sonstige. Was bleibt also nach Scrum Guide noch? Genau: Der Scrum Master und der Product Owner. Sonstige können alle möglichen Stakeholder sein.

Es sind zwar weiterhin nur sieben Entwickler möglich (das es in einem Scrum Team nur maximal neun Personen geben darf, neun minus zwei ergibt sieben Entwickler). Ich finde diese Aussage im aktuellen Scrum Guide nicht mehr. Dahre denke ich, werde ich diese Begrenzung evtl. aufheben.

Außerdem habe ich den Invite Link verbessert. Der lässt sich jetzt einfacher in die Zwischenablage kopieren und ist professionell eingebunden.

Geplante Features

Jira: Ich ich denke bereits über eine Jira-Anbindung nach. Es wäre sehr nützlich, wenn geschätzte Werte gleich via Klick in die entsprechende Story im Jira übernommen werden könnte. Aber auch sehr aufwändig. Vielleicht packe ich das Feature mal in eine Art Premiumpaket, dass treue Leser und Kunden natürlich kostenlos erhalten.

Timer: Ein Timer wäre sehr nützlich, der für alle synchron läuft.

Score: Im Score-Board sollten die Spieler mit den Minimal- und Maximalwerten markiert werden. Die Spielergebnisse je Schätzrunde sollten auch hübscher dargestellt werden.

T-Shirt-Größen: Derzeit gibt es nur die vorgegebene Werteskala. Der User sollte weitere Skalen wählen können. Eventuell sollte er auch Skalen erstellen können.

Fazit

Der agile Ansatz funktioniert einmal mehr. Agile Casino bietet bereits jetzt eine gute Basis und den Nutzen, Schätzpoker in Remote-Teams störungsfrei und kostenlos durchzuführen.

Mit dem aktuellen Update kommen weitere Möglichkeit hinzu. Aus Qualitätssicherungssicht ist die Anwendung ab dieser Anwendung jetzt komplett stabil.

Was haltet ihr von dem ganzen Vorgang? Nutzt ihr das Tool oder wollt ihr es nutzen? Welche Features sollten wir noch reinbringen und was hat eurer Meinung nach Priorität? Schreibt es in die Kommentare.